Voorkomen dat je e-mail in de spammap terechtkomt
Onderzoek waarom een bericht als ongewenst wordt gezien en verbeter de bezorging met een mailtest, de juiste e-mailbeveiliging en een goede verzendreputatie.
Voor: beheerders van een domeinnaam en zakelijke e-mail
Waarom komt e-mail in de spammap?
Een ontvangende mailserver beoordeelt ieder bericht. Een bericht kan in de map met ongewenste e-mail terechtkomen of zelfs worden geweigerd. Mogelijke oorzaken zijn ontbrekende of ongeldige e-mailbeveiliging in de DNS, de inhoud van het bericht en de reputatie van de afzender of domeinnaam.
Kort gezegd: voer eerst een mailtest uit, controleer daarna SPF en DKIM en werk ondertussen aan een goede verzendreputatie.
Voor je begint
Gebruik voor de test hetzelfde e-mailaccount, onderwerp en bericht waarmee het probleem optrad. Zorg daarnaast dat je weet wie de DNS van je domeinnaam beheert. Alleen die beheerder kan SPF- en DKIM-records toevoegen of aanpassen.
Waarschuwing
Een onjuiste DNS-wijziging kan de bezorging van e-mail verstoren. Leg het huidige record vast voordat je iets wijzigt en laat de aanpassing bij twijfel uitvoeren of controleren door de Troublefree-helpdesk.
Stap 1: voer een controle uit met mail-tester.com
Mail-tester.com geeft een score en laat zien welke onderdelen de bezorging mogelijk negatief beïnvloeden.
- Ga naar mail-tester.com en kopieer het tijdelijke e-mailadres dat op de pagina staat.
- Open het e-mailprogramma waarmee je het oorspronkelijke bericht hebt verstuurd en maak een nieuw bericht.
- Plak het tijdelijke adres van mail-tester.com in het veld voor de ontvanger.
- Open het bericht dat bij de ontvanger in de spammap is terechtgekomen.
- Kopieer de tekst van dat bericht naar het nieuwe testbericht.
- Neem ook hetzelfde onderwerp over.
- Verstuur het testbericht naar het tijdelijke adres.
- Ga terug naar mail-tester.com en kies de knop om je score te controleren. Je ziet vervolgens de score en mogelijke verbeterpunten.
- Kopieer de URL van de testuitslag en stuur deze naar de Troublefree-helpdesk als je hulp nodig hebt bij het onderzoek.
Tip
Test het bericht dat werkelijk in de spammap terechtkwam. Een test met andere tekst of een ander onderwerp kan een andere uitkomst geven.
Stap 2: controleer het SPF-record
Een SPF-record legt vast welke systemen e-mail namens je domeinnaam mogen versturen. Een ontbrekend of ongeldig record kan ertoe leiden dat berichten als spam worden gezien of worden geweigerd.
- Open het SPF-hulpmiddel van Kitterman.
- Vul je domeinnaam in en kies Get SPF record (if any).
- Bekijk onder evaluating... of het SPF-record geldig is. Bij een foutmelding staat waarom het record niet geldig is.
SPF voor de mailservers van Troublefree
Gebruik je de mailservers van Troublefree? Dan moet het SPF-record de volgende toevoeging bevatten:
include:_spf.troublefreehosting.nl
Verstuurt Smart Software ook e-mail namens dezelfde domeinnaam? Voeg dan ook deze waarde toe aan het SPF-record:
include:_spf.smartsoft.nu
Een aangepast SPF-record vooraf controleren
- Ga in het hulpmiddel van Kitterman naar Is this SPF record valid en vul op de bovenste regel je domeinnaam in.
- Vul op de onderste regel je huidige SPF-record in. Je kunt dit record eerst met de eerdere controle opvragen.
- Zet de benodigde toevoeging op de juiste plaats in het record en kies Check SPF record.
- Controleer of Kitterman aangeeft dat het aangepaste record geldig is.
Gebruik bij voorkeur -all in plaats van ~all bij het vastleggen van toegestane afzenders. Dit helpt misbruik te voorkomen.
Stap 3: stel DKIM in
DKIM voorziet uitgaande e-mail van een digitale ondertekening. Welke instelling je nodig hebt, hangt af van de mailserver die je gebruikt.
Gebruik je de mailservers van Troublefree? Voeg dan het volgende DKIM-record toe aan de DNS:
smtp02-tfh._domainkey CNAME smtp02._domainkey.troublefreehosting.nl.
Verstuurt Smart Software ook e-mail namens je domeinnaam? Voeg dan ook dit record toe:
smtp01-smartsoft._domainkey CNAME smtp01._domainkey.smartsoft.nu.
Neem na het toevoegen contact op met de Troublefree-helpdesk. De helpdesk kan het DKIM-record verifiëren en de werking controleren.
Stap 4: verbeter de verzendreputatie
De reputatie van je domeinnaam en afzender beïnvloedt hoe ontvangende mailservers je berichten beoordelen. Laat een ontvanger daarom een legitiem bericht als veilig markeren als het onterecht in de spammap staat.
Een afzender veilig markeren in Outlook
- Open in Outlook de map Ongewenste e-mail.
- Klik met de rechtermuisknop op het bericht dat ten onrechte als spam is gemarkeerd.
- Kies Geen ongewenste e-mail.
- Kies, als Outlook deze mogelijkheid toont, ook de optie om de afzender altijd te vertrouwen.
Outlook beschouwt de afzender daarna als veilig. Dit helpt voorkomen dat volgende berichten van dezelfde afzender opnieuw in de map met ongewenste e-mail terechtkomen.
Reputatie bij nieuwsbrieven en grote mailings
Gebruik voor nieuwsbrieven en grote mailings professionele e-mailsoftware. Zorg dat iedere ontvanger vooraf expliciet toestemming heeft gegeven. Gebruik geen adressenlijst die op een andere manier is verzameld. Ongevraagde bulkmail kan de reputatie van je domeinnaam schaden en kan leiden tot een hoge boete.
Let op
Een ontvanger die één bericht als veilig markeert, lost problemen met SPF, DKIM of de inhoud van andere berichten niet automatisch op. Gebruik de mailtest en controleer de technische instellingen ook.
Mogelijke oorzaken en oplossingen
| Mogelijke oorzaak | Hoe controleer je dit? | Oplossing |
|---|---|---|
| De inhoud of opmaak van het bericht scoort slecht. | Voer een controle uit met mail-tester.com. | Bekijk de verbeterpunten in de testuitslag en deel de URL met de helpdesk als je hulp nodig hebt. |
| Het SPF-record ontbreekt of is ongeldig. | Controleer het domein met Kitterman. | Laat de juiste Troublefree- en eventueel Smart Software-toevoegingen opnemen en controleer het resultaat opnieuw. |
| DKIM is niet ingesteld of nog niet geverifieerd. | Controleer welke mailserver het bericht verstuurt en welke DKIM-instelling daarbij hoort. | Voeg het juiste DKIM-record toe en laat het door de helpdesk verifiëren. |
| De afzender of domeinnaam heeft een minder goede reputatie. | Vraag of een legitiem bericht bij de ontvanger als spam is gemarkeerd. | Laat de ontvanger het bericht als niet-ongewenst en de afzender als veilig markeren. |
| Nieuwsbrieven worden zonder passende werkwijze verstuurd. | Controleer of je professionele verzendsoftware gebruikt en expliciete toestemming van iedere ontvanger hebt. | Gebruik professionele e-mailsoftware en verstuur alleen naar ontvangers die toestemming hebben gegeven. |
Wanneer heb je hulp nodig?
Neem contact op met de Troublefree-helpdesk als je de DNS niet zelf beheert, als Kitterman een fout meldt, als DKIM moet worden geverifieerd of als berichten na de controles nog steeds in de spammap terechtkomen. Stuur bij voorkeur de URL van je mail-tester-resultaat mee. Deel nooit wachtwoorden of andere inloggegevens.
Veelgestelde vragen
Waarom moet ik hetzelfde bericht naar mail-tester.com sturen?
De inhoud en het onderwerp kunnen onderdeel zijn van de beoordeling. Met hetzelfde bericht onderzoek je de situatie die werkelijk is opgetreden.
Welke SPF-toevoeging gebruik ik voor Troublefree?
Gebruik include:_spf.troublefreehosting.nl. Voeg daarnaast include:_spf.smartsoft.nu toe als Smart Software namens dezelfde domeinnaam e-mail verstuurt.
Wie kan mijn SPF- en DKIM-records aanpassen?
De partij die de DNS van je domeinnaam beheert. Is dat Troublefree of weet je niet wie de beheerder is, neem dan contact op met de Troublefree-helpdesk.
Is één testbericht voldoende?
Een test geeft informatie over dat specifieke bericht en de instellingen die op dat moment worden gebruikt. Voer na een aanpassing opnieuw een test uit om het resultaat te controleren.
Tips om spamproblemen te voorkomen
- Controleer SPF en DKIM na een wijziging van mailserver of verzendsoftware.
- Bewaar de uitslag van een mailtest, zodat je voor en na een wijziging kunt vergelijken.
- Gebruik voor nieuwsbrieven professionele verzendsoftware en werk alleen met ontvangers die toestemming hebben gegeven.
- Laat een DNS-wijziging controleren voordat je opnieuw test.
- Vraag bij een terugkerend probleem om voorbeelden van ontvangers en tijdstippen, zodat de helpdesk het onderzoek gericht kan uitvoeren.