Ketenregister

Voor communicatie met EDI-Connect en/of Ketenregister is het van belang dat u bij uw gewassen en producten de juiste EDI-codes instelt.
De beschikbare codes kunt u in Smart Bulb inzien wanneer u zich heeft aangemeld voor EDI-Connect.

Gewascodes

De EDI-codes kunt u op gewasniveau als volgt instellen:

1. Ga naar "Instellingen" en vervolgens naar "Mutaties";
2. Hierna kiest u in het linker menu (met de tekst "Home > Mutaties > Cultivars") voor "Gewassen";
3. Kies een gewas;
4. Klik op knop A in onderstaand screenshot om de gewascode van een bloembol op te zoeken, en op knop B om de gewascode van bloembollen én Naktuinbouw producten op te zoeken:

Vervolgens opent een pop-up venster, waar op basis van de naam van het gewas al een suggestie wordt gedaan voor de juiste code:

Klik op "Kies" om deze code in het gewas in te vullen en klik vervolgens in het gewas op "Opslaan".

Productcodes

De EDI-codes kunt u op productniveau als volgt instellen:

1. Ga naar "Instellingen" en vervolgens naar "Mutaties";
2. Zoek het betreffende product en bewerk deze;
3. Klik op knop A in onderstaand screenshot om de gewascode van een bloembol op te zoeken, en op knop B om de gewascode van bloembollen én Naktuinbouw producten op te zoeken:

Vervolgens opent een pop-up venster, waar op basis van de naam van de cultivar al een suggestie wordt gedaan voor de juiste code:

Het vinkje in de kolom "KR" geeft aan of de code ook geaccepteerd wordt door Ketenregister.
De kolom "KR" is beschikbaar vanaf Smart Bulb versie 1.23.3

Klik op "Kies" om de code in het product in te vullen en klik vervolgens in het product op "Opslaan".

Mengsels

Mengsels hebben een aparte EDI-code. Dit dient op dezelfde manier ingesteld te worden als hierboven aangegeven.

Als u Naktuinbouw producten in Ketenregister wilt inboeken, is het raadzaam om in de betreffende gewassen en producten aan te geven dat het Naktuinbouw producten zijn.
Dan wordt in de ontvangst automatisch de juiste certificaat uitgever ingesteld en hoeft u deze niet handmatig aan te passen.

Gewas
Voor gewassen kunt u dit als volgt instellen:

1. Ga naar "Instellingen" en vervolgens naar "Mutaties";
2. Vervolgens kiest u in het linker menu (met de tekst "Home > Mutaties > Cultivars") voor "Gewassen";
3. Kies een gewas;
4. Zet een vinkje bij "Boomkwekerij product":

Product
Voor producten kunt u dit als volgt instellen:

1. Ga naar "Instellingen" en vervolgens naar "Mutaties";
2. Zoek het betreffende product en bewerk deze;
3. Zet een vinkje bij "Boomkwekerij product":

Mogelijke foutmeldingen die u vanuit Ketenregister kunt ontvangen:

Importpartijen kunnen alleen vanuit een ontvangst aangemeld worden in Ketenregister.

1. Open de betreffende ontvangst;
2. Klik in de kop van de ontvangt op het tab "Import";
   
   
   
    
3. Vul de velden in;
   Het veld Keuringsdienst wordt gevuld door het stambestand "Inspectiediensten". Als u landen mist, kunt u ze in dat stambestand toevoegen.
4. Klik op Opslaan;
5. Selecteer de importpartijen die u wilt aanmelden en kies in het actiemenu van de regels voor "Registreer import partij".
   De importpartijen worden nu aangemeld bij Ketenregister en direct geaccepteerd. Het is niet nodig om daarna de optie "1a bericht" te gebruiken.

Vervolgens kunt u het importdocument uploaden in Ketenregister.
Op dit moment is dit alleen vereist voor export naar Noorwegen, maar wij adviseren om dit altijd te doen. Hiermee voorkomt u problemen bij het aanvragen van fytosanitaire certificaten.

1. Selecteer 1 of meerdere regels en kies in het actiemenu van de regels voor de optie "Registreer importdocument";
2. In het veld "Opmerking" kunt u een interne omschrijving van het bestand invullen;
3. Kies bij documenttype voor "Inspectiedocument" of "Importcertificaat";
4. Klik op "Selecteer een bestand" om het bestand te selecteren;
   Let op, alleen PDF-bestanden kunnen geupload worden.
5. Klik op "Opslaan" om het document te uploaden.

De geüploade bestanden vindt u terug in het tabblad "Afbeeldingen" in de partij.

Open de partij en ga naar het tabblad Ketenregister.

Voor losse bollen:

1. Klik op "Bericht 0", de partij wordt nu aangemeld in Ketenregister;
2. Kies vervolgens voor "Bericht 1a" om de partij te accepteren in Ketenregister.

   
   Als bij de berichten een foutmelding verschijnt dat de EDI-code niet overeenkomt met het certificaat, dan wijkt de EDI-code van het ingekochte product af van de EDI-code zoals deze aan het certificaat gekoppeld is door de kweker.
   Dit is op te lossen door in de partij handmatig een andere EDI-code te kiezen. In veel gevallen zal het certificaat gekoppeld zijn aan ‘diversen’ of een specifieke kleur. Indien het niet duidelijk is wat de juiste EDI-code is, moet de EDI-code bij de kweker opgevraagd worden.
    

3. Klik in de partij op het vergrootglas bij het veld "EDI code":
   
   
    
4. Zoek de correcte cultivar op en klik op "Kies";
5. Klik vervolgens op "Opslaan en Sluiten" in de partij;
6. Verstuur opnieuw het 0-bericht en het 1a-bericht.
    

Voor mengsels:

1. Klik op "Aanmelden mengsel". Deze knop is alleen zichtbaar als het product is ingesteld als recept.
   Als dit niet lukt, komt dat vaak doordat niet alle ingredienten aangemeld zijn bij Ketenregister.
   Ga naar de sectie "Recept ingrediënten" en controleer of alle ingrediënten een HPI nummer hebben.
   Als dit niet het geval is, volg dan de stappen in dit artikel onder "losse bollen" en probeer daarna opnieuw het mengsel aan te melden.

In de mengen module klikt u op "mengen + KR" om de ingredienten ook in Ketenregister te mengen en aan te melden.
Als dit niet lukt, komt dat vaak doordat niet alle ingredienten aangemeld zijn bij Ketenregister.
 

1. Open de partijen van de ingrediënten;
2. Klik op het tabblad "Ketenregister" en controleer of alle ingrediënten een HPI nummer hebben.
    

Als dit niet het geval is, klik dan op de knoppen "Bericht 0" en "Bericht 1a" om de ingredienten aan te melden bij Ketenregister.

In Ketenregister Full+ is (alleen bij Groot-Brittanië) voor bloembollen met origine Nederland geen voorraadkeuring of een keuring op uw locatie meer nodig.

Het fytosanitair certificaat wordt op het kantoor van de BKD afgehandeld en per e-mail naar u toe gestuurd.

In Smart Bulb vraagt u dit als volgt aan:

Certificaat aanvragen

1. Open de betreffende keurlijst;
2. Klik op het bewerk icoon naast "Certificaat" of kies in het actiemenu voor "Aanvragen certificaat";
3. Vul de velden in (zie het artikel Fytosanitair certificaat aanmaken - Invulling voor uitleg over de velden);
4. Zorg dat bij zowel de koper als de leverancier een UN LOCODE gekoppeld is (zie Fytosanitair certificaat aanmaken - UN LOCODE voor uitleg);
5. Zorg dat "Toon exporteur" aangevinkt staat (dit kan met een setting altijd aangevinkt worden, neem contact met ons op om dit in te stellen);
6. Vink "Inspectie type: Full+" aan en kies daaronder de datum en tijd van de keuring (dit kan met een setting altijd aangevinkt worden, neem contact met ons op om dit in te stellen);
   Let op: De BKD vereist dat de datum minimaal 1 dag in de toekomst moet liggen.
   Daarnaast moeten de data in "Gewenste datum" en "Export datum" gelijk aan elkaar zijn. De datum in "Inspectie datum" mag afwijken;
7. Klik op "Certificaat Opslaan" en daarna op "Certificaat aanvragen";
8. Sluit de popup.

Certificaat status + inspectie aanvragen

1. Kies in het actiemenu voor "Status certificaat";
2. Het is mogelijk om de status asynchroon op te vragen, zodat u niet hoeft te wachten tot er een response is.
   Neem contact met ons op om dit in te stellen.
   Asynchrone verwerking: 
   • Klik op "Status aanvragen" om de statusaanvraag door te sturen naar e-CertNL;
   • Klik op "Resultaat aanvragen" om het resultaat van de statusaanvraag op te vragen
     Het kan even duren voordat er een status bekend is. Is de status nog niet bekend, probeer het dan op een later moment nogmaals.
3. Synchrone verwerking:
   Klik op "Opvragen status";
4. Bij een groene melding is de status akkoord, bij een andere kleur heeft e-CertNL het fyto niet geaccepteerd. Neem in dat geval contact met ons op.
5. Klik bij "Afdrukvoorbeeld" op "Opvragen document". Er verschijnen links naar de documenten.
   Controleer deze documenten en voer waar nodig wijzigingen door in de keurlijst of de certificaat aanvraag.
   Heeft u zaken gewijzigd? Herhaal dan de stappen uit "Certificaat aanvragen" en "Certificaat status + inspectie aanvragen" uit dit artikel;
6. Klik vervolgens op de knop "Aanvragen Keuring" om de Full+ inspectie naar de BKD te sturen.
   Let op: Als de keuring op "fysiek" valt, moet u een afzonderlijke inspectieaanvraag versturen wanneer u de keuring op een dagdeel of specifiek tijdstip wilt laten uitvoeren:
   1. Sluit de modal;
   2. Kies in het actiemenu voor "Aanvragen keuring";
   3. Vul de gegevens in en kies bij "Soort inspectie" voor "GB-bezoek keurmeester" (bij Groot-Brittanië) of "Zending+ bezoek keurmeester";
   4. Klik op "Inspectie aanvragen".
      
      Alleen bij Groot-Brittanië en Noorwegen kan de aanvraag op "digitaal" vallen (als aan de voorwaarden daarvoor is voldaan).

Ontvangen fyto

Bij aanvragen die op "digitaal" vallen verwerkt de BKD de aanvragen op de dag waarop de keuring is aangevraagd om 11:00 en 16:00.

Bij Groot-Brittanië is er voor Nederlandse bollen geen bezoek op locatie nodig en ontvangt u rond de bovenstaande tijdstippen automatisch het gewaarmerkte fyto in uw mailbox. Dit fyto kunt u afdrukken op blanco A4 papier.

Bij buitenlandse bollen en vaste planten komt de BKD nog wel langs op locatie, dit doen zij rond het tijdstip waarop u de inspectie heeft aangevraagd.
In dat bezoek voeren zij zowel een voorraadinspectie uit als een waarmerkinspectie. Vervolgens ontvangt u het gewaarmerkte fyto in uw mailbox. Dit fyto kunt u afdrukken op blanco A4 papier.

Geen fyto per e-mail ontvangen?
Als u het fyto niet per e-mail heeft ontvangen, kan dit aan uw instellingen in e-CertNL liggen.

1. Ga naar https://e-cert.nl/ en kies voor inloggen met eHerkenning;
2. Ga vervolgens naar uw profiel/eigen gegevens;
3. Klik op Rollen en rechten;
4. Controleer dat de juiste e-mailadressen staan ingevuld bij "e-mailadres" en "e-mailadresssen voor berichten";
5. Controleer dat alle opties onder "Meldingen ontvangen bij" staan aangevinkt.
    

Neem contact op met de BKD wanneer u nog steeds geen fyto ontvangt.

Toelichting bij de velden van "Certificaat aanvragen" in de keurlijst.
 

Algemeen:

1. Land van bestemming: Land waarheen geëxporteerd wordt
2. Inspectie locatie: Locatie van de keuring
3. Aantal eenheden: Totaal aantal stuks/kg van de zending (vrij invulbaar, dit wordt standaard voorgevuld met het totaal aantal stuks)
4. Referentie: Referentie van de zending
5. Waarmerkdatum: Datum van waarmerken
6. Koper + koper adres: Kies relatie + adres waarheen geëxporteerd wordt
7. Leverancier + Leverancier adres: Kies relatie + adres die dient als exporteur (zorg dat de eigen relatie in de administratie aanwezig is)
8. Transport: Kies wijze van transport
9. Transportnaam: De naam van het transportmiddel
10. Containernummer: Het nummer van de container
11. Zegelnummer: Het nummer van de zegels
12. Air Waybill: Het nummer van de air waybill
13. Bill of Lading: Het nummer van de bill of lading
14. Markering: Onderscheidende kenmerken van de zending
15. Grensovergang: De grensovergang, alleen beschikbaar bij aanvragen voor VK en Noorwegen.
    Dropdown wordt gevuld op basis van het stambestand "UN/LOCODE". Zie voor uitleg het artikel Fytosanitaire certificaten aanvragen - UN LOCODE
16. Certificaat model: Kies het gewenste model.
    Inclusief eventueel FORM III/Leveranciersdocument/Specification
    Model 2 en model 20 moeten als apart certificaat/keurlijst aangevraagd worden en kunnen niet tegelijkertijd met model 1 worden aangevraagd
17. Fust: Kies type fust indien gewenst (Standaardwaarde is PK, "Packages" )
18. Overnemen van regels: Vink dit aan om het fusttype en aantal fust over te nemen van de keurlijstregels. Alleen mogelijk als alle keurlijstregels een fust hebben
19. Locatie afgifte: Lokaal = printen op locatie; Centraal = printen bij BKD, waarbij het fyto vervolgens afgehaald wordt of per post toegestuurd.
    LET OP: bij Full+ moet dit altijd Lokaal zijn;
20. Ontvangst wijze: Alleen invullen indien Locatie afgifte = Centraal
21. Fyto taal: De taal waarin het fyto wordt opgemaakt
22. Vertrekplaats: Plaats van vertrek
23. Vertrekland: Land van vertrek
24. Point of entry: Locatie waar de zending het land binnenkomt
25. Bestemmingsplaats: Eindbestemming van de zending
26. Permit: Permitnummer
27. Toon exporteur: Alleen aanvinken als de fyto’s niet voorbedrukt zijn met de naam van de exporteur. Met een setting kan dit altijd aangevinkt worden.
28. Replacement: Alleen aanvinken als u een vervangend fyto wilt opstellen
    • Datum origineel: De datum van afgifte van het originele fyto (vak 18)
    • PCNU nummer: Het nummer van het originele fyto. De letters PCNU hoeven niet ingevuld te worden
29. Inspectie type: Full+: Vink dit aan om onder KR full+ aan te vragen. Met een setting kan dit altijd aangevinkt worden.
30. Inspectie datum: Datum van de inspectie, deze moet 1 dag in de toekomst liggen.
31. Inspectie tijd: Gewenst tijdstip/dagdeel van de inspectie.

Model 2:

1. Factuurnummer: Het nummer van de factuur, voor kruisverwijzing tussen factuur en fytosanitair certificaat
2. Broker: De naam van de broker
3. Expediteur: De naam van de expediteur
4. Nettogewicht: Het nettogewicht van alle regels uit de keurlijst. Dit veld wordt automatisch berekend wanneer de keurlijst vanuit een levernota is aangemaakt en er gewichten op de levernotaregels zijn ingevuld.
   U kunt de waarde in het veld handmatig overschrijven.
5. Vertrek datum: De datum waarop de zending vertrekt
6. PSI: Vink dit aan om ook de USDA keuring/waarmerkinspectie aan te vragen
   • PSI-datum: Datum van de USDA inspectie
   • PSI-tijd: Gewenst tijdstip/dagdeel van de USDA inspectie.

Model 20:

1. Verpakkingshandeling: Zijn de partijen omgepakt of zitten zij in de originele verpakkingen
2. Verpakkingsstatus: Zitten de partijen in de originele containers of zitten zij in nieuwe containers
3. Voor het meesturen van het importdocument in de aanvraag, zie het artikel Ketenregister - Importpartijen aanmelden