Introductie

Met de Bestandsnaam bepaal je hoe een document heet als je het downloadt of als bijlage verstuurt. Dit is de documentnaam die de ontvanger ziet, bijvoorbeeld bij een factuur of pakbon.

Je stelt de Bestandsnaam in bij de eigenschappen van een afdruksjabloon. Elk afdruksjabloon heeft een eigen Bestandsnaam, dus je bepaalt per documenttype hoe de naam eruitziet. In de Bestandsnaam kun je dynamische velden gebruiken, zodat de naam automatisch wordt aangevuld met bijvoorbeeld het documentnummer.

Kort gezegd: open het afdruksjabloon, vul de Bestandsnaam in bij de eigenschappen en sla op.

Voor je begint

Om de Bestandsnaam aan te passen heb je toegang nodig tot de module Afdruksjablonen. Verder is het goed om te weten:

• De Bestandsnaam geldt per afdruksjabloon. Pas het sjabloon aan van het documenttype waarvan je de naam wilt wijzigen.
• Laat je de Bestandsnaam leeg, dan gebruikt Smart Trade een standaardnaam op basis van het documenttype en het nummer.

Stap voor stap: de bestandsnaam instellen

1. Open de module Afdruksjablonen.
2. Open het afdruksjabloon waarvan je de bestandsnaam wilt wijzigen.
3. Vul bij de eigenschappen van het sjabloon het veld Bestandsnaam in.
4. Gebruik dynamische velden voor de delen die per document verschillen, zoals het documentnummer.
5. Klik op Opslaan.

Tip
Neem in de bestandsnaam een dynamisch veld op zoals het documentnummer, zodat elk document een unieke naam krijgt. Zo overschrijven downloads elkaar niet en zijn ze makkelijk terug te vinden.

Gevolgen van opslaan

• Documenten die daarna met dit sjabloon worden gedownload of gemaild, krijgen de nieuwe bestandsnaam.
• De dynamische velden in de naam worden bij elk document vervangen door de echte waarde.
• De wijziging geldt alleen voor dit afdruksjabloon; andere sjablonen houden hun eigen bestandsnaam.

Dynamische velden in de bestandsnaam

In de Bestandsnaam kun je naast vaste tekst dynamische velden opnemen. Een dynamisch veld is een vaste term omsloten door hekjes (#), bijvoorbeeld #factuur_nummer#. Smart Trade vervangt zo'n veld bij het downloaden of versturen door de echte waarde van dat document.

Een voorbeeld maakt het duidelijk. Stel dat je bij Bestandsnaam het volgende invult:

Factuur_#factuur_nummer#

Een factuur met nummer 2024-00123 wordt dan gedownload en verstuurd als Factuur_2024-00123.pdf. Zonder het dynamische veld zou elke factuur simpelweg Factuur.pdf heten, waardoor downloads elkaar overschrijven en documenten lastig terug te vinden zijn.

Om te zien welke variabele teksten je kunt gebruiken, bekijk je de keuzelijst Dynamische inhoud in het vak Tekstveld opties. Kies je daar een veld, dan wordt dat dynamische veld toegevoegd. Zo'n veld is altijd een vaste tekst omsloten door hekjes (#).

Goed om te weten
Welke dynamische velden beschikbaar zijn, hangt af van het documenttype van het afdruksjabloon. Gebruik alleen velden die bij dat type horen, anders blijft dat deel van de naam leeg.

Rechten

Voor het wijzigen van de bestandsnaam zijn geen specifieke rechten beschikbaar. De toegang volgt uit de algemene toegang tot de module Afdruksjablonen.

Veelgestelde vragen

Kan ik de documentnaam bij het downloaden en mailen zelf bepalen?

Ja. De naam van een document bij downloaden en versturen stel je in met het veld Bestandsnaam bij de eigenschappen van het afdruksjabloon.

Mijn document krijgt nog steeds een standaardnaam. Hoe kan dat?

Dan is de Bestandsnaam bij het afdruksjabloon leeg. Zonder ingevulde bestandsnaam gebruikt Smart Trade een standaardnaam op basis van het documenttype en het nummer.

Geldt de bestandsnaam ook voor e-mailbijlagen?

Ja. De bestandsnaam wordt zowel gebruikt bij het downloaden als bij het versturen van het document als bijlage.

Waarom blijft een deel van de naam leeg?

Waarschijnlijk staat er een dynamisch veld in de bestandsnaam dat niet bij dit documenttype hoort. Gebruik alleen dynamische velden die voor dat type beschikbaar zijn.

Tips en best practices

• Neem altijd een uniek dynamisch veld op, zoals het documentnummer, zodat namen niet botsen.
• Houd de naam kort en herkenbaar, zodat de ontvanger meteen ziet om welk document het gaat.
• Stel de bestandsnaam per documenttype in, zodat facturen, pakbonnen en offertes elk een passende naam krijgen.
• Controleer na het opslaan een download of een testmail om de naam te controleren.

Technische naslag

Voor beheer en voor de AI-chatbot: het veld Bestandsnaam staat bij de eigenschappen van een afdruksjabloon.