Wat is het besteladvies?

Het besteladvies bundelt je bestelbehoefte: op basis van je voorraad, je bestelniveaus en de openstaande verkoop bepaalt Smart Trade wat er bij welke leverancier besteld moet worden. Je maakt er vervolgens in één keer een inkooporder van.

Kort gezegd: het advies vult je voorraad aan tot het ingestelde niveau en dekt de openstaande verkoop, waarbij wat al onderweg is wordt afgetrokken en het aantal wordt afgerond op de besteleenheid.

Twee varianten

Er zijn twee weergaven van het besteladvies. De oude weergave (besteladvies) en de nieuwe weergave. Beide gebruiken exact dezelfde berekening; de adviesaantallen verschillen dus niet. Het verschil zit in de weergave: de nieuwe variant kan het advies groeperen (zie Groeperen verderop).

Waarop is het advies gebaseerd?

Het advies telt drie soorten behoefte bij elkaar op en trekt daar af wat al onderweg is:

1. Voorraadbehoefte (minimum en maximum)

Per magazijn houd je een minimum voorraad en optioneel een maximum voorraad bij. Zakt de beschikbare voorraad onder het minimum, dan adviseert het systeem om aan te vullen:

• Is er alleen een minimum: aanvullen tot het minimum.
• Is er ook een maximum: aanvullen tot het maximum.

Daarbij telt niet alleen je huidige vrije voorraad mee, maar ook wat je al hebt besteld (en dus nog binnenkomt).

2. Verkooporderbehoefte

Openstaande verkooporders scheppen ook behoefte. Per orderregel rekent het systeem met wat nog echt nodig is: het bestelde aantal min wat al is gereserveerd, geleverd of al onderweg is (bijvoorbeeld op een afleverbon). Alleen een positief restant telt mee.

3. Handmatige behoefte

Regels die je zelf handmatig aan het besteladvies hebt toegevoegd, worden ook meegenomen.

Aftrek en afronding

Van de opgetelde behoefte wordt de reeds bestelde inkoop afgetrokken (wat al bij een leverancier besteld is en nog moet binnenkomen). Het resterende adviesaantal wordt daarna:

• opgehoogd tot de minimale afname als het advies daaronder ligt;
• afgerond naar boven op de verpakkings- of besteleenheid (een veelvoud daarvan).

Rekenvoorbeeld
Minimum 10, maximum 40, vrije voorraad 5, niets besteld. Aanvullen tot het maximum: 40 − 5 = 35. Staat er nog een verkooporder open voor 8 stuks die nog geleverd moet worden, dan komt die erbij: 43. Is de besteleenheid een doos van 6, dan wordt naar boven afgerond op 48.

Welke artikelen tellen mee?

• Alleen artikelen waarvan je de voorraad bijhoudt tellen mee voor de voorraadaanvulling. Artikelen zonder voorraadbeheer komen alleen mee als er een concrete verkooporderbehoefte is.
• Verborgen artikelen en uitlopende (EOL) artikelen tellen niet mee.
• Magazijnen die geen voorraad voeren, tellen niet mee.
• Een artikel moet een (hoofd)leverancier hebben. Ontbreekt die, dan kan het niet besteld worden en verschijnt de melding “Geen artikel (hoofd)leverancier”.

De rol van de leverancier

Het advies bestelt een artikel bij de hoofdleverancier van dat artikel. De besteleenheid en minimale afname kunnen per leverancier afwijken: als bij de leverancier een eigen minimale afname of verpakkingsgrootte is ingesteld, gebruikt het advies die in plaats van de waarden op het artikel. Zo sluit het geadviseerde aantal aan op wat je daadwerkelijk bij die leverancier kunt bestellen.

Groeperen (nieuwe weergave)

In de nieuwe weergave bepaal je met Groepeer op hoe het advies wordt getoond. De standaardgroepering kun je vastleggen met de instelling Besteladvies standaard groepering.

Bestellen vanuit het besteladvies

1. Ga naar de module Voorraad of Inkoop en kies onder Inkooporders de optie Besteladvies.
2. Kies de gewenste groepering (bijvoorbeeld Per leverancier).
3. Selecteer de leverancier of de regels die je wilt bestellen.
4. Bevestig het bestellen. Per leverancier ontstaat een inkooporder met de te bestellen producten.

Let op
Klopt een geadviseerd aantal niet met je verwachting? Controleer dan de minimum-/maximumvoorraad van het artikel, de vrije voorraad, wat er al in bestelling staat en de besteleenheid bij de leverancier – dat zijn de knoppen waaraan het advies rekent.