Wat is batchfacturering?

Batchfacturering werkt vanuit het orderoverzicht. Je zet het filter Te factureren aan, selecteert de orders die je wilt factureren en verwerkt ze in één keer tot facturen.

Kort gezegd: je kunt alleen orders batchgewijs factureren die factureerbaar (geleverd) zijn. Een order die nog niet geleverd is, komt niet in de selectie.

Voor je begint

• Je hebt toegang tot de ordermodule en tot de facturatie.
• De orders die je wilt factureren zijn factureerbaar (geleverd of gedeeltelijk geleverd).
• Je start vanuit het orderoverzicht (het scherm met alle orders).

Stap voor stap: geselecteerde orders factureren

1. Open het orderoverzicht.
2. Zet het filter Te factureren aan. De lijst toont nu de factureerbare orders en de rijen worden selecteerbaar.
   
   
3. Vink de orders aan die je wilt factureren. Met het selectievakje in de kolomkop selecteer je in één keer alle getoonde orders. Wil je op voorwaarden selecteren, gebruik dan de selectiehulp (zie hieronder).
   
   
4. Kies de rij-actie Factureren (het factuur-icoon).
5. In het venster zie je de melding “U staat op het punt de geselecteerde orders te factureren”, met een samenvatting: aantal facturen, totaalbedrag en aantal debiteuren. Controleer dit.
   
   
6. Klik op Aanmaken.
   
   

Tip
Wil je de facturen eerst controleren voordat ze definitief worden? Zet in het venster de optie Maak concept-facturen aan. De facturen worden dan als concept aangemaakt, zodat je ze later kunt nakijken en definitief maken. Bij concept-facturen vervalt het veld Factuurdatum.

De selectiehulp: Orderselectie

In plaats van orders één voor één aanvinken, kun je Smart Trade de selectie laten maken op basis van voorwaarden. Kies (met het filter Te factureren aan) in het actiemenu voor Orders selecteren om te factureren. Er verschijnt het venster Orderselectie, waarin je opgeeft welke orders geselecteerd moeten worden:
Welke relatiegroep moet er geselecteerd worden? – kies een relatiegroep, of laat het op

• Welke debiteuren moeten geselecteerd worden? – op basis van hun factuurfrequentie: debiteuren die hun orders per dag, per week, per maand of handmatig gefactureerd krijgen.
• Bereik leveringsdatum – met Levering van en t/m beperk je de selectie tot orders met een leverdatum in die periode.
• Resultaat verfijnen – extra voorwaarden, zoals: orderbedrag groter dan € 0,-, een minimaal totaal factuurbedrag (excl. btw) per debiteur, orders ouder dan een aantal dagen (of gemaakt vóór een datum), en orders met regels van € 0,- overslaan.

Bevestig de selectie; de knop toont hoeveel orders aan je voorwaarden voldoen (bijvoorbeeld “12 orders selecteren”). Die orders worden aangevinkt. Je kunt daarna nog handmatig orders toevoegen of weghalen voordat je op Factureren klikt.

Goed om te weten
Sluit je het venster zonder voorwaarden toe te passen, dan maak je gewoon zelf een handmatige selectie in de lijst.

Alle factureerbare orders in één keer

Wil je niet selecteren maar simpelweg alles factureren, kies dan in het actiemenu onder Facturatie voor Alle te factureren orders factureren. Dit factureert in één keer alle factureerbare orders, zonder dat je ze los aanvinkt.

Wat gebeurt er na het factureren?

Voor elke geselecteerde order (of groep orders van dezelfde debiteur) wordt een factuur aangemaakt. Het aantal facturen dat je vooraf in het venster ziet, geeft dit al aan. Kies je voor concept-facturen, dan staan de facturen klaar om nagekeken en definitief gemaakt te worden. Kies je dat niet, dan worden de facturen direct aangemaakt.

Goed om te weten
Wil je maar één order factureren, of een deel van een order? Gebruik dan het factureren binnen de order zelf. Batchfacturering is bedoeld voor het in één keer verwerken van meerdere orders.

Veelgestelde vragen

Waarom staat mijn order niet in de lijst?

Het filter Te factureren toont alleen factureerbare orders. Staat een order er niet bij, dan is die waarschijnlijk nog niet geleverd. Lever de order eerst, of factureer hem los binnen de order zelf.

Kan ik alle orders in één keer selecteren?

Ja. Gebruik het selectievakje in de kolomkop om alle getoonde orders tegelijk aan of uit te vinken, of kies “Alle te factureren orders factureren” in het actiemenu.