Voorraadinventarisatie

Wij adviseren u om vóór uw eerste voorraadinventarisatie een afspraak in te plannen met één van onze consultants. Tijdens deze afspraak kan een werkwijze afgestemd op uw bedrijf uitgewerkt worden, zodat u zo efficiënt mogelijk aan de slag kunt met uw telling. De kans op fouten wordt hiermee gereduceerd. U kunt via onze helpdesk een afspraak maken.

Tijdens een inventarisatie telt u de voorraad die op dat moment in uw magazijn of winkel ligt. Afhankelijk van uw werkwijze kan het zijn dat u een deel van uw voorraad apart gelegd heeft, bijvoorbeeld omdat dit gereserveerd is voor een order.

Om een juiste registratie van de voorraad te krijgen, is het van belang om te bepalen op welke manier u gaat tellen. Telt u inclusief de voorraad die voor orders bedoeld is (reserveringen / klaargezette hoeveelheden) of telt u dat gedeelte niet mee?

Gedurende de normale bedrijfsvoering kan het zijn dat uw administratieve informatie niet bijgewerkt is met de daadwerkelijke stand van zaken. Bijvoorbeeld omdat een recente levering of ontvangst nog niet administratief verwerkt is. Of omdat u materialen reeds administratief ingeboekt hebt, maar deze nog niet op de juiste plaats in uw magazijn liggen.

Omdat de telling complex is uit te voeren terwijl de administratieve en fysieke staat verschillen, adviseren wij u altijd te zorgen dat uw voorraad zowel fysiek als administratief bijgewerkt is.

BIj het tellen van de voorraad kunt u bepalen of u de voorraadstanden vanaf 0 wilt tellen, of dat u de huidige voorraadstanden wilt behouden bijwerken.

Bij het op 0 zetten van de voorraad begint u 'schoon' en bent u voornemens ieder product opnieuw te tellen. Dit is de betrouwbaarste methode, maar is wel meer werk.

Wanneer u uw huidige voorraadstanden behoudt, hertelt u en bepaalt u of de administratieve voorraadstand bijgewerkt moet worden. Dit is de laagdrempeligste methode, maar gevoeliger voor fouten.

De betrouwbaarheid van uw voorraadstanden is mede afhankelijk van de kans op fouten en de frequentie waarop u een controle / hertelling uitvoert. Afhankelijk van uw wensen/eisen op het gebied van voorraadbetrouwbaarheid kunt u ervoor kiezen meer of minder controles uit te voeren.

Deze werkwijze is vooral geschikt voor een individuele voorraadtelling.

1. Klik op het potloodje bij de huidige voorraadstand van uw magazijn.
2. Vul de huidige (fysieke) voorraadstand in op basis van de beschikbare (omreken)eenheden.
3. Controleer de hoeveelheid gereserveerde producten: is hier op juiste manier rekening mee gehouden in uw telling?
4. Bepaal een reden van uw voorraadmutatie en vul eventueel een toelichting in.
5. Bevestig met 'opslaan'

Deze werkwijze is vooral geschikt voor een individuele voorraadtelling.

1. Scan de barcode van een artikel of zoek een artikel op door een zoekterm in te vullen gevolgd door enter.
2. Vul de huidige (fysieke) voorraadstand in op basis van de beschikbare (omreken)eenheden.
3. Controleer de hoeveelheid gereserveerde producten: is hier op juiste manier rekening mee gehouden in uw telling?
4. Bepaal een reden van uw voorraadmutatie en vul eventueel een toelichting in.
5. Bevestig met 'opslaan'

Deze werkwijze is geschikt voor het tellen van een grotere hoeveelheid artikelen. De gebruiker is vrij te kiezen welke artikelen geteld worden.

1. Maak een nieuwe lijst door '+ Nieuwe lijst' te kiezen
2. Controleer of bepaal uw gekozen magazijn
3. Kies voor 'Voorraadtelling'
4. Scan een barcode of zoek een product op
5. Vul de getelde hoeveelheid in.
6. Herhaal stap 4 en 5 voor de volgende artikelen. Indien u opnieuw eenzelfde artikel scant, zal u gevraagd worden of u een hoeveelheid wilt toevoegen of opnieuw wilt bepalen.
7. Als u klaar bent met de voorraadtelling kunt u met het vinkje bovenin de voorraadtelling afronden.
8. Vul een mutatiereden en eventuele toelichting in en bevestig met opslaan.

U kunt een telling tussentijds afsluiten en op later moment hervatten zonder verlies van data. Eerdere tellijsten zijn op later moment nog in te zien.

Het gebruik van een papieren of digitale (Excel) tellijst geeft u een overzicht en veel vrijheid in het verzamelen van de gegevens voor uw voorraadtelling.

Als basis wordt een Excel-export gebruikt waarna u deze op later moment opnieuw kan importeren.

In het geval u de lijst uitprint en met pen invult kunt u de getelde waarden overnemen naar Excel, maar kunt u er ook voor kiezen uitsluitend de verschillen te verwerken middels bijv. het artikelraster.

Exporteren:

1. Ga naar de import/export module in artikelbeheer
2. Maak een import/export-definitie met de gegevens die u wilt gebruiken voor de telling. Neem in ieder geval de Artikel_ID, Artikel_Eenheid en Artikel_Omschrijving op. Ook kan de magazijn_stock en Gereserveerd_magazijn handig zijn om beeld te krijgen van de huidige voorraad(verwachting) van het huidig geselecteerde magazijn.
3. Maak een export op basis van deze definitie.

Importeren:

1. Ga naar de import/export module in artikelbeheer
2. Maak een export van uw artikelbestand voorzien van uw huidige voorraadstanden. Dit om, in het geval van een fout, eenvoudig de voorraadstanden te herstellen.
3. Importeer de lijst. Doe dit aan de hand van een match op basis van Artikel_ID. Gebruik veld magazijn_1_stock om uw nieuwe voorraadaantallen te importeren (in het geval van magazijn 1). Let op: dit gaat om een voorraadaantal exclusief huidige reserveringen! Het kan dus nodig zijn dat u de actuele reserveringen op het moment van importeren nog moet verrekenen alvorens in te lezen.

Let op: het vóóraf op nul zetten van de voorraadstanden is niet altijd nodig.

Als u (na uw telling) uw volledige lijst in één keer inleest, kunt u de niet aangetroffen artikelen ook met voorraadstand 0 inlezen. Hiermee heeft u u meer grip op de artikelen die u op 0 zet.