Voor je begint

De centrale instellingen die in dit artikel voorkomen, vind je in de module Instellingen onder Geavanceerd (de geavanceerde instellingen). Daar zoek je met het zoekveld op de naam van de instelling en vul je de waarde in. Een instelling die per documentsoort verschilt (offerte, order of factuur) of die voor inkoop geldt, stel je in bij de betreffende module.

De categorieën voor artikelbijlagen richt je in bij Instellingen → Stambestanden → Artikelbijlagen-types.

Goed om te weten
Verschillende instellingen verwijzen naar een bestand met het BestandsID: het nummer van een bestand dat je in Smart Trade hebt opgeslagen. Dit zijn beheerinstellingen. Kom je er niet uit of weet je het BestandsID niet, dan helpt de helpdesk.

Het bijlagenvenster bij versturen

Verstuur je een document per e-mail, dan opent het mail- en printvenster. Onder Bijlagen staan de bestanden die Smart Trade voor dit document heeft verzameld, elk met een vinkje. Zo bepaal je per verzending wat er daadwerkelijk meegaat. De algemene voorwaarden staan standaard aangevinkt; die staan in het bestandenbeheer vaak in een eigen map.

Hieronder staat waar elke bijlage vandaan komt en waar je die inricht.

Standaardbijlagen via de instellingen

Een deel van de bijlagen richt je centraal in bij Instellingen → Geavanceerd. Zoek daar op de naam van de instelling en vul het BestandsID van het gewenste bestand in.

Algemene voorwaarden

Met de instelling BestandsID voor de Algemene Voorwaarden koppel je het document met je algemene voorwaarden. Er is een algemene instelling, en je kunt de voorwaarden ook per documentsoort apart instellen voor de offerte, de order en de factuur. Voor inkooporders is er een aparte instelling. De algemene voorwaarden gaan standaard mee (het vinkje staat aan). Je zoekt op deze instellingsnamen:

• AV_bestand_id — algemeen;
• AV_bestand_offerte — voor de offerte;
• AV_bestand_order — voor de order;
• AV_bestand_factuur — voor de factuur;
• AV_inkoop_bestand_id — voor inkooporders.

Vaste keuzebijlagen in de mail

Met de instelling mail_bijlage_opties bepaal je welke bestanden als aanvinkbare bijlage in het mailvenster verschijnen. Je voert daar de bestands-ID’s komma-gescheiden in. Handig voor documenten die je regelmatig, maar niet altijd, wilt meesturen.

Afleverbon meesturen met de factuur

Met de instelling send_packing_slip_with_invoice (“Bijbehorende afleverbonnen met de factuur meesturen”) stuur je bij een factuur automatisch de bijbehorende afleverbon(nen) mee. Je vult daarvoor het layout-ID van de gewenste afleverbon in (printseries worden hierbij niet ondersteund).

Bijlagen vanuit de artikelen

Artikelbijlagen

Op de artikelkaart, onder Artikelbijlagen, koppel je bestanden aan een artikel (bijvoorbeeld een productbrochure). Per bijlage bepaal je met de kolom Standaard invoegen als bijlage bij bij welke documenten die automatisch meegaat. De documentsoorten zijn:

• Offerte;
• Orderbevestiging;
• Afleverbon.

De bijlagen zijn geordend in bijlagetypes (categorieën), die je inricht bij de stambestanden onder Artikelbijlagen-types. Per type kun je een standaardkeuze instellen die als terugval geldt.

Artikelgroep-bijlagen

Je kunt bijlagen ook op het niveau van een artikelgroep vastleggen. Artikelen in die groep erven de bijlage automatisch. Met het vinkje Volgens groep/type (op het artikel) of Volgens bijlagetype (op de groep) laat je een bijlage de standaardkeuze volgen; zet je dat uit, dan kies je zelf per documentsoort. Een bijlage op het artikel met hetzelfde type en bestand overschrijft de groepsbijlage.

Goed om te weten
Maak je bij een artikelbijlage geen keuze bij “Standaard invoegen als bijlage bij”, dan geldt dat als “overal meesturen” voor de ondersteunde documentsoorten.

Verwerkingsvoorschriften (werkvoorschrift)

Op de artikelkaart kun je onder Werkvoorschriften een verwerkingsvoorschrift aan een artikel (of artikelgroep) koppelen. Dit bestand gaat alleen mee als je bij het versturen de optie Werkvoorschriften meesturen aanvinkt. Let op de terminologie: op de artikelkaart heet dit Verwerkingsvoorschriften / Werkvoorschrift, in het mailvenster heet de optie “Werkvoorschriften meesturen”.

Bijlagen op het document zelf

Hang je een bestand rechtstreeks aan een order, offerte of factuur (op het bijlagen-onderdeel van dat document), dan kun je per bestand met Standaard als e-mail bijlage aangeven dat het standaard meegaat bij het versturen van dat document.

Standaardbijlage bij de werkbon

Voor de werkbon (planningsmail) is er een aparte order-instelling werkbon_standaardbijlage_id (“Bijlage om standaard mee te sturen met werkbon”), waarmee je een vast bestand aan die mail koppelt.

Overzicht van alle bronnen

Goed om te weten
De instelling Documentontvangst bij een contactpersoon bepaalt naar welk e-mailadres een documentsoort gaat, niet welke bijlagen meegaan. Wie iets ontvangt en wat er als bijlage meegaat, stel je dus op verschillende plekken in.