Relaties beheren in Smart Trade
Relaties zoeken, aanmaken, bewerken, indelen en gebruiken in andere processen.
Voor functioneel beheerders en administratieve medewerkers.
Introductie
In de relatiemodule beheer je de partijen waarmee je organisatie werkt. Een relatie kan bijvoorbeeld een klant, leverancier, medewerker, fabrikant of andere zakelijke relatie zijn.
Relaties worden gebruikt in veel onderdelen van Smart Trade, zoals orders, offertes, facturen, inkoop, transport, contactpersonen, prijsafspraken en rapportages. Goede relatiegegevens zorgen daarom voor minder fouten in communicatie, levering, facturatie en analyse.
Relatiegroepen helpen om standaardinstellingen centraal te beheren. Denk aan leveringswijze, prijskolom, vaste korting, factuurwijze, herinnerwijze, mailinglijst, loyaliteitsprogramma en prijsafspraken. Een relatie kan eigen gegevens hebben, maar de relatiegroep kan standaardwaarden meegeven.
Goed om te weten
De relatiekaart is configureerbaar. Daardoor kunnen de zichtbare velden per administratie, module-instelling, rechten en relatielay-out verschillen.
Voor je begint
Zorg dat je weet wat je wilt doen: een bestaande relatie zoeken, een nieuwe relatie aanmaken, gegevens wijzigen, relaties exporteren of relatiegroepen beheren.
In de relatiemodule zijn deze pagina's beschikbaar:
| Pagina | Gebruik |
|---|---|
| Relatie-overzicht | Relaties zoeken, filteren, openen, mailen, afdrukken en exporteren. |
| Nieuwe relatie | Een nieuwe relatie aanmaken. |
| Relatiekaart | Gegevens van een bestaande relatie bekijken of wijzigen. |
| Relatiegroepen | Relaties indelen en standaardinstellingen per groep beheren. |
| Relatie vrije velden | Extra velden en veldsecties voor relaties beheren. |
| Relatielay-out | De indeling van de relatiekaart aanpassen. |
| Import/export | Relatiegegevens importeren of exporteren. |
| Omzethistorie | Omzetinformatie bij relaties bekijken. |
| Betalingsanalyse | Betalingsgedrag en betalingsinformatie analyseren. |
| Teams | Relatieteams beheren. |
| Spaarprogramma | Spaarpunten of loyaliteitsinformatie beheren. |
Let op
Een gebruiker kan een relatie soms wel openen, maar niet wijzigen. Voor wijzigen is aparte wijzigtoegang nodig. Specifieke rechten staan verderop in de rechtensectie.
Stap voor stap: een relatie zoeken en openen
Gebruik deze stappen wanneer je een bestaande relatie wilt vinden, controleren of openen.
- Open het relatie-overzicht.
- Typ een naam, nummer, e-mailadres of andere zoekterm in het zoekveld Relatie zoeken.
- Gebruik eventueel de lettertabs om relaties op beginletter te filteren.
- Kies Filters als je gerichter wilt zoeken.
- Controleer de gegevens in het overzicht, zoals nummer, naam, e-mail, telefoon, adres en plaats.
- Dubbelklik op de relatie of kies de actie Aanpassen om de relatiekaart te openen.
Gevolgen van openen
De relatiekaart wordt geopend. Als je alleen kijktoegang hebt, kun je gegevens bekijken maar niet opslaan. Als je wijzigtoegang hebt, kun je gegevens aanpassen en opslaan.
Tip
Gebruik filters wanneer een zoekterm te veel resultaten oplevert. Filteren op relatiegroep of extern nummer is vooral handig bij administraties met veel relaties.
Stap voor stap: een nieuwe relatie aanmaken
Gebruik deze stappen wanneer een nieuwe klant, leverancier of andere relatie moet worden vastgelegd.
- Open het relatie-overzicht.
- Kies Nieuwe relatie.
- Vul Relatienaam in.
- Kies een Relatiegroep.
- Controleer eventueel de standaardstatus als deze is ingevuld.
- Vul de belangrijkste contactgegevens in, zoals algemeen e-mailadres, telefoonnummer en website.
- Vul eventueel adresgegevens en contactpersoongegevens in.
- Kies Opslaan, Opslaan en nieuw of Opslaan en sluiten.
Gevolgen van opslaan
Na opslaan krijgt de relatie een relatienummer. Bij het aanmaken worden groepsinstellingen toegepast wanneer een relatiegroep is gekozen.
Kies je Opslaan en nieuw, dan kun je direct nog een relatie aanmaken. Kies je Opslaan en sluiten, dan ga je terug naar het relatie-overzicht.
Let op
Je kunt een nieuwe relatie niet opslaan zonder relatienaam en relatiegroep. Het scherm toont dan dat deze gegevens verplicht zijn.
Stap voor stap: een relatie bewerken
Gebruik deze stappen wanneer gegevens van een bestaande relatie wijzigen.
- Open het relatie-overzicht.
- Zoek en open de relatie.
- Pas de benodigde gegevens aan op de relatiekaart.
- Controleer of e-mailadressen en telefoonnummers geldig zijn.
- Voeg eventueel een adres of contactpersoon toe.
- Kies Opslaan.
Gevolgen van opslaan
De gewijzigde relatiegegevens worden opgeslagen. Als de relatie ook in de snelzoeker of relatiezijbalk actief is, worden de gegevens daar bijgewerkt.
Telefoonnummers mogen maximaal 25 tekens bevatten en alleen cijfers, spaties, -, +, ( en ) gebruiken. Algemene e-mail en administratief e-mailadres moeten een geldig e-mailformaat hebben.
Goed om te weten
De relatiekaart toont een waarschuwing bij niet-opgeslagen wijzigingen. Controleer die melding voordat je de pagina verlaat.
Stap voor stap: adres of contactpersoon toevoegen
Gebruik deze stappen wanneer een relatie meerdere vestigingen, afleveradressen of contactpersonen heeft.
- Open de relatiekaart.
- Ga naar het onderdeel Adressen of Contactpersonen.
- Vul bij een adres minimaal postcode, nummer en straat in wanneer je een nieuw adres opslaat.
- Vul bij een contactpersoon minimaal de gegevens in die je nodig hebt voor communicatie, zoals naam en e-mailadres.
- Markeer eventueel een adres als standaard contactadres of standaard afleveradres.
- Markeer eventueel een contactpersoon als primair contactpersoon.
- Kies Opslaan.
Gevolgen van opslaan
Het adres of de contactpersoon wordt toegevoegd aan de relatie. Een primair contactpersoon kan worden gebruikt op plaatsen waar Smart Trade een hoofdcontact voor de relatie nodig heeft.
Stap voor stap: relaties mailen, printen of exporteren
Gebruik deze acties vanuit het relatie-overzicht.
- Selecteer een of meer relaties in het overzicht.
- Kies Email verzenden om een e-mail te starten naar geselecteerde relaties met een e-mailadres.
- Gebruik het actiemenu om relaties af te drukken op aparte pagina's of achter elkaar.
- Gebruik de exportoptie om relaties naar Excel of CSV te exporteren.
Gevolgen van deze actie
Een e-mailactie opent een e-mailbericht met de beschikbare e-mailadressen. Export- en afdrukacties gebruiken de relaties in het overzicht of de geselecteerde regels, afhankelijk van de gekozen actie.
Tip
Controleer voor een mailing eerst of de kolom E-mail is gevuld. Relaties zonder e-mailadres worden niet automatisch in de e-mailactie opgenomen.
Relatiegroepen beheren
Relatiegroepen bestaan om standaardinstellingen voor meerdere relaties centraal te beheren. Dit is vooral nuttig wanneer relaties dezelfde prijsafspraken, factuurwijze, leveringswijze, korting of mailinginstelling delen.
Gebruik relatiegroepen wanneer:
- veel relaties dezelfde standaardinstellingen nodig hebben;
- prijsafspraken of kortingen per groep worden beheerd;
- nieuwe relaties automatisch met herkenbare standaardwaarden moeten starten;
- je wilt voorkomen dat dezelfde instellingen handmatig per relatie worden ingevuld.
Stap voor stap: een relatiegroep aanmaken
- Open Relatiegroepen.
- Kies bij Omschrijving voor een nieuwe groep.
- Vul de naam van de relatiegroep in bij Debiteurgroep.
- Vul de standaardinstellingen in die voor deze groep gelden.
- Kies Opslaan.
Stap voor stap: groepsinstellingen toepassen op bestaande relaties
- Open Relatiegroepen.
- Open de bestaande groep.
- Controleer de instellingen van de groep.
- Vink indien nodig Prijsafspraken toepassen aan.
- Kies Toepassen op alle relaties.
- Bevestig de waarschuwing.
Gevolgen van toepassen op alle relaties
Groepsinstellingen worden toegepast op relaties die aan deze groep gekoppeld zijn. Daarbij kunnen onder andere leveringswijze, vaste korting, prijzen inclusief of exclusief btw, geforceerde btw, mailinglijst, digitale facturatie, herinnerwijzen, prijskolom en prijsafspraken vanuit de groep naar relaties worden overgenomen.
Waarschuwing
De actie Toepassen op alle relaties heeft brede gevolgen voor alle relaties in de gekozen groep. De melding in de software geeft aan dat dit niet ongedaan gemaakt kan worden. Gebruik deze actie alleen na controle van de instellingen.
Vrije velden en relatielay-out beheren
Vrije velden gebruik je wanneer je organisatie extra relatie-informatie wil vastleggen die niet in de standaardvelden staat. Je kunt velden toevoegen, secties maken, velden verplaatsen en velden verwijderen.
De relatielay-out bepaalt welke velden en onderdelen op de relatiekaart zichtbaar zijn en in welke volgorde ze staan. De lay-out kan bestaan uit tabs, rijen, kolommen, veldgroepen en scheidingslijnen.
Let op
Wijzigingen in vrije velden en relatielay-out kunnen direct invloed hebben op wat gebruikers op de relatiekaart invullen of terugvinden. Stem grotere wijzigingen vooraf af met de gebruikers die met relaties werken.
Naslag: pagina's, adressen en rechten
Deze tabel is bedoeld als naslag voor beheerders en chatbotgebruik. In de stap-voor-stap uitleg worden gewone paginanamen gebruikt.
| Pagina | Pad voor naslag | Toegang of recht |
|---|---|---|
| Relatie-overzicht | /v3/redesign/relation | Geen apart paginarecht opgenomen in deze rechtenlijst. |
| Nieuwe relatie | /v3/redesign/relation/create | relaties_wijzigen |
| Relatie bewerken | /v3/redesign/relation/{relatie}/edit | relaties_details voor openen en relaties_wijzigen voor wijzigen. |
| Relatie dashboard | /v3/redesign/relation/{relatie}/dashboard | relaties_details |
| Relatie-notities | /v3/redesign/relation/{relatie}/notes | relaties_gesprekken |
| Relatiegroepen | /v3/redesign/relation/relation_groups | Geen apart paginarecht opgenomen in deze rechtenlijst. |
| Import/export | /v3/redesign/relation/import_export | relaties_import |
| Omzethistorie | /v3/redesign/relation/revenue_history | relaties_omzet |
| Betalingsanalyse | /v3/redesign/relation/payment_analysis | relaties_overzichten |
| Teams | /v3/redesign/relation/teams | relaties_teams |
| Spaarprogramma | /v3/redesign/relation/loyalty_points | Geen apart paginarecht opgenomen in deze rechtenlijst. |
| Relatie vrije velden | /v3/redesign/relation/custom_fields | Geen apart paginarecht opgenomen in deze rechtenlijst. |
| Relatielay-out | /v3/redesign/relation/edit-layout | Geen apart paginarecht opgenomen in deze rechtenlijst. |
Naslag: relatie-overzicht
Het relatie-overzicht toont relaties in een tabel. Sommige kolommen zijn standaard verborgen en kunnen via kolominstellingen worden getoond.
Acties in het overzicht
| Actie | Wat doet dit? | Wanneer gebruik je dit? |
|---|---|---|
| Aanpassen | Opent de relatiekaart van de geselecteerde relatie. | Als je relatiegegevens wilt bekijken of wijzigen. |
| Email verzenden | Start een e-mail naar de geselecteerde relaties met een e-mailadres. | Voor directe communicatie met een of meer relaties. |
| Alles afdrukken op aparte pagina's | Drukt relaties af met elke relatie op een eigen pagina. | Als je losse relatiebladen nodig hebt. |
| Alles afdrukken achter elkaar | Drukt relaties achter elkaar af. | Als je een compacte afdruk van meerdere relaties wilt. |
| Exporteren naar Excel | Exporteert relaties naar een Excelbestand. | Voor controle, analyse of bewerking buiten Smart Trade. |
| Exporteren naar CSV | Exporteert relaties naar een CSV-bestand. | Voor gegevensuitwisseling met andere systemen. |
Velden in het overzicht
| Veld | Functie | Wanneer gebruik je dit? | Aandachtspunt |
|---|---|---|---|
| Selectie | Selecteert een of meer relaties. | Voor acties op meerdere relaties, zoals e-mail of export. | Export kan geselecteerde relaties of alle getoonde relaties gebruiken. |
| Nummer | Toont het relatienummer. | Om een relatie uniek te herkennen. | Standaard wordt op nummer aflopend gesorteerd. |
| Naam | Toont de volledige bedrijfs- of relatienaam. | Om de juiste relatie te vinden. | Dubbelklikken opent de relatie als je voldoende toegang hebt. |
| Toont het e-mailadres en opent een e-mailkoppeling. | Voor contact of mailingacties. | Alleen gevuld als er een e-mailadres is vastgelegd. | |
| Telefoon | Toont het algemene telefoonnummer. | Voor telefonisch contact. | Telefoonnummers worden bij opslaan gecontroleerd. |
| Mobiel | Toont het mobiele nummer. | Voor mobiel contact. | Kan leeg zijn. |
| Adres | Toont straat en nummer van het contactadres. | Om snel het adres te herkennen. | Gebaseerd op het contactadres. |
| Postcode | Toont de postcode van het contactadres. | Voor adrescontrole of sortering. | Kan leeg zijn als geen contactadres is vastgelegd. |
| Plaats | Toont de plaats van het contactadres. | Voor adrescontrole of regionale selectie. | Kan leeg zijn als geen contactadres is vastgelegd. |
| Website | Toont de website. | Voor online contactgegevens. | Standaard verborgen in het overzicht. |
| BTW-nummer | Toont het btw-nummer. | Voor fiscale controle. | Standaard verborgen in het overzicht. |
| Extern nr. | Toont een extern nummer. | Voor koppelingen met externe systemen. | Standaard verborgen en beschikbaar als filter. |
| KvK | Toont het KvK-nummer. | Voor bedrijfscontrole. | Standaard verborgen in het overzicht. |
| Digitaal fac. | Geeft aan of digitaal factureren actief is. | Voor controle van factuurverzending. | Standaard verborgen in het overzicht. |
Filters in het overzicht
| Filter | Wat doet het? | Wanneer gebruik je dit? |
|---|---|---|
| Zoekveld | Zoekt relaties op een algemene zoekterm. | Als je snel een relatie wilt vinden. |
| Eerste letter | Filtert relaties op beginletter. | Als je door een alfabetische lijst wilt navigeren. |
| Relatiegroep | Filtert op de gekoppelde relatiegroep. | Als je relaties binnen een groep wilt bekijken. |
| Relatietype | Filtert op soort relatie. | Als je alleen bepaalde relatietypes wilt zien. |
| Extern nummer | Filtert op extern nummer. | Bij controle van externe koppelingen. |
| Land | Filtert op land van het primaire adres. | Voor regionale selectie of export. |
| Relatie vrije velden | Filtert op ingestelde vrije velden. | Als je organisatie eigen relatievelden gebruikt. |
| AI zoeken | Zoekt relaties via de AI-zoekfunctie. | Alleen wanneer de AI-assistent is ingeschakeld. |
Goed om te weten
Vrije velden zijn niet altijd als filter beschikbaar. In het overzicht worden filterbare vrije velden gebruikt, zoals korte tekst, checkbox en enkelvoudige keuzelijst.
Naslag: relatiekaart
De relatiekaart bestaat uit velden en widgets. Welke onderdelen je ziet, hangt af van de gekozen relatielay-out, actieve modules en rechten.
Acties op de relatiekaart
| Actie | Wat doet dit? | Wanneer gebruik je dit? | Aandachtspunt |
|---|---|---|---|
| Opslaan | Slaat de wijzigingen op. | Als je op dezelfde relatiekaart wilt blijven. | Alleen beschikbaar als je relaties mag wijzigen. |
| Opslaan en nieuw | Slaat de relatie op en opent daarna een nieuwe relatie. | Als je meerdere relaties achter elkaar wilt aanmaken. | Niet-opgeslagen adres- of contactpersoonwijzigingen worden meegenomen bij opslaan. |
| Opslaan en sluiten | Slaat de relatie op en sluit de relatiekaart. | Als je klaar bent met wijzigen. | Zonder wijzigtoegang sluit de knop de relatiekaart zonder opslaan. |
| Vorige en volgende relatie | Navigeert naar de vorige of volgende relatie uit het overzicht. | Als je meerdere relaties uit dezelfde selectie wilt controleren. | Beschikbaar op basis van de relaties die in het overzicht zijn geladen. |
| Relatie dashboard | Opent het dashboard van de relatie. | Voor samenvattende relatie-informatie. | Vereist toegang tot relatiedetails. |
| Relatie verwijderen | Verwijdert de relatie na bevestiging. | Als een relatie niet meer nodig is. | Kan niet altijd worden uitgevoerd als de relatie nog in gebruik is. |
| Relatielay-out aanpassen | Opent de inrichting van de relatiekaart. | Als velden of onderdelen anders moeten worden ingedeeld. | Wijzigingen kunnen invloed hebben op alle gebruikers die deze lay-out gebruiken. |
| Oude weergave | Opent de oude weergave van de relatiekaart. | Als je tijdelijk de oude kaart nodig hebt. | Gebruik bij voorkeur de actuele relatiekaart wanneer die voldoende is. |
| Embedded services | Toont gekoppelde diensten in het actiemenu. | Als er aanvullende diensten voor de relatiekaart zijn ingericht. | Beschikbaarheid hangt af van de inrichting. |
Waarschuwing
Verwijder een relatie alleen als je zeker weet dat deze niet meer nodig is. Een relatie kan in andere processen worden gebruikt, zoals orders, facturen, inkoop, transport of rapportages.
Velden op de relatiekaart
| Veld | Functie | Wanneer gebruik je dit? | Aandachtspunt |
|---|---|---|---|
| Nummer | Uniek relatienummer. | Om een relatie te herkennen. | Alleen-lezen. |
| Exportcode | Code voor exportdoeleinden. | Bij gegevensuitwisseling. | Gebruik volgens afspraken binnen je organisatie. |
| Externe code | Externe code van de relatie. | Voor koppelingen met andere systemen. | Niet hetzelfde als extern nummer. |
| Extern nr. | Extern nummer van de relatie. | Voor herkenning in externe systemen. | Ook beschikbaar als filter. |
| Relatiegroep | Koppelt de relatie aan een groep. | Voor standaardinstellingen en segmentatie. | Verplicht bij opslaan. |
| Relatienaam | Naam van de relatie. | Voor herkenning, zoeken en communicatie. | Verplicht bij opslaan. |
| Algemeen telefoonnummer | Algemeen telefoonnummer. | Voor telefonisch contact. | Maximaal 25 tekens en alleen geldige telefoontekens. |
| Mobiel | Mobiel telefoonnummer. | Voor mobiel contact. | Maximaal 25 tekens en alleen geldige telefoontekens. |
| Werktelefoon | Werktelefoonnummer. | Voor zakelijk telefonisch contact. | Maximaal 25 tekens en alleen geldige telefoontekens. |
| Telefoon 2 | Tweede telefoonnummer. | Voor extra bereikbaarheidsinformatie. | Maximaal 25 tekens en alleen geldige telefoontekens. |
| Algemeen e-mailadres | Algemeen e-mailadres van de relatie. | Voor algemene communicatie. | Moet een geldig e-mailformaat hebben. |
| E-mail administratief | Administratief e-mailadres. | Voor administratieve communicatie. | Moet een geldig e-mailformaat hebben. |
| Website | Website van de relatie. | Voor online contactinformatie. | Vrij invoerveld. |
| Soort relatie | Type of typen van de relatie. | Om relaties te onderscheiden, bijvoorbeeld klant, leverancier of medewerker. | De beschikbare types komen uit de inrichting. |
| Geblokkeerd | Blokkeert de relatie. | Als een relatie niet meer gebruikt mag worden. | Alleen zichtbaar of bruikbaar met het juiste recht. |
| Schermmelding | Toont een melding bij de relatie. | Voor belangrijke waarschuwingen bij gebruik van de relatie. | Kan opvallen in andere processen. |
| Opmerking | Vrije opmerking bij de relatie. | Voor toelichting die niet in een standaardveld past. | Gebruik vrije velden als je later wilt filteren of rapporteren. |
| Kredietdagen | Aantal dagen voor kredietcontrole. | Voor financiele afspraken. | Wijzigen vereist het kredietlimietrecht. |
| Kredietlimiet | Maximale kredietruimte. | Voor financiele controle. | Wijzigen vereist het kredietlimietrecht. |
| Minimale aankoopwaarde | Minimum aankoopbedrag voor de relatie. | Als er een ondergrens voor bestellingen geldt. | Kan invloed hebben op verkoopprocessen. |
| Prijzen afdrukken | Bepaalt of prijzen inclusief of exclusief btw worden afgedrukt. | Voor documentweergave. | Kan vanuit relatiegroepen worden overgenomen. |
| Factuurverzendwijze | Bepaalt hoe facturen worden verzonden. | Voor digitale of andere factuurverzending. | Kan gevolgen hebben voor factuurcommunicatie. |
| Herinnerwijze | Eerste herinnerwijze voor betalingsherinneringen. | Voor debiteurenbeheer. | Kan vanuit relatiegroepen worden overgenomen. |
| Herinnerwijze 2 | Tweede herinnerwijze voor vervolgherinneringen. | Voor debiteurenbeheer. | Kan vanuit relatiegroepen worden overgenomen. |
| Laatst gewijzigd | Datum en tijd van laatste wijziging. | Voor controle van recente wijzigingen. | Alleen-lezen. |
| Laatst geexporteerd | Datum en tijd waarop de relatie is geexporteerd. | Voor controle van exports. | Alleen-lezen. |
| Rechtsvorm | Juridische vorm van de relatie. | Voor bedrijfsgegevens. | Vrij invoerveld. |
| Op mailinglijst | Geeft aan of de relatie op de mailinglijst staat. | Voor mailingsegmenten. | Controleer toestemming en interne afspraken. |
| BTW-nummer | Btw-nummer van de relatie. | Voor fiscale controle. | Gebruik het juiste formaat. |
| KvK-nummer | KvK-nummer van de relatie. | Voor bedrijfscontrole. | Gebruik het juiste formaat. |
| Leveringswijze | Standaard leveringswijze. | Voor logistieke verwerking. | Kan vanuit relatiegroepen worden overgenomen. |
| Vertegenwoordiger | Koppelt een vertegenwoordiger aan de relatie. | Voor verkoopopvolging of rapportage. | Keuze komt uit beschikbare vertegenwoordigers. |
| Status | Status van de relatie. | Voor controle of een relatie actief of gecontroleerd is. | Alleen zichtbaar als relatiestatussen actief zijn. |
| Aanhef | Aanhef of geslachtsprefix. | Voor communicatie en aanspreekvorm. | Keuze komt uit de inrichting. |
| Klant TF-code | Troublefree klantcode. | Voor specifieke klantkoppelingen of herkenning. | Alleen gebruiken volgens interne afspraken. |
| Leverancier TF-code | Troublefree leverancierscode. | Voor specifieke leverancierskoppelingen of herkenning. | Alleen gebruiken volgens interne afspraken. |
| Factuurrelatie | Relatie waarop facturatie wordt geboekt. | Als facturen via een andere relatie lopen. | Kan financiele gevolgen hebben. |
| Factuurtype | Standaard factuurtype. | Voor facturatie-inrichting. | Keuze komt uit de inrichting. |
| Ordertype | Standaard ordertype. | Voor verkooporders of procesinrichting. | Keuze komt uit de inrichting. |
| Factuurfrequentie | Frequentie waarmee wordt gefactureerd. | Voor periodieke facturatie. | Afhankelijk van facturatie-inrichting. |
| BTW forceren | Forceert een btw-code voor de relatie. | Als btw niet uit het artikel moet komen. | Kan financiele gevolgen hebben. |
| Standaard vervoerder | Vervoerder die standaard bij de relatie hoort. | Voor transport of levering. | Afhankelijk van actieve modules. |
| Standaard werkrol | Standaard werkrol voor de relatie. | Voor werk- of ticketingprocessen. | Afhankelijk van actieve modules. |
| Werkurencontracten | Koppelt werkurencontracten aan de relatie. | Voor werkuren of contractafspraken. | Afhankelijk van actieve modules. |
| Staffelcode | Prijstier of staffelcode voor prijsbepaling. | Voor staffelprijzen of prijsafspraken. | Afhankelijk van inrichting. |
| Grootboek forceren | Forceert een grootboekinstelling voor de relatie. | Voor financiele verwerking. | Kan financiele gevolgen hebben. |
Onderdelen en widgets op de relatiekaart
| Onderdeel | Functie | Wanneer gebruik je dit? | Aandachtspunt |
|---|---|---|---|
| Adressen | Beheert adressen van de relatie. | Voor contactadressen, afleveradressen en vestigingen. | Postcode, nummer en straat zijn verplicht bij een nieuw adres. |
| IBAN-rekeningen | Beheert bankrekeningnummers. | Voor betalingen of incasso. | Controleer het juiste rekeningnummer zorgvuldig. |
| Machtigingen | Beheert incassomachtigingen. | Voor automatische incasso. | Gebruik alleen wanneer incasso is ingericht. |
| Facturatie | Beheert facturatie-instellingen. | Voor betalingsvoorwaarden en factuurafspraken. | Kan financiele gevolgen hebben. |
| Connecties | Legt relaties tussen relaties vast. | Voor moeder-dochterrelaties of andere verbanden. | Gebruik consistente connectietypes. |
| Opmerkingen | Beheert opmerkingen bij de relatie. | Voor gestructureerde relatieopmerkingen. | Niet hetzelfde als vrije velden. |
| Toont of beheert e-mailgegevens. | Voor relatiecommunicatie. | Afhankelijk van inrichting. | |
| Assettoegang | Beheert assetrechten of assettoegang. | Voor assetgerelateerde processen. | Alleen relevant als assets actief zijn. |
| Tokens | Beheert relatiegebonden tokens. | Voor koppelingen of toegangsscenario's. | Behandel tokens als gevoelige toegangsinformatie. |
| Access tokens | Beheert toegangstokens voor de relatie. | Voor specifieke koppelingsscenario's. | Behandel tokens als gevoelige toegangsinformatie. |
| Verplichte velden | Beheert verplichte relatievelden. | Als bepaalde processen extra verplichte gegevens nodig hebben. | Kan invloed hebben op opslaan of verwerken. |
| Wijzigingen | Toont wijzigingshistorie. | Voor controle achteraf. | Beschikbare details kunnen per inrichting verschillen. |
| Prijsafspraken instellingen | Beheert algemene prijsafspraakinstellingen. | Voor prijsafspraken op relatieniveau. | Kan verkoopprijzen beinvloeden. |
| Prijsafspraken artikelen | Beheert prijsafspraken per artikel. | Voor specifieke artikelprijzen of kortingen. | Kan verkoopprijzen beinvloeden. |
| Prijsafspraken hoofdartikelen | Beheert prijsafspraken per hoofdartikel. | Voor afspraken op hoofdartikelniveau. | Kan verkoopprijzen beinvloeden. |
| Prijsafspraken artikelgroepen | Beheert prijsafspraken per artikelgroep. | Voor groepskortingen of groepsprijzen. | Kan verkoopprijzen beinvloeden. |
| Prijsafspraken fabrikanten | Beheert prijsafspraken per fabrikant. | Voor fabrikantafspraken. | Kan verkoopprijzen beinvloeden. |
| Bijlagen | Beheert bestanden bij de relatie. | Voor documenten, contracten of bewijsstukken. | Beschikbaar als widget. |
| Werkprocessen | Toont of beheert gekoppelde werkprocessen. | Voor taken of procesinformatie. | Afhankelijk van actieve modules. |
| Printlayouts | Beheert printlayouts per relatie. | Voor documentopmaak per relatie. | Beschikbaar als widget. |
| Contactpersonen | Beheert contactpersonen. | Voor personen binnen de relatie. | Een primair contactpersoon kan apart worden ingesteld. |
| Peppol configuratie | Beheert Peppol-identificatie. | Voor e-facturatie via Peppol. | Identificatietype kan btw, GLN, KvK of OIN zijn. |
| Asset cross reference | Koppelt assetreferenties. | Voor assetgerelateerde processen. | Afhankelijk van actieve modules. |
| Inbox processor configuratie | Beheert inboxverwerking. | Voor automatische verwerking vanuit inboxfunctionaliteit. | Afhankelijk van actieve modules. |
Lay-outonderdelen
| Onderdeel | Functie |
|---|---|
| Tabs | Maakt tabbladen in de relatiekaart. |
| Rijen | Groepeert velden in rijen. |
| Kolommen | Verdeelt velden over kolommen. |
| Veldgroep | Groepeert velden visueel. |
| Scheidingslijn | Voegt een visuele scheiding toe. |
Naslag: adressen en contactpersonen
Nieuw adres
| Veld | Functie | Aandachtspunt |
|---|---|---|
| Standaard contactadres | Geeft aan dat het adres als contactadres wordt gebruikt. | Gebruik voor algemene correspondentie. |
| Standaard afleveradres | Geeft aan dat het adres als afleveradres wordt gebruikt. | Gebruik voor leveringen. |
| Adresnaam | Herkenbare naam van het adres. | Handig bij meerdere vestigingen. |
| Postcode | Postcode van het adres. | Verplicht zodra je een nieuw adres opslaat. |
| Nummer | Huis- of pandnummer. | Verplicht zodra je een nieuw adres opslaat. |
| Straat | Straatnaam. | Verplicht zodra je een nieuw adres opslaat. |
| Plaats | Plaatsnaam. | Wordt opgeslagen bij het adres. |
| Wijk | Wijk of district. | Optioneel. |
| Land | Land van het adres. | Wordt via landkeuze opgeslagen. |
| Vestigings GLN | GLN van de vestiging. | Alleen gebruiken als je organisatie GLN's gebruikt. |
Nieuwe contactpersoon
| Veld | Functie | Aandachtspunt |
|---|---|---|
| Op mailinglijst | Geeft aan of de contactpersoon op de mailinglijst staat. | Gebruik alleen als de contactpersoon communicatie mag ontvangen. |
| Primair contactpersoon | Maakt de contactpersoon primair. | Na opslaan kan deze persoon als primair contact worden gebruikt. |
| Functie | Functie van de contactpersoon. | Voor herkenning binnen de organisatie. |
| Voornaam | Voornaam. | Gebruik voor herkenbare communicatie. |
| Tussenvoegsel | Tussenvoegsel. | Optioneel. |
| Achternaam | Achternaam. | Gebruik voor herkenbare communicatie. |
| Telefoon | Telefoonnummer. | Moet een geldig telefoonformaat hebben. |
| Werktelefoon | Werktelefoonnummer. | Moet een geldig telefoonformaat hebben. |
| Mobiel | Mobiel telefoonnummer. | Moet een geldig telefoonformaat hebben. |
| E-mailadres. | Moet een geldig e-mailformaat hebben. |
Naslag: relatiegroepen
Deze velden en tabbladen kunnen op de relatiegroepenpagina voorkomen.
| Veld of tab | Functie | Wanneer gebruik je dit? | Aandachtspunt |
|---|---|---|---|
| Relatiegroepen | Hoofdtab met algemene groepsinstellingen. | Voor naam en standaardwaarden. | Beschikbaar voor nieuwe en bestaande groepen. |
| Prijsafspraken | Beheert prijsafspraken per groep. | Voor kortingen of vaste prijzen per groep. | Alleen zichtbaar wanneer de groep bestaat en de benodigde toegang beschikbaar is. |
| Extra velden | Beheert vrije velden op relatiegroepniveau. | Als je extra informatie per groep vastlegt. | Alleen zichtbaar wanneer de groep bestaat en de benodigde toegang beschikbaar is. |
| Bestand import | Importeert prijsafspraken voor een groep. | Voor bulk-invoer van vaste prijzen per product. | Gebruikt een CSV-bestand en scheidingsteken. |
| Facturatie | Beheert betalingsvoorwaarden per relatiegroep. | Voor groepsafhankelijke facturatie-inrichting. | Alleen zichtbaar bij bestaande groepen. |
| Layouts | Beheert layouts per relatiegroep. | Voor groepsafhankelijke documentlayouts. | Alleen zichtbaar bij bestaande groepen. |
| Debiteurgroep ID | Uniek nummer van de groep. | Voor herkenning of verwijzing. | Alleen-lezen. |
| Omschrijving | Keuze van bestaande groep of nieuwe groep. | Om een groep te openen of een nieuwe te starten. | Kies een bestaande groep om te bewerken. |
| Debiteurgroep | Naam van de relatiegroep. | Voor herkenbare groepsindeling. | Gebruik duidelijke namen. |
| Standaard relatie-status | Status die nieuwe relaties in deze groep kunnen krijgen. | Als relaties in deze groep standaard een bepaalde status nodig hebben. | Alleen zichtbaar als relatiestatussen actief zijn. |
| Leveringswijze | Standaard leveringswijze. | Voor logistieke standaardwaarden. | Kan naar relaties worden doorgevoerd. |
| Leveren vanuit magazijn | Standaard magazijn. | Als levering vanuit een vast magazijn hoort te komen. | Alleen zichtbaar als deze instelling actief is. |
| Layouts afdrukken | Bepaalt inclusief of exclusief btw afdrukken. | Voor documentweergave. | Kan naar relaties worden doorgevoerd. |
| Vaste korting | Kortingspercentage voor de groep. | Als alle relaties in de groep dezelfde korting krijgen. | Kan financiele gevolgen hebben. |
| Prijskolom | Standaard prijskolom. | Voor prijsbepaling. | Kan naar relaties worden doorgevoerd. |
| Staffelcode | Standaard staffelcode. | Voor staffelprijzen. | Afhankelijk van inrichting. |
| BTW forceren | Forceert een btw-code voor de groep. | Als btw niet uit artikelen moet komen. | Kan financiele gevolgen hebben. |
| Factureerwijze | Standaard factuurverzendwijze. | Voor digitale of andere factuurverzending. | Kan naar relaties worden doorgevoerd. |
| Herinnerwijze | Eerste herinnerwijze. | Voor betalingsherinneringen. | Kan naar relaties worden doorgevoerd. |
| Herinnerwijze 2 | Tweede herinnerwijze. | Voor vervolgherinneringen. | Kan naar relaties worden doorgevoerd. |
| Hoofdafzenderadres | Afzenderadres voor de groep. | Voor communicatie of documenten. | Beschikbaar als invoerveld. |
| Relatiegroepbadge | Badge voor de groep. | Voor herkenning van groepen. | Alleen zichtbaar als badges beschikbaar zijn. |
| Loyaliteitsprogramma | Zet loyaliteitsprogramma voor de groep aan. | Als spaarpunten of loyaliteit gelden voor deze groep. | Alleen zichtbaar als de functie actief is. |
| Prijzen op klantendisplay verbergen | Verbergt prijzen op de klantendisplay voor deze groep. | Bij POS-omgevingen met klantendisplay. | Kan uitgeschakeld zijn als prijzen voor alle relaties al verborgen worden. |
| Op mailinglist | Zet relaties uit deze groep standaard op de mailinglijst. | Voor mailingsegmenten. | Kan naar relaties worden doorgevoerd. |
| Bedrijfsgegevens zoeken inschakelen voor nieuwe relaties | Zet bedrijfsgegevens zoeken aan voor nieuwe relaties in de groep. | Als bedrijfsgegevens automatisch gezocht mogen worden. | Alleen gebruiken als dit past bij je proces. |
| Prijsafspraken toepassen | Geeft aan dat prijsafspraken worden meegenomen bij toepassen op alle relaties. | Bij groepswijzigingen met prijsafspraken. | Controleer dit bewust voordat je toepast. |
| Toepassen op alle relaties | Past groepsinstellingen toe op gekoppelde relaties. | Als bestaande relaties dezelfde groepsinstellingen moeten krijgen. | Niet ongedaan te maken volgens de melding in het scherm. |
Naslag: vrije velden
Vrije velden gebruik je voor informatie die niet in standaardvelden past. De relatiemodule ondersteunt vrije velden en vrije veldsecties.
| Type vrij veld | Waarvoor gebruik je dit? |
|---|---|
| Regel tekst | Korte tekst op een regel. |
| Checkbox | Ja/nee-keuze. |
| Datum | Datumwaarde. |
| Tekst | Langere tekst. |
| Artikel | Verwijzing naar een artikel. |
| Artikelen | Verwijzing naar meerdere artikelen. |
| Tekst met opmaak | Tekst met opmaakmogelijkheden. |
| Bestand | Bestandskoppeling. |
| Dropdown | Keuze uit een lijst. |
| Dropdown meerdere | Meerdere keuzes uit een lijst. |
| Wachtwoord | Wachtwoordwaarde. |
| Relatie | Verwijzing naar een relatie. |
| Contactpersoon | Verwijzing naar een contactpersoon. |
| Asset | Verwijzing naar een asset. |
| Notitie | Notitieveld. |
Tip
Gebruik vrije velden voor informatie die je later wilt terugvinden, filteren of rapporteren. Gebruik opmerkingen vooral voor losse toelichting.
Rechten voor de relatiemodule
Deze rechten bepalen welke onderdelen een gebruiker kan openen of wijzigen.
| Recht | Wat dit recht doet |
|---|---|
relatie_blokkeren | Hiermee kan de gebruiker de blokkering van een relatie gebruiken of beheren. |
relaties_details | Hiermee kan de gebruiker de relatiekaart en het relatiedashboard openen. |
relaties_gesprekken | Hiermee kan de gebruiker relatie-notities of gesprekken openen. |
relaties_import | Hiermee kan de gebruiker de import/exportpagina voor relaties openen. |
relaties_omzet | Hiermee kan de gebruiker de omzethistorie van relaties openen. |
relaties_overzichten | Hiermee kan de gebruiker de betalingsanalyse openen. |
relaties_snelzoek_toon_financien | Hiermee kan de gebruiker financiele relatie-informatie in de snelzoeker of relatiezijbalk zien. |
relaties_wijzigen | Hiermee kan de gebruiker relaties aanmaken en relatiegegevens wijzigen. |
relatie_kredietlimiet_wijzigen | Hiermee kan de gebruiker kredietlimiet en kredietdagen wijzigen. |
relaties_teams | Hiermee kan de gebruiker relatieteams openen of beheren. |
kolomconfiguratie_bewerken | Hiermee kan de gebruiker kolominstellingen van tabellen aanpassen. |
Praktijkvoorbeelden
Nieuwe klant aanmaken
Een administratief medewerker krijgt een nieuwe klantaanvraag. De medewerker maakt een nieuwe relatie aan, vult relatienaam en relatiegroep in, voegt e-mailadres en telefoonnummer toe en slaat de relatie op. Daarna vult de medewerker adresgegevens en contactpersonen aan.
Verkoopmedewerker zoekt een relatie en stuurt een e-mail
Een verkoopmedewerker zoekt de relatie via het relatie-overzicht, selecteert de juiste relatie en gebruikt Email verzenden. De software gebruikt het e-mailadres dat bij de relatie is vastgelegd.
Relaties indelen in een nieuwe groep
Een beheerder maakt een relatiegroep aan voor relaties met dezelfde leveringswijze, prijskolom en factuurwijze. Nieuwe relaties worden aan deze groep gekoppeld, zodat standaardinstellingen niet steeds handmatig hoeven te worden ingevuld.
Groepsinstellingen doorvoeren naar bestaande relaties
Een organisatie wijzigt de standaard factuurwijze voor een relatiegroep. De beheerder controleert eerst de groep, kiest daarna Toepassen op alle relaties en bevestigt de waarschuwing.
Financiele medewerker bekijkt omzet of betalingsanalyse
Een financiele medewerker gebruikt Omzethistorie of Betalingsanalyse om relatiegegevens te controleren. Hiervoor zijn de bijbehorende rechten nodig.
Veelgestelde vragen
Waarom kan ik geen nieuwe relatie opslaan?
Controleer of Relatienaam en Relatiegroep zijn ingevuld. Deze velden zijn verplicht. Controleer ook of e-mailadressen en telefoonnummers geldig zijn.
Waarom kan ik een relatie openen maar niet wijzigen?
Waarschijnlijk heb je wel toegang om relatiegegevens te bekijken, maar niet het recht relaties_wijzigen. Zonder dit recht is opslaan uitgeschakeld.
Waarom zie ik de knop Nieuwe relatie niet?
De knop Nieuwe relatie is alleen zichtbaar voor gebruikers die relaties mogen wijzigen.
Waarom ziet mijn relatiekaart er anders uit dan bij een collega?
De relatiekaart is configureerbaar. De zichtbare velden kunnen afhangen van de relatielay-out, actieve modules, instellingen en rechten.
Waarom worden groepsinstellingen niet overal automatisch aangepast?
Groepsinstellingen worden toegepast wanneer een relatiegroep bij een relatie wordt gebruikt of wanneer je op de relatiegroepenpagina bewust kiest voor Toepassen op alle relaties. Controleer bij bestaande relaties altijd of je de groepsinstellingen opnieuw wilt doorvoeren.
Waarom kan ik een relatiegroep niet verwijderen?
Een relatiegroep kan niet worden verwijderd zolang er nog relaties aan die groep gekoppeld zijn. Koppel relaties eerst aan een andere groep voordat je de groep verwijdert.
Waarom zie ik geen financiele informatie in de snelzoeker of zijbalk?
Daarvoor is het recht relaties_snelzoek_toon_financien nodig.
Waarom kan ik kredietlimiet of kredietdagen niet aanpassen?
Voor deze velden is het recht relatie_kredietlimiet_wijzigen nodig.
Tips en best practices
- Werk zoveel mogelijk met relatiegroepen voor standaardinstellingen.
- Geef relatiegroepen duidelijke namen, zoals
Retail klanten,Leveranciers EUofServicecontract klanten. - Geef gebruikers alleen rechten die ze nodig hebben voor hun werk.
- Beperk rechten voor import, omzet, betalingsanalyse, kredietlimiet en teams tot medewerkers die deze taken uitvoeren.
- Controleer relatiegroepen voordat je instellingen op alle relaties toepast.
- Gebruik vrije velden voor informatie die je later wilt filteren of rapporteren.