Wat zijn e-mailsjablonen?

Een e-mailsjabloon is de standaardtekst die meegaat bij het mailen van een document. Per module/lay-out heb je een eigen sjabloon, zodat een offerte-mail anders kan zijn dan een factuur-mail. Met dynamische velden vult Smart Trade de tekst automatisch aan met gegevens zoals de klantnaam, het ordernummer of het factuurbedrag, zodat elke e-mail persoonlijk is zonder dat je hem handmatig aanpast.

Kort gezegd: je past de standaardtekst per documenttype aan; met dynamische velden (zoals #factuur_nummer#) worden de juiste gegevens automatisch ingevuld.

Naar de e-mailsjablonen navigeren

Je beheert de e-mailteksten via Instellingen ? Afdruklayouts ? Standaard sjablonen. Klik daar achter de betreffende lay-out op het e-mailknopje (het envelop-icoon). Je opent zo het e-mailsjabloon dat bij die lay-out hoort.

Het e-mailsjabloon aanpassen

In het ontwerpscherm van het sjabloon regel je het volgende:

Zakelijke en particuliere tekst

Bij elk e-mailsjabloon geef je zowel een zakelijke als een particuliere tekst op. Dat is handig als je met twee gescheiden lay-outseries werkt (exclusief en inclusief btw). Maak je geen onderscheid, vul dan alleen de zakelijke variant (excl. btw) in; die wordt dan ook voor particulieren (incl. btw) gebruikt.

Meerdere e-mailteksten per lay-out

Je kunt meerdere e-mailteksten bij hetzelfde type lay-out aanmaken met de knop + Nieuw e-mailsjabloon rechtsboven. De extra teksten verschijnen als tabbladen in het ontwerpscherm. Bij het versturen van een e-mail kies je welke tekst je gebruikt.

Dynamische velden gebruiken

Rechts naast de e-mailtekst staat een lijst met dynamische velden. Neem een veld over in je tekst; het wordt bij het versturen automatisch vervangen door de bijbehorende waarde. Zo levert #factuur_nummer# het factuurnummer van de betreffende factuur op.

Goed om te weten
Welke dynamische velden beschikbaar zijn, hangt af van het type document (een factuurveld is bijvoorbeeld alleen beschikbaar bij een factuur). Gebruik alleen velden uit de lijst die bij het sjabloon hoort.

Complexere dynamische teksten

Wil je meer dan een los gegeven invoegen – bijvoorbeeld een automatisch opgebouwd tabelletje, of tekst die alleen in bepaalde situaties verschijnt (zoals “Let op: u heeft de factuur al betaald”) – dan komt daar specialistische kennis (Twig) bij kijken.

Waarschuwing
Voorwaardelijke teksten en tabellen met Twig zijn geavanceerd; een fout heeft snel gevolgen voor al je uitgaande e-mails. Plan hiervoor een afspraak met een consultant in via de helpdesk in plaats van het zelf uit te proberen op een sjabloon dat in gebruik is.

Welke tekst wordt gebruikt bij het versturen?

Bij het mailen van een document kies je in het afdruk- en e-mailvenster welke e-mailtekst je gebruikt (als er meerdere zijn) en kun je die voor die ene verzending nog aanpassen. Een blijvende wijziging doe je hier, in het e-mailsjabloon zelf.