Controleer of de lijst geschikt is

• Is de lijst in Excel te bewerken? Een PDF of Word-bestand is maar in bepaalde gevallen automatisch om te zetten.
• Bevat de Excel veel opmaak of is die inconsistent opgebouwd? Vraag de leverancier dan om een “schone” lijst zonder opmaak.
• Heeft elk artikel een unieke leveranciers-artikelcode of EAN? Zonder unieke code loop je vroeg of laat vast; vraag de leverancier de artikelen van een code te voorzien.
• Gebruikt de leverancier ieder jaar dezelfde artikelcode? Dat is nodig om je assortiment later opnieuw te kunnen bijwerken.

Bepaal welke informatie je nodig hebt

Maak je nieuwe artikelen aan, dan heb je minimaal de basisgegevens nodig, zoals een artikelbenaming en een artikeleenheid. Werk je alleen bestaande artikelen bij (bijvoorbeeld een nieuwe inkoop- of verkoopprijs), dan zijn alleen de gewijzigde gegevens nodig, naast de unieke code om het artikel te herkennen.

Bouw een schone lijst

• Verwijder lege regels en tussenkopjes. Is de informatie uit een tussenkopje relevant, neem die dan op in de artikelregel zelf.
• Zorg dat iedere regel één artikel bevat en dat alle informatie van dat artikel op diezelfde regel staat.
• Controleer op dubbele artikelcodes binnen de lijst: elk artikel mag maar één keer voorkomen. Combineer de informatie tot één regel, of splits op naar twee importbestanden waarbij het tweede het eerste bijwerkt.

Welke gegevens je handig kunt opnemen

Welke velden je precies nodig hebt, hangt af van je bedrijf. Handig is om alle relevante gegevens in de import op te nemen. Een aantal suggesties, gegroepeerd:

Unieke identificatie

• EAN-barcode;
• fabrikantcode in combinatie met de fabrikant;
• leverancierscode in combinatie met de leverancier.

Artikelgegevens

• artikelbenaming (en eventueel een eigen verkoopbenaming);
• hoofdeenheid;
• fabrikant en (hoofd)leverancier;
• btw-tarief, als dat afwijkt van je standaard;
• inkoopprijs en verkoopprijs (eventueel per prijskolom).

Groepsindeling

• artikelgroep;
• hoofdartikel.

Verpakkingsgegevens (ten opzichte van de hoofdeenheid)

• aantal stuks per hoofdeenheid;
• aantal hoofdeenheden per verpakking (pallet) en per miniverpakking (doos of minimumafname);
• aantal lagen per verpakking;
• type afnameverplichting en een eventuele toeslag bij afname anders dan per verpakking;
• type statiegeldverpakking.

Importeer in delen

Lees een grote lijst niet in één keer in. Test eerst met één artikel om te zien of het gaat zoals je verwacht, en verwerk de rest daarna in behapbare blokken. Zo houd je grip en voorkom je dat een fout je hele assortiment raakt.