Voor je begint

Je vindt de importer in de module Artikelbeheer via het menu-item Import V3. Je hebt een goed voorbereid CSV- of Excel-bestand nodig. Hoe je een lijst voorbereidt, staat in het artikel over het klaarmaken van een artikellijst.

Stap 1 – Importbestand

In stap 1 kies je waarmee je verder gaat:

• Nieuwe import — een nieuw bestand inlezen;
• Import in bewerking — een eerder gestarte, nog niet verwerkte import oppakken.

Naast het inlezen is er een tabblad Templates. Al verwerkte imports vind je op de aparte pagina Verwerkte imports (via het actiemenu). Met het rode prullenbak-icoon verwijder je een lijst uit deze lijst; dat verwijdert alleen de import zelf, niet de al uitgevoerde verwerking.

Bij een nieuwe import kies je het bestand. Geschikt zijn een CSV- of Excel-bestand. Sla een CSV op als “CSV (gescheiden door lijstscheidingsteken) (*.csv)”. Je kunt hier ook Meer info aanzetten, waarmee je onder de stappen een logboek krijgt met informatie over eventuele fouten.

Een geschikte lijst maken

Een geschikte lijst heeft in de eerste rij de kolomnamen, met daaronder per rij één artikel. Let daarbij op:

• geen lege regels tussen de artikelen;
• de waarde in een cel past bij de eigenschap;
• geen €-teken bij een prijs;
• een EAN-barcode staat als getal.

Welke velden je kunt gebruiken en wat ze betekenen, staat in de referentietabel bij stap 3.

Handige Excel-tips

Stap 2 – Bestandstype

Hier staan de eigenschappen van het ingelezen bestand. Meestal kun je deze stap direct doorzetten, omdat de instellingen al goed staan. De instellingen zijn:

Stap 3 – Artikeleigenschappen koppelen

In stap 3 koppel je elke kolom uit je bestand aan een veld van het artikel, zodat de gegevens op de juiste plek terechtkomen. Klik op het pen-icoon naast een kolom om het juiste veld te kiezen.

Waar staat welke eigenschap voor?

Alle artikeleigenschappen staan in de keuzelijst. Onderstaande tabel geeft per eigenschap het datatype en een korte uitleg.

Stap 4 – Import-opties

In stap 4 bepaal je hoe de import zich gedraagt. Links staat een matrix met de gekoppelde eigenschappen; rechts staan de beleidsinstellingen.

De matrix per eigenschap

Bij Bijwerken kies je per eigenschap wanneer die wordt overgenomen:

Bij Foutafhandeling kies je wat er gebeurt als in deze eigenschap een fout optreedt:

Per regel zijn er drie acties: met het pen-icoon (bewerken) verander je de bron van een eigenschap en geef je een eigen waarde op als de bron leeg is; met het groene plus-icoon voeg je een eigenschap toe die niet in de lijst staat; met het rode prullenbak-icoon verwijder je een zelf toegevoegde eigenschap.

Let op
Kies je geen enkel matchveld, dan waarschuwt Smart Trade: alle artikelen worden dan als nieuw ingelezen en er worden geen bestaande artikelen bijgewerkt.

De beleidsinstellingen

Waarschuwing
Gebruik de end-of-life-optie niet als je versie lager is dan 21.94. Daar zat een fout in die vanaf 21.94 is opgelost.

Stap 5 – Bevestigen

De laatste stap toont een samenvatting van wat de import gaat doen, met onder meer het totaal aantal items, het aantal overgeslagen items, het aantal bij te werken bestaande items, het aantal extra items door een beleidsinstelling en het aantal nieuw aan te maken items.

Daaronder staan twee knoppen:

• Start import — start de hele import;
• Test import — verwerkt alleen de eerste twee items, zodat je het resultaat kunt controleren.

Daaronder staat het resultaat in matrixen, verdeeld over de tabbladen In te lezen rijen, Overgeslagen rijen (door de instellingen van stap 4, vaak vanwege fouten) en Extra rijen (die door een beleidsinstelling extra worden verwerkt). Een legenda legt de kleuren uit, zoals Ongewijzigd, Nieuwe waarde, Waarde met waarschuwing, Nieuw item, Overgeslagen waarde en Waarde met fout. Ga je met de muis op een cel staan, dan zie je de huidige waarde van die eigenschap.

Goed om te weten
Elk van de drie matrixen kun je exporteren: kies het juiste tabblad en gebruik in het actiemenu Exporteer als .xlsx of Exporteer als .csv.

Een importbestand wijzigen

Bevat een bestand fouten die je hebt verbeterd, dan hoef je niet opnieuw te beginnen. Ga naar het actiemenu en kies Wijzig import bestand, en upload het nieuwe of gewijzigde bestand. Je kiest wat er met de huidige lijst gebeurt: overschrijven of bewaren (dan maak je een nieuwe import met dezelfde instellingen). Je krijgt daarna nog een controlevraag.

Let op
Pas je de kopregel aan of voeg je kolommen toe of verwijder je die, dan kan het bestand de bestaande koppeling (template) niet meer gebruiken en moet je het als nieuw bestand inlezen. Houd je dezelfde opbouw aan, dan kun je op deze manier ook een nieuw ontvangen leveranciersbestand inlezen.

Een import terugdraaien (back-up)

Een ingelezen lijst kun je terugzetten via een back-up:

1. Ga naar de betreffende import door er bij stap 1 op te klikken.
2. Kies in het actiemenu Backups.
3. Kies de juiste import; de nieuwste staan onderaan. Je ziet daaronder wat de wijzigingen waren.
4. Klik op terugdraaien om de waarden te herstellen naar vóór deze import. Artikelen die door de import nieuw zijn aangemaakt, worden verborgen.

Let op
Verwijder je een import (met het prullenbak-icoon), dan kan de back-up daarna niet meer worden teruggedraaid.

Het logboek

Het logboek houdt de details van de import bij, met name over fouten. Je zet het aan het begin aan met het vinkje Meer info. Ben je al bezig, dan zet je het alsnog aan via het actiemenu met Zet meer info aan.

In het logboek kunnen verschillende meldingen staan. Een paar veelvoorkomende:

• Geen btw-percentage gevonden; het standaardpercentage wordt gebruikt.
• Er is geen match gekozen: alle artikelen worden als nieuw ingelezen.
• Omschrijving of fabrikant is verplicht voor een nieuw artikel.
• Een artikelgroep kan niet gevonden worden.
• De eenheid van het te importeren artikel verschilt van het matchende artikel.
• Een kolomnaam kan niet worden gelezen (controleer de kolom en pas eventueel de karakterset aan).