Introductie

Transport is de planningsapp waarmee je transportritten samenstelt. Wat vervoerd moet worden, plan je in een rit: verkooporders, afleverbonnen, inkooporders en ontvangsten. Aan een rit koppel je een chauffeur en een voertuig, en je bepaalt de vertrekdatum, de tijden en de volgorde van de stops.

Je werkt met twee lijsten: de items die nog niet ingepland zijn en de bestaande ritten. Je sleept in te plannen items in een rit en ordent de volgorde. Een landkaart, een tweede scherm en een lay-out-scherm helpen bij het plannen.

De vuistregel: kies een datum, maak een transportrit met een chauffeur, sleep de items erin, orden de volgorde en rond de rit af.

Voor je begint

Om te plannen heb je toegang nodig tot de module Transport. Verder is het goed om te weten:

• Je plant per datumbereik. Met de datumknoppen ga je een dag vooruit of achteruit of naar een volgend of vorig datumbereik.
• Voor een rit heb je een chauffeur nodig; een voertuig kun je toewijzen.
• Inkooporders en ontvangsten kun je alleen inplannen als de bijbehorende instelling aanstaat.
• Een afleverbon die al geleverd of ondertekend is, kun je niet meer aan een rit toevoegen of van rit wisselen.

Schermen in Transport

Stap voor stap: een transportrit plannen

1. Open Transport en kies het datumbereik dat je wilt plannen.
2. Maak een rit met Nieuwe rit.
3. Kies een chauffeur en zo nodig een voertuig, en stel de vertrekdatum, vertrektijd en eindtijd in.
4. Sleep de in te plannen items in de rit, of gebruik Toevoegen aan transportrit. Je kunt orders, afleverbonnen, inkooporders en ontvangsten inplannen.
5. Sleep de items binnen de rit om de volgorde te bepalen.
6. Bevat de rit orders of inkooporders, dan genereer je de afleverbonnen of ontvangsten door op het vrachtwagen-icoon van de rit te klikken.
7. Informeer de klant over de geplande levering met de e-mail- of sms-knop bij het item.
8. Rond de rit af door de rit te bewerken en de status op Afgerond te zetten.

Tip
Selecteer eerst meerdere items en voeg ze in één keer toe aan een nieuwe of bestaande rit. Met de rit-filters kun je de ritten groeperen op chauffeur en afgeronde ritten verbergen.

Gevolgen van plannen en afronden

• Een ingepland item staat op de rit en verdwijnt uit de lijst met in te plannen items. Koppel je het los, dan komt het weer terug.
• Bij het afronden van een rit worden onafgeronde afleverbonnen op die rit ook afgerond.
• Staat de betreffende instelling aan, dan kun je een rit markeren als gefactureerd of weer als niet gefactureerd.

Let op
Het loskoppelen van een al geleverde of ondertekende afleverbon vraagt om een bevestiging, omdat dit gevolgen heeft voor een levering die al is uitgevoerd.

Wat je kunt inplannen

Een rit kan verschillende soorten items bevatten. Je kunt ze combineren of een rit beperken tot één soort.

Ritstatussen

Klant informeren over de geplande levering

Vanuit een rit kun je klanten per e-mail of sms informeren over de geplande levering, en leveranciers over een geplande afhaling. Je informeert per item met de e-mail- of sms-knop bij dat item; je ziet daarbij of er al is geïnformeerd, en je kunt in één keer alle nog niet geïnformeerde klanten informeren.

Let op: informeren kan niet altijd
Informeren is niet mogelijk als:

• er geen vertrektijd of eindtijd bekend is;
• de rit nog een concept is;
• de rit al is afgerond of al onderweg is;
• er geen e-mailadres of telefoonnummer bekend is.

Welke berichten worden verstuurd, bepaalt de beheerder met de bijbehorende instellingen.

Weegbrug

Werk je met een weegbrug, dan kun je een rit wegen. Smart Trade vergelijkt het gewogen gewicht met het verwachte gewicht en toont de afwijking. Je geeft de weging vrij voor levering, of je slaat het wegen over. Is er nog geen of maar één weging uitgevoerd, dan vraagt Smart Trade om een bevestiging voordat je de rit vrijgeeft.

Transport Grid

De Transport Grid is een aparte tabelweergave van de in te plannen items, met een eigen adres (zie de naslag). Je ziet kolommen zoals losadres, voorkeurstijdstip, leverdatum, op welke ritten een item staat, de bon en het adres. Je kunt filteren, zoeken en de items van hieruit in ritten inplannen. De landkaart is in de grid niet beschikbaar.

Goed om te weten
Je kunt de tabelweergave (welke kolommen zichtbaar zijn) opslaan voor deze computer, zodat de grid er de volgende keer hetzelfde uitziet.

Filters en weergave

Met filters bepaal je wat je ziet tijdens het plannen:

• Rit-filters: groeperen op chauffeur, afgeronde ritten verbergen en alleen ritten voor bepaalde chauffeurs tonen.
• Scherm-filters: de landkaart, het tweede scherm of het lay-out-scherm standaard tonen.
• Weergave-filters: alleen dagen met ritten of leveringen tonen, in te plannen items links tonen, sorteren op postcode en ophaal- en afleveradressen gescheiden weergeven.
• Zoeken: verder filteren binnen de huidige weergave, met filtermogelijkheid op type (order, afleverbon, inkooporder, ontvangst of transportrit).

Rechten

Toegang tot de planning wordt geregeld via de module Transport. Is de module beschikbaar, dan kun je plannen. In dit artikel zijn geen aparte specifieke rechten voor deze module aangetroffen; de beschikbaarheid volgt uit de toegang tot de module.

Belangrijke instellingen

De beheerder bepaalt met instellingen wat er in Transport mogelijk is. Een paar voorbeelden:

Dit is geen volledige lijst; de exacte set instellingen kan per administratie verschillen.

Praktijkvoorbeelden

• Een leverdag plannen: kies de dag, maak een rit met een chauffeur en sleep de afleverbonnen erin in de gewenste volgorde.
• Klanten vooraf informeren: informeer vanuit de rit alle nog niet geïnformeerde klanten per e-mail of sms over de geplande levering.
• Meerdere ritten in één keer: selecteer items en laat er in bulk ritten voor aanmaken.
• Ophalen bij een leverancier: plan een inkooporder of ontvangst in een rit en genereer de ontvangst.

Veelgestelde vragen

Waarom kan ik een afleverbon niet aan een rit toevoegen?

De afleverbon is al geleverd of al ondertekend. Zo'n afleverbon kun je niet meer inplannen of van rit wisselen.

Waarom kan ik geen inkooporders of ontvangsten inplannen?

Het inplannen van inkoopitems staat uit. De beheerder zet dit aan met de bijbehorende instelling.

Waarom kan ik de klant niet informeren?

Informeren kan niet als er geen vertrek- of eindtijd bekend is, als de rit nog concept is, als de rit al is afgerond of onderweg is, of als er geen e-mailadres of telefoonnummer bekend is.

Een item staat al op een rit, maar de gegevens kloppen niet meer. Wat nu?

De getoonde gegevens zijn dan verouderd. Ververs het scherm om de huidige planning te zien.

Tips en best practices

• Orden de stops in een logische volgorde door de items binnen de rit te slepen.
• Gebruik de landkaart om te controleren of een rit qua route klopt.
• Informeer klanten pas als de vertrek- en eindtijd van de rit bekend zijn.
• Verberg afgeronde ritten om overzicht te houden tijdens het plannen.
• Sla je tabelweergave in de Transport Grid op, zodat je steeds met dezelfde kolommen werkt.

Technische naslag

Voor beheer en voor de AI-chatbot: de schermen van Transport zijn intern bereikbaar via de volgende adressen.