Offertes

Introductie

Een offerte is een voorstel aan een relatie. In de offerte leg je vast voor welke relatie de offerte is, welke artikelen of diensten zijn aangeboden, welke prijzen gelden en welke status de offerte heeft.

De offerte-kop bevat de algemene gegevens, zoals relatie, medewerker, status, type, referentie, geldigheid, leveringswijze, betalingsvoorwaarde, opmerkingen en eventueel project, contactpersoon, bijlagen en e-mailcorrespondentie.

De offerteregels bepalen de inhoud van de offerte. Hier staan de artikelen, aantallen, eenheden, omschrijvingen, prijzen, kortingen, btw, voorraadgegevens en totalen.

Goed om te weten

De offerte-kop kan per organisatie anders zijn ingericht. Daardoor kan de volgorde of zichtbaarheid van velden verschillen, terwijl de werking hetzelfde blijft.

Voor je begint

Je hebt toegang nodig tot de module Offerte. Voor sommige handelingen zijn aanvullende rechten nodig, bijvoorbeeld prijzen aanpassen of inkoopprijzen bekijken.

Zorg dat je weet voor welke relatie je werkt en welke artikelen of diensten je wilt aanbieden. Bij een nieuwe offerte zijn minimaal een relatie en medewerker belangrijk, omdat je pas daarna offerteregels kunt toevoegen.

Onderdeel	Uitleg
Offerteoverzicht	Hier zoek, filter, open en exporteer je offertes.
Nieuwe offerte	Hier maak je een nieuwe offerte voor een relatie aan.
Offerte bewerken	Hier wijzig je de offerte-kop, offerteregels, prijzen, status en acties.
Offertekopweergave bewerken	Hier beheer je welke velden en blokken in de offerte-kop zichtbaar zijn.
Terugbeloverzicht	Hier gebruik je opvolginformatie voor offertes die teruggebeld of herinnerd moeten worden.

Let op

Als een relatie geblokkeerd is, kan de offerte niet worden aangemaakt. Controleer dan eerst de relatiegegevens of het interne proces rond blokkades.

Tip

Controleer vooraf of je de juiste rechten hebt. Als prijsvelden niet bewerkbaar zijn of inkoopprijzen ontbreken, ligt dat meestal aan je gebruikersrechten.

Goed om te weten

Je omgeving kan verplichte offertevelden hebben. Als opslaan niet lukt, vul dan eerst de velden in die Smart Trade meldt.

Stap voor stap: een offerte zoeken en openen

Gebruik het offerteoverzicht wanneer je een bestaande offerte wilt terugvinden of opvolgen.

Open het offerteoverzicht.
Gebruik het zoekveld om te zoeken op offerte, relatie of andere beschikbare gegevens.
Gebruik Filters om te filteren op offertedatum, relatie, medewerker of status.
Gebruik de tabs boven het overzicht om offertes per type te bekijken.
Zet eventueel Toon te herinneren offertes aan als je offertes wilt zien die opvolging nodig hebben.
Zet eventueel Offerteregels tonen aan als je regels direct onder de offerte wilt bekijken.
Open de offerte via Bewerken of door de regel te openen.

Let op

Als een offerte door een andere gebruiker geopend is, kan de offerte vergrendeld zijn. Je ziet dan wie de offerte in gebruik heeft en kunt de offerte niet zomaar bewerken.

Stap voor stap: een nieuwe offerte aanmaken

Gebruik deze stappen wanneer je een nieuw voorstel voor een relatie wilt maken.

Open het offerteoverzicht.
Kies Nieuwe offerte.
Kies de relatie waarvoor je de offerte maakt.
Controleer de medewerker, status en het type.
Vul waar nodig referentie, contactpersoon, vertegenwoordiger, project, afleveradres, leveringswijze en betalingsvoorwaarde in.
Controleer de offertedatum en geldigheid.
Voeg offerteregels toe via het invoerveld onderaan de pagina.
Controleer aantallen, eenheden, omschrijvingen, prijzen, kortingen, btw en totalen.
Kies Opslaan.

Gevolgen van opslaan

Na opslaan krijgt de nieuwe offerte een offertenummer. Daarna kun je de offerte afdrukken, direct afdrukken, afdrukken en verzenden, dupliceren of goedkeuren.

Als je een nieuwe offerte opslaat terwijl je al regels toevoegt, wordt de offerte eerst opgeslagen en daarna wordt de regel toegevoegd. De pagina verandert daarna naar de bewerkpagina van de opgeslagen offerte.

Goed om te weten

Bij een nieuwe offerte kunnen standaardwaarden worden ingevuld, zoals de standaardstatus, offertedatum, medewerker en type. Welke waarden verschijnen, hangt af van de inrichting van je omgeving.

Stap voor stap: offerteregels toevoegen en aanpassen

Offerteregels vormen de inhoud van de offerte. Je gebruikt ze voor artikelen, aantallen, omschrijvingen, prijzen en kortingen.

Open de offerte.
Controleer of relatie en medewerker zijn ingevuld.
Zoek onderaan de pagina het artikel dat je wilt toevoegen.
Voeg het artikel of de selectie toe.
Pas op de regel waar nodig aantal, eenheid, omschrijving, magazijn, prijs, korting en btw aan.
Selecteer regels als je regelacties wilt gebruiken, zoals dupliceren, verwijderen of korting toepassen.
Controleer de totalen onderaan de offerte.

Let op

Je kunt geen nieuwe offerteregels toevoegen zolang relatie of medewerker ontbreekt. Vul deze gegevens eerst in.

Waarschuwing

Als je prijzen of kortingen wijzigt, verandert het offertetotaal. Controleer daarna altijd de totaalbedragen en eventuele marge-informatie.

Stap voor stap: een offerte opvolgen

Gebruik opvolging wanneer je offertes actief wilt bewaken en klanten wilt herinneren.

Open het offerteoverzicht.
Gebruik Filters of Toon te herinneren offertes om de juiste offertes te vinden.
Selecteer een of meer offertes.
Kies Herinnering emailen als je een herinnering wilt versturen.
Controleer de print- of e-mailinstellingen in het venster dat verschijnt.
Verstuur de herinnering.

Na een verstuurde herinnering wordt de laatste correspondentie bijgewerkt. Afhankelijk van de inrichting kan de status van de offerte ook worden doorgezet naar een volgende opvolgstatus.

Stap voor stap: een offerte goedkeuren naar order

Gebruik goedkeuren wanneer de klant akkoord is en je van de offerte een order wilt maken.

Open de offerte.
Controleer relatie, regels, prijzen, korting, afleveradres en betalingsvoorwaarden.
Kies in de acties voor Offerte goedkeuren.
Bevestig de actie als Smart Trade daarom vraagt.
Na succesvolle goedkeuring opent Smart Trade de aangemaakte order.

Waarschuwing

Goedkeuren maakt een order aan. Controleer de offerte daarom zorgvuldig voordat je deze actie uitvoert.

Je kunt ook geselecteerde offerteregels goedkeuren. Selecteer dan eerst de regels en kies daarna Offerteregels goedkeuren.

Velden in het offerteoverzicht

Het offerteoverzicht is bedoeld om offertes snel te vinden, te filteren, te openen en op te volgen.

Veld of onderdeel	Functie	Wanneer gebruik je dit?	Aandachtspunt
Zoek offerte	Zoekt offertes op basis van de ingevoerde zoektekst.	Als je snel een specifieke offerte of relatie wilt vinden.	Met uitgebreide zoekmodus kan de zoekopdracht breder zoeken.
Uitgebreid zoeken	Schakelt uitgebreid zoeken in of uit.	Als de normale zoekopdracht niet genoeg resultaten geeft.	Uitgebreid zoeken kan meer resultaten opleveren.
Filters	Opent filters voor offertedatum, relatie, medewerker en status.	Als je een gerichte selectie van offertes wilt bekijken.	Actieve filters blijven zichtbaar zodat je weet waarom je bepaalde offertes ziet.
Toon te herinneren offertes	Toont offertes die opvolging nodig hebben.	Als je offertes wilt nabellen of herinneren.	De selectie gebruikt verval- of waarschuwingsinformatie.
Ordertype-tabs	Filtert het overzicht op type.	Als je bijvoorbeeld alleen offertes van een bepaald type wilt bekijken.	Welke tabs zichtbaar zijn, hangt af van de beschikbare typen.
Actiemenu	Toont acties voor geselecteerde offertes en export.	Als je offertes wilt afkeuren of het overzicht wilt exporteren.	Sommige acties werken op geselecteerde offertes.
Nieuwe offerte	Start het aanmaken van een nieuwe offerte.	Als je een nieuw voorstel voor een relatie wilt maken.	Je vult de relatie en medewerker in voordat je regels toevoegt.
Offerte Nr.	Toont het offertenummer.	Om een offerte uniek te herkennen.	Nieuwe offertes krijgen een nummer na opslaan.
Datum	Toont de offertedatum.	Om offertes op datum te controleren of te sorteren.	Verlopen offertes kunnen visueel opvallen.
Relatie	Toont de relatie waarvoor de offerte is gemaakt.	Om offertes per klant te herkennen.	Bij de relatie kan extra informatie via een tooltip beschikbaar zijn.
Referentie	Toont de offertereferentie.	Als de klant of interne organisatie met referenties werkt.	Vul dit consequent in voor betere vindbaarheid.
Afleveradres	Toont het afleveradres van de offerte.	Om te controleren waar geleverd moet worden.	Het adres kan leeg zijn als dit niet is ingevuld of niet van toepassing is.
Totaal excl.	Toont het totaalbedrag exclusief btw.	Om offertes financieel te vergelijken.	Controleer bedragen na prijs- of kortingswijzigingen.
Medewerker	Toont de medewerker op de offerte.	Om offertes per verantwoordelijke te volgen.	Wijzigen kan afhankelijk zijn van rechten.
Status	Toont en kan de status van de offerte wijzigen.	Om de voortgang van de offerte bij te houden.	Statuswijzigingen worden direct gebruikt in het overzicht.
Laatste correspondentie	Toont wanneer er voor het laatst contact is geweest.	Voor opvolging en herinneringen.	Dit veld kan bijgewerkt worden bij herinneringen.
Waarschuwen op	Toont de datum waarop opvolging nodig is.	Om offertes op het juiste moment na te bellen.	Deze datum werkt samen met de herinneringsfilter.
Interne opmerking	Toont een interne opmerking bij de offerte.	Voor informatie die niet bedoeld is als offertetekst.	Gebruik dit voor interne opvolging, niet voor klanttekst.
Project	Toont het gekoppelde project.	Als offertes aan projecten gekoppeld worden.	Projecten zijn alleen relevant als je organisatie hiermee werkt.
Telefoon	Toont een telefoonnummer bij de offerte of relatie.	Voor snelle opvolging.	De waarde hangt af van beschikbare relatiegegevens.
Offerteregels tonen	Toont regels direct onder de offerte in het overzicht.	Als je de inhoud wilt controleren zonder de offerte te openen.	Dit kan het overzicht hoger maken, vooral bij offertes met veel regels.
Kolommen	Laat je kolommen tonen, verbergen of ordenen.	Als je het overzicht wilt aanpassen aan je werk.	Kolominstellingen kunnen afhankelijk zijn van rechten.

Velden op de offertepagina

De offertepagina bestaat uit de kop, de offerteregels en de regelinvoer onderaan. De kop is configureerbaar, waardoor niet elk veld altijd zichtbaar hoeft te zijn.

Offerte-kop

Veld of onderdeel	Functie	Wanneer gebruik je dit?	Aandachtspunt
Offertenummer	Toont het nummer van de offerte.	Om de offerte uniek te herkennen.	Bij een nieuwe offerte verschijnt het nummer na opslaan.
Status	Geeft de voortgang van de offerte aan.	Voor opvolging, selectie en rapportage.	Een afgeronde status kan extra bevestiging vragen bij goedkeuren.
Type	Bepaalt het offertetype.	Als je met verschillende verkoop- of offertestromen werkt.	Bij wijzigen kan Smart Trade vragen of de betalingsvoorwaarde ook aangepast moet worden.
Aangemaakt	Toont wanneer de offerte is aangemaakt.	Om de ouderdom van een offerte te controleren.	Dit is informatief.
Medewerker	Koppelt een medewerker aan de offerte.	Voor verantwoordelijkheid en opvolging.	Wijzigen kan afhankelijk zijn van het recht Offerte medewerker wijzigen.
Relatie	Koppelt de offerte aan een relatie.	Altijd nodig om te weten voor wie de offerte is.	Bij wijzigen kan Smart Trade vragen of leveringswijze, betalingsvoorwaarde of project moeten veranderen.
Contactpersoon	Koppelt een contactpersoon van de relatie aan de offerte.	Als de offerte naar of voor een specifieke persoon is bedoeld.	Als er een primaire contactpersoon bestaat, kan deze automatisch gekozen worden.
Vertegenwoordiger	Koppelt een vertegenwoordiger aan de offerte.	Voor verkoopopvolging of rapportage.	Wijzigen kan afhankelijk zijn van het recht Offerte vertegenwoordiger wijzigen.
Referentie	Slaat de offertereferentie op.	Als de klant of interne organisatie met referentienummers werkt.	Een duidelijke referentie helpt bij zoeken en communicatie.
Project	Koppelt de offerte aan een project.	Als werkzaamheden of leveringen projectmatig worden gevolgd.	De projectkeuze kan afhangen van de gekozen relatie.
Afleveradres	Legt het afleveradres vast.	Als de levering op een ander adres plaatsvindt of transportkosten relevant zijn.	Bij sommige leveringswijzen is het adres niet aanpasbaar.
Offertedatum	Bepaalt de datum van de offerte.	Voor geldigheid, sortering en documentdatum.	Of je dit veld mag wijzigen, hangt af van de inrichting.
Geldigheid	Geeft aan hoeveel dagen de offerte geldig is.	Om automatisch de geldigheidsdatum te bepalen.	De geldigheidsdatum wordt berekend vanaf de offertedatum.
Leveringswijze	Bepaalt hoe de offerte geleverd of verwerkt wordt.	Als levering, afhalen of transport verschilt per offerte.	De leveringswijze kan invloed hebben op het afleveradres en transportkosten.
Betalingsvoorwaarde	Bepaalt welke betalingsvoorwaarde geldt.	Als de relatie of het type een specifieke betalingsafspraak nodig heeft.	Bij relatie- of typewijziging kan Smart Trade vragen of dit veld mee moet wijzigen.
Interne opmerking	Slaat een interne opmerking op.	Voor informatie die collega's moeten zien.	Gebruik dit niet voor klantgerichte offertetekst.
Extra opmerking	Slaat een extra opmerking bij de offerte op.	Als je extra informatie wilt vastleggen.	Controleer in je inrichting waar deze tekst zichtbaar wordt.
Relatie-opmerking	Toont opmerkingen die bij de relatie horen.	Om belangrijke klantinformatie tijdens het maken van de offerte te zien.	Dit is informatie uit de relatie, niet alleen uit de offerte.
Gedetailleerde totalen	Toont een detailoverzicht van regels, kortingen, totalen en eventueel marge.	Als je de opbouw van het totaal wilt controleren.	Marge- en inkoopinformatie is afhankelijk van rechten.
E-mails	Toont e-mailcorrespondentie bij de offerte.	Om eerdere communicatie terug te vinden.	Bij een nieuwe nog niet opgeslagen offerte is dit onderdeel nog leeg.
Bijlagen	Toont en beheert bestanden die aan de offerte gekoppeld zijn.	Als je documenten, tekeningen of andere bestanden bij de offerte wilt bewaren.	Een bestand kan niet dubbel aan dezelfde offerte worden gekoppeld.
Waarschuwen op	Legt een opvolgdatum vast.	Als de offerte op een bepaalde datum aandacht nodig heeft.	Dit werkt samen met de herinneringsfilter in het overzicht.
Laatste correspondentie	Legt vast wanneer er voor het laatst contact was.	Voor opvolging en herinneringen.	Dit kan automatisch worden bijgewerkt bij herinneringen.
Memo	Slaat een memo bij de status of opvolging op.	Voor extra toelichting bij opvolging.	Gebruik korte en duidelijke notities.
Vrije velden	Toont extra velden die voor offertes zijn ingericht.	Als je organisatie aanvullende offertegegevens vastlegt.	Welke vrije velden zichtbaar zijn, verschilt per inrichting.

Offerteregels

Veld of kolom	Functie	Wanneer gebruik je dit?	Aandachtspunt
Aantal	Bepaalt hoeveel stuks of eenheden worden aangeboden.	Bij iedere offerteregel.	Aantal heeft invloed op regel- en offertetotalen.
Eenheid	Bepaalt de verkoopeenheid van de regel.	Als een artikel in verschillende eenheden verkocht kan worden.	Controleer of de eenheid past bij het aantal.
Omschrijving	Beschrijft de offerteregel.	Om de klant duidelijk te maken wat wordt aangeboden.	Je kunt omschrijvingen terugzetten via regelacties.
Fabrikant	Toont fabrikantinformatie.	Als fabrikantinformatie helpt bij herkenning van artikelen.	De waarde komt uit het artikel.
Prijs excl.	Toont of wijzigt de verkoopprijs exclusief btw.	Als je prijzen exclusief btw controleert of aanpast.	Aanpassen is afhankelijk van het recht Prijzen aanpassen.
Prijs incl.	Toont of wijzigt de verkoopprijs inclusief btw.	Als je met inclusief-btw prijzen werkt.	Aanpassen is afhankelijk van het recht Prijzen aanpassen.
Korting	Legt korting op de regel vast.	Als een klant korting krijgt op een artikel.	Korting heeft direct invloed op het regeltotaal.
Netto prijs	Toont de prijs na korting.	Om te controleren wat de klant uiteindelijk betaalt.	Kan afhankelijk zijn van de kolominstelling.
BTW	Bepaalt de btw-code of btw-berekening voor de regel.	Bij artikelen met verschillende btw-behandeling.	Controleer dit vooral bij afwijkende artikelen of diensten.
Totaal excl.	Toont het regeltotaal exclusief btw.	Voor controle van regelbedragen.	Wordt berekend op basis van aantal, prijs, korting en btw.
Totaal incl.	Toont het regeltotaal inclusief btw.	Voor controle van klantbedragen inclusief btw.	Wordt automatisch berekend.
Fabr. vrd.	Toont leveranciersvoorraad als deze beschikbaar is.	Als je wilt weten of een leverancier voorraad heeft.	De beschikbaarheid hangt af van artikel- en leveranciersgegevens.
Voorraad	Toont magazijnvoorraad.	Als je wilt controleren of artikelen beschikbaar zijn.	Deze kolom kan verborgen zijn.
Magazijn	Koppelt de regel aan een magazijn.	Als voorraad of levering per magazijn verschilt.	Deze kolom kan verborgen zijn.
Eigen artikelnummer	Toont het eigen artikelnummer.	Voor herkenning van artikelen.	Deze kolom kan verborgen zijn.
Bruto inkoopprijs	Toont de bruto inkoopprijs.	Voor margecontrole.	Alleen zichtbaar met het recht Inkoopprijs tonen.
Netto inkoopprijs	Toont de netto inkoopprijs.	Voor margecontrole.	Alleen zichtbaar met het recht Inkoopprijs tonen.
Status	Toont de status van de offerteregel.	Voor controle op regelverwerking.	Deze kolom is verplicht in de regelweergave.
Artikel ID	Toont het interne artikelnummer.	Voor exacte artikelherkenning.	Deze kolom kan verborgen zijn.
Fabrikantcode	Toont de fabrikantcode van het artikel.	Als fabrikantcodes belangrijk zijn voor communicatie of levering.	Deze waarde komt uit het artikel.
Locatie	Toont de artikellocatie.	Voor magazijn- of pickinformatie.	Deze kolom kan verborgen zijn.

Acties op offertes

Acties staan bovenaan de offertepagina of in het actiemenu. Sommige acties zijn alleen beschikbaar nadat de offerte is opgeslagen of nadat je regels hebt geselecteerd.

Actie	Wat doet deze actie?	Wanneer gebruik je dit?	Gevolg
Opslaan	Slaat wijzigingen op de offerte op.	Na wijzigingen in kop of regels.	Wijzigingen worden bewaard.
Opslaan en nieuw	Slaat de huidige offerte op en opent een nieuwe offerte.	Als je meerdere offertes achter elkaar maakt.	Je gaat door naar een lege nieuwe offerte.
Opslaan en sluiten	Slaat op en keert terug naar het overzicht.	Als je klaar bent met bewerken.	De offerte wordt gesloten en de vergrendeling wordt vrijgegeven.
Afdrukken	Opent het printvenster voor de offerte.	Als je de offerte wilt afdrukken of controleren.	Niet beschikbaar zolang de offerte nog niet is opgeslagen.
Direct afdrukken	Drukt de offerte direct af.	Als de printinstellingen al kloppen.	De offerte wordt eerst opgeslagen.
Afdrukken en verzenden	Maakt de offerte klaar om te printen en te e-mailen.	Als je de offerte direct naar de klant wilt sturen.	De offerte wordt eerst opgeslagen.
Prijzen herberekenen	Herberekent prijzen op de offerte.	Als prijzen opnieuw uit artikel- of prijsafspraken moeten worden opgehaald.	Prijsvelden en totalen kunnen veranderen.
Korting toevoegen aan offerte	Past korting toe op de offerte.	Als je een offertebrede korting wilt geven.	Het offertetotaal verandert.
Toon logboek	Toont wijzigingen die op de offerte zijn vastgelegd.	Als je wilt nagaan wat er is aangepast.	Je krijgt inzicht in de historie van de offerte.
Offerte goedkeuren	Zet de offerte om naar een order.	Als de klant akkoord is.	Er wordt een order aangemaakt en geopend.
Offerte dupliceren	Maakt een kopie van de offerte.	Als je een vergelijkbare offerte wilt maken.	De nieuwe offerte opent na dupliceren.
Volledige offerte verwijderen	Verwijdert de offerte.	Alleen als de offerte niet meer nodig is.	De offerte verdwijnt uit het overzicht.
Offertekopweergave bewerken	Past de indeling van de offerte-kop aan.	Als velden of blokken anders getoond moeten worden.	De weergave van de offertepagina verandert.
Actieknoppen bewerken	Past de zichtbare actieknoppen aan.	Als je vaak gebruikte acties sneller beschikbaar wilt maken.	De actieknoppenbalk verandert.
Alle regelomschrijvingen terugzetten	Zet omschrijvingen van regels terug.	Als omschrijvingen opnieuw uit de bron moeten komen.	Handmatig aangepaste omschrijvingen kunnen wijzigen.
Offerteregels goedkeuren	Keurt alleen geselecteerde regels goed.	Als niet de volledige offerte naar order hoeft.	Er wordt een order gemaakt op basis van de geselecteerde regels.
Geselecteerde regels verwijderen	Verwijdert geselecteerde offerteregels.	Als regels niet meer op de offerte horen.	De regels verdwijnen en totalen veranderen.
Geselecteerde regels dupliceren	Maakt kopieën van geselecteerde regels.	Als je vergelijkbare regels wilt toevoegen.	Nieuwe regels worden toegevoegd aan de offerte.
Geselecteerde regelomschrijvingen terugzetten	Zet omschrijvingen van geselecteerde regels terug.	Als alleen bepaalde regels opnieuw de standaardomschrijving moeten krijgen.	Handmatig aangepaste omschrijvingen kunnen wijzigen.
Korting toepassen op regels	Past korting toe op alle of geselecteerde regels.	Als je regelkorting in een keer wilt toepassen.	Regelbedragen en totalen veranderen.

Rechten voor offertes

Rechten bepalen welke informatie een gebruiker ziet en welke velden of acties gebruikt kunnen worden.

Recht	Beschrijving
Inkoopprijs tonen `inkoopprijs_tonen`	Hiermee kan de gebruiker inkoopprijzen en marge-informatie bij offertes zien.
Prijzen aanpassen `prijzen_aanpassen`	Hiermee kan de gebruiker prijzen en kortingen op offertes aanpassen.
Offerte medewerker wijzigen `offerteMedewerkerWijzigen`	Hiermee kan de gebruiker de medewerker op een offerte wijzigen.
Offerte vertegenwoordiger wijzigen `offerteVertegenwoordigerWijzigen`	Hiermee kan de gebruiker de vertegenwoordiger op een offerte wijzigen.
Kolomconfiguratie bewerken `kolomconfiguratie_bewerken`	Hiermee kan de gebruiker kolominstellingen van offerteoverzichten aanpassen.

Praktische voorbeelden

Nieuwe offerte voor een klant maken

Kies Nieuwe offerte, selecteer de relatie, controleer medewerker en type, voeg artikelen toe en sla de offerte op. Controleer daarna de totalen en verstuur de offerte via Afdrukken en verzenden.

Een offerte nabellen

Gebruik Toon te herinneren offertes of filter op status. Open de offerte of gebruik Herinnering emailen vanuit het overzicht. Controleer daarna of Laatste correspondentie en Waarschuwen op goed staan.

Een korting toepassen

Open de offerte en kies een kortingsactie. Gebruik offertebrede korting voor de hele offerte of regelkorting voor alle of geselecteerde regels. Controleer daarna de totalen.

Een akkoord omzetten naar order

Open de offerte, controleer alle gegevens en kies Offerte goedkeuren. Smart Trade maakt daarna een order aan en opent deze order.

Een overzicht exporteren

Filter het offerteoverzicht op de gewenste selectie en kies in het actiemenu voor export naar Excel of CSV. Als je regels geselecteerd hebt, wordt de selectie geëxporteerd; anders wordt het overzicht geëxporteerd.

Veelgestelde vragen

Waarom kan ik geen offerteregels toevoegen?

Relatie of medewerker ontbreekt waarschijnlijk. Vul deze gegevens eerst in en probeer daarna opnieuw een regel toe te voegen.

Waarom kan ik prijzen of kortingen niet aanpassen?

Je mist waarschijnlijk het recht Prijzen aanpassen. Vraag een beheerder om je gebruikersgroep te controleren.

Waarom zie ik geen inkoopprijs of marge?

Daarvoor is het recht Inkoopprijs tonen nodig. Zonder dit recht blijven inkoopprijs- en margevelden verborgen.

Waarom kan ik een offerte niet afdrukken?

Een nieuwe offerte moet eerst worden opgeslagen. Daarna zijn afdrukken, direct afdrukken en afdrukken en verzenden beschikbaar.

Waarom kan ik een offerte niet openen of bewerken?

De offerte kan vergrendeld zijn omdat een andere gebruiker deze in gebruik heeft. Smart Trade toont dan welke gebruiker de offerte geopend heeft.

Waarom zie ik bepaalde velden niet in de offerte-kop?

De offerte-kop is configureerbaar. Velden kunnen ontbreken omdat de offerte-kopweergave anders is ingericht of omdat bepaalde vrije velden niet zijn aangemaakt.

Waarom kan ik geen offerte maken voor een relatie?

De relatie kan geblokkeerd zijn. In dat geval staat Smart Trade niet toe dat er een nieuwe offerte voor die relatie wordt gemaakt.

Waarom zie ik standaard niet alle offertes?

Het overzicht kan standaard gefilterd zijn, bijvoorbeeld om goedgekeurde en afgekeurde offertes niet direct te tonen. Pas de statusfilter aan als je een andere selectie wilt zien.

Tips en best practices

Controleer relatie, medewerker en type voordat je regels toevoegt.
Gebruik duidelijke referenties, zodat offertes later goed terug te vinden zijn.
Controleer prijzen, kortingen, btw en totalen voordat je de offerte verstuurt.
Gebruik Waarschuwen op en Laatste correspondentie om opvolging vast te leggen.
Gebruik de herinneringsfilter om openstaande opvolging regelmatig te controleren.
Geef prijsrechten alleen aan medewerkers die prijzen en kortingen mogen aanpassen.
Gebruik het logboek als je wilt controleren wat op een offerte is gewijzigd.
Controleer een offerte extra zorgvuldig voordat je deze goedkeurt naar een order.
Gebruik dupliceren voor vergelijkbare offertes, maar controleer altijd relatie, datum, prijzen en opmerkingen.

Naslag: pagina's in de offertemodule

Onderstaande tabel is bedoeld als naslag voor beheerders en de kennisbank.

Pagina	Systeempad	Waarvoor gebruik je dit?
Offerteoverzicht	`/v3/redesign/offer`	Offertes zoeken, filteren, openen, opvolgen en exporteren.
Nieuwe offerte	`/v3/redesign/offer/create`	Een nieuwe offerte aanmaken.
Offerte bewerken	`/v3/redesign/offer/{offerte}/edit`	Een bestaande offerte bewerken.
Offertekopweergave bewerken	`/v3/redesign/offer/edit-layout`	De indeling van de offerte-kop beheren.
Terugbeloverzicht	`/v3/redesign/offer/call_overview`	Offertes opvolgen die terugbel- of herinneringsaandacht nodig hebben.

Offertes beheren in Smart Trade