Introductie

Smart Trade verstuurt e-mail namens je eigen e-mailadres. Je mailt documenten rechtstreeks vanuit de plek waar ze staan: een factuur, een pakbon of afleverbon, of een offerte. Bij het versturen gebruik je een e-mailsjabloon, zodat het onderwerp en het bericht kloppen bij het documenttype.

Elke verstuurde e-mail wordt bewaard. In de module Email vind je onder Verzonden berichten alle e-mail terug die vanuit Smart Trade is verstuurd. Zo kun je later opzoeken wat er naar een klant is gegaan.

De vuistregel: open het document, verstuur het met het juiste e-mailsjabloon en controleer het resultaat bij Verzonden berichten.

Voor je begint

Om vanuit Smart Trade te kunnen e-mailen, moet een aantal zaken op orde zijn:

• De e-mailconfiguratie van je domein moet zijn ingesteld en geactiveerd. Zonder deze configuratie kan e-mail niet worden verstuurd of komt die onterecht als ongewenst aan.
• De relatie of ontvanger heeft een e-mailadres.
• Er zijn e-mailsjablonen ingesteld voor de documenten die je wilt mailen.

Waarschuwing
E-mailen werkt alleen met een eigen domeinnaam waarvan de configuratie is geactiveerd. Zonder een correcte e-mailconfiguratie is er een groot risico dat je e-mail als ongewenst wordt gemarkeerd. Regel de e-mailconfiguratie daarom eerst; de benodigde aanpassingen staan verderop bij E-mailconfiguratie instellen. Neem bij twijfel contact op met je systeembeheerder of de helpdesk.

Stap voor stap: een document mailen

1. Open het document dat je wilt versturen, bijvoorbeeld een factuur, een afleverbon of een offerte.
2. Start de e-mailfunctie. Het e-mailvenster opent.
3. Kies het e-mailsjabloon. Het onderwerp en het bericht worden dan met de sjabloontekst gevuld.
4. Controleer en vul aan waar nodig: de geadresseerde (Aan), eventueel CC en BCC, het onderwerp, het bericht en de bijlagen.
5. Klik op Versturen.

Goed om te weten
Waar je de e-mailfunctie precies start, verschilt per document. Zo mail je een afleverbon bij het leveren en een factuur of bon vanuit de betreffende module. Het e-mailvenster en de stappen zijn daarna hetzelfde.

Gevolgen en controle na verzenden

Als je op Versturen klikt, gebeurt het volgende:

• De e-mail wordt verstuurd namens je eigen e-mailadres, met de gekozen bijlagen.
• De e-mail wordt bewaard en verschijnt in de module Email onder Verzonden berichten.
• Lukt het versturen niet, dan krijg je een melding. Controleer dan de e-mailconfiguratie, het e-mailadres en het gekozen sjabloon.

Verstuurde e-mail terugzien

In de module Email vind je onder Verzonden berichten alle e-mail terug die vanuit Smart Trade is verstuurd. Je zoekt en filtert op ontvanger, onderwerp, relatie en datum.

Per bericht kun je:

• de details bekijken: van, aan, CC, BCC, onderwerp, datum, bijlagen en het bericht;
• het bericht exporteren als .eml-bestand;
• het bericht verwijderen. De bijlagen worden daarbij niet uit de bestanden verwijderd.

Tip
Wil je nagaan of een klant een document echt heeft ontvangen? Zoek de e-mail op bij Verzonden berichten en bekijk de details. Zo zie je aan wie, wanneer en met welke bijlagen er is verstuurd.

E-mailsjablonen

Een e-mailsjabloon bepaalt het standaard onderwerp en bericht bij een documenttype. Bij het versturen kies je een sjabloon, waarna de tekst wordt ingevuld. Je kunt de tekst daarna nog aanpassen voordat je verstuurt.

De e-mailsjablonen zelf beheer je bij de afdruksjablonen, onder Standaard sjablonen. Welke sjablonen beschikbaar zijn, hangt af van wat daar per module is ingericht.

Uitzonderingen en aandachtspunten

Rechten

Het terugzien van verstuurde e-mail loopt via de module Email. Is die module beschikbaar, dan kun je Verzonden berichten gebruiken. Het versturen zelf doe je vanuit de module van het document (bijvoorbeeld facturen of offertes), dus daarvoor heb je toegang tot die module nodig.

Praktijkvoorbeelden

• Een factuur mailen: open de factuur, start de e-mailfunctie, kies het factuursjabloon, controleer de geadresseerde en verstuur.
• Een offerte naar een klant sturen: open de offerte, kies het offertesjabloon en verstuur.
• Nagaan of een klant zijn afleverbon heeft gekregen: zoek de e-mail op bij Verzonden berichten en bekijk de details.

E-mailconfiguratie instellen

Voordat je vanuit Smart Trade kunt e-mailen, stel je de e-mailconfiguratie van je domein in. Hiermee bevestig je dat de software e-mail mag versturen namens jouw e-mailadressen, zodat je e-mail niet onterecht als ongewenst wordt gemarkeerd. Je hebt hiervoor een eigen domeinnaam nodig; losse adressen van bijvoorbeeld Gmail, Hotmail of een internetprovider zijn niet geschikt. Ben je niet bekend met het configureren van je DNS, neem dan contact op met je systeembeheerder of de helpdesk.

Benodigde aanpassingen in je DNS:

• Toevoegen aan SPF-record: include:_spf.smartsoft.nu
• Aanmaken DKIM CNAME-record: smtp01-smartsoft._domainkey met als waarde smtp01._domainkey.smartsoft.nu.

Let op
De punt aan het eind van de waardes is bij sommige DNS-leveranciers vereist.

Let op
Controleer je SPF-wijziging altijd met een hulpmiddel zoals dat van Kitterman. Vul je domeinnaam en het SPF-record dat je wilt gebruiken in en klik op 'Check SPF record'. Je hoort een melding te krijgen dat het SPF-record op orde is. Zo niet, dan kan er een fout in staan of staan er te veel verwijzingen in je SPF-record. Verhelp dit, anders is er risico dat al je e-mail als ongewenst wordt gemarkeerd.

Stuur na de aanpassingen een e-mail naar support@troublefree.nl. Troublefree valideert en activeert op basis daarvan je configuratie. Na activatie en 24 uur wachten is de kans dat je e-mail als ongewenst wordt gemarkeerd sterk verkleind.

Veelgestelde vragen

Waar zie ik verstuurde e-mail terug?

In de module Email, onder Verzonden berichten. Daar staat alle e-mail die vanuit Smart Trade is verstuurd, met ontvanger, onderwerp, relatie, datum en bijlagen.

Waarom komt mijn e-mail als ongewenst aan?

De e-mailconfiguratie van je domein is niet (volledig) op orde. Laat de e-mailconfiguratie controleren en activeren; daarna is de kans op een ongewenst-markering sterk verkleind.

Waarom kan ik niet e-mailen?

Meestal ontbreekt de e-mailconfiguratie of het e-mailadres van de ontvanger, of is het gekozen sjabloon niet geschikt om mee te versturen.

Kan ik e-mailen vanaf een gratis e-mailadres of providersadres?

Nee. E-mailen werkt alleen met een eigen domeinnaam. Losse adressen van bijvoorbeeld Gmail, Hotmail of een internetprovider zijn hiervoor niet geschikt.

Tips en best practices

• Regel de e-mailconfiguratie voordat je begint met mailen; dat voorkomt dat berichten als ongewenst aankomen.
• Controleer de geadresseerde en de bijlagen voordat je verstuurt.
• Gebruik het e-mailsjabloon dat bij het documenttype hoort, zodat onderwerp en bericht kloppen.
• Controleer bij twijfel achteraf bij Verzonden berichten of de e-mail is verstuurd.

Naslag

Voor beheer en voor de AI-chatbot.