In dit artikel

1. Hoe gebruikers, groepen en rechten samenhangen.
2. Wat je vooraf nodig hebt.
3. Hoe je een gebruiker aanmaakt of wijzigt.
4. Hoe je gebruikersgroepen gebruikt voor rechtenbeheer.
5. Welke velden en instellingen je tegenkomt.
6. Welke rechten beschikbaar zijn op de groepspagina.
7. Praktijkvoorbeelden, FAQ en best practices.

Introductie

Een gebruiker is het persoonlijke account waarmee een medewerker inlogt. Een gebruikersgroep is een verzameling rechten. De groep bepaalt standaard welke modules en functies een gebruiker mag gebruiken.

Elke gebruiker wordt gekoppeld aan een gebruikersgroep. Daardoor neemt de gebruiker de rechten van die groep over. Daarnaast kan een gebruiker persoonlijke instellingen hebben, zoals e-mailadres, taal, standaard magazijn, standaard locatie, kassa vestigingen, wachtwoord, kassa-pincode, token en extra 2-staps beveiliging.

Goed om te weten

De gebruikersgroep bepaalt wat iemand mag. De gebruiker bevat wie iemand is en welke persoonlijke instellingen voor die gebruiker gelden.

Voor je begint

Je hebt toegang nodig tot de module Gebruikers. Voor het beheren van groepen en rechten heb je meestal beheerdersrechten nodig binnen gebruikersbeheer.

In de gebruikersmodule zijn deze onderdelen beschikbaar:

Tip

Maak eerst duidelijke gebruikersgroepen aan. Daarna kun je nieuwe gebruikers sneller en consistenter instellen.

Let op

Wijzigingen in een gebruikersgroep werken door voor gebruikers die aan die groep gekoppeld zijn. Pas brede rechten daarom bewust aan.

Stap voor stap: een gebruiker aanmaken

Gebruik deze stappen wanneer een medewerker een eigen account nodig heeft.

1. Open Gebruikers.
2. Vul bij Gebruiker toevoegen een unieke inlognaam in.
3. Kies Toevoegen.
4. Open de nieuwe gebruiker.
5. Kies een Groep. Dit veld is verplicht en bepaalt de standaardrechten van de gebruiker.
6. Vul waar nodig E-mail, Relatie, Contactpersoon, Taal, Standaard magazijn, Standaard locatie en Kassa vestigingen in.
7. Vul bij Wijzig wachtwoord een tijdelijk of nieuw wachtwoord in.
8. Vul bij Wijzig kassa pin alleen iets in als de gebruiker een kassa-pincode nodig heeft.
9. Zet eventueel Extra 2-staps beveiliging instellen aan.
10. Controleer of Extra licentie toevoegen van toepassing is.
11. Kies Opslaan.

Gevolgen van opslaan

Na opslaan kan de gebruiker inloggen met de ingestelde inlognaam en het ingestelde wachtwoord. De rechten van de gekozen gebruikersgroep gelden voor deze gebruiker.

Persoonlijke instellingen, zoals taal, standaard magazijn en standaard locatie, gelden alleen voor deze gebruiker. Als je een token genereert en opslaat, wordt het bestaande token vervangen. Als je het wachtwoordveld invult, wordt het bestaande wachtwoord vervangen.

Waarschuwing

De optie Extra licentie toevoegen kan gevolgen hebben voor het periodieke bedrag volgens de overeenkomst. Controleer deze optie bewust bij het aanmaken van extra gebruikers.

Screenshotadvies

Gebruik bij dit onderdeel een screenshot van het gebruikersoverzicht en het bewerkscherm. Markeer bij voorkeur Gebruiker toevoegen, Groep, Wijzig wachtwoord, Token, Extra 2-staps beveiliging instellen en Opslaan.

Stap voor stap: een gebruiker wijzigen

Gebruik deze stappen wanneer een medewerker andere rechten of persoonlijke instellingen nodig heeft.

1. Open Gebruikers.
2. Zoek de gebruiker in het overzicht.
3. Open de gebruiker via de inlognaam of de bewerkknop.
4. Pas de gewenste velden aan.
5. Laat het wachtwoordveld leeg als het wachtwoord niet gewijzigd hoeft te worden.
6. Laat het veld voor de kassa-pincode leeg als de pincode niet gewijzigd hoeft te worden.
7. Kies Opslaan.

Let op

Wijzig je de groep van een gebruiker, dan wijzigen ook de rechten van die gebruiker. Controleer daarom altijd of de nieuwe groep past bij de werkzaamheden.

Stap voor stap: een gebruikersgroep beheren

Gebruikersgroepen bestaan om rechten centraal te beheren. In plaats van per medewerker alle rechten apart te onthouden, maak je groepen die passen bij functies binnen de organisatie, zoals Verkoop, Magazijn, Finance of Beheer.

1. Open Groepen.
2. Vul bij Groep toevoegen een herkenbare groepsnaam in als je een nieuwe groep nodig hebt.
3. Kies Toevoegen.
4. Open de groep.
5. Stel per module het gewenste toegangsniveau in: Geen toegang, Gebruikerstoegang of Beheerderstoegang.
6. Kies eventueel een Standaard module.
7. Vul eventueel IP adressen in als de hele groep alleen vanaf bepaalde adressen mag werken.
8. Zet waar nodig specifieke rechten op Ja of Nee.
9. Kies Opslaan.

De drie toegangsniveaus

Tip

Maak groepen op basis van werkzaamheden, niet op basis van personen. Zo blijven rechten overzichtelijk en zijn nieuwe medewerkers sneller goed ingericht.

Let op

Beheerderstoegang geeft brede toegang binnen een module. Geef dit alleen aan medewerkers die deze rechten echt nodig hebben.

Velden op de gebruikerspagina

Op de gebruikerspagina zie je actieve gebruikers en kun je een gebruiker openen om instellingen te wijzigen.

Velden in het gebruikersoverzicht

Velden op het bewerkscherm van een gebruiker

Let op

Vul het wachtwoordveld of de kassa-pincode alleen in als je deze echt wilt wijzigen. Lege velden laten de bestaande waarde ongemoeid.

Velden en instellingen op de groepenpagina

Op de groepenpagina beheer je per gebruikersgroep welke modules beschikbaar zijn en welke aanvullende rechten gelden.

Groep permissies

De pagina Groep permissies toont aanvullende permissies per administratie of per gebruikersgroep. De permissies zijn verdeeld over drie niveaus. Je kiest eerst de administratie of groep en zet daarna permissies aan of uit met vinkjes.

Goed om te weten

Welke permissies op deze pagina staan, kan per administratie verschillen. Daarom beschrijft dit artikel het gebruik van de pagina, maar niet iedere administratie-specifieke permissie.

Rechten in gebruikersgroepen

De groepenpagina werkt met twee soorten rechten: moduletoegang en specifieke rechten. Moduletoegang bepaalt of iemand een module mag openen. Specifieke rechten bepalen wat iemand binnen een module extra wel of niet mag doen.

Algemene toegangsniveaus

Artikelbeheer

Assets

Bureaublad

Configuratie

Contracten

Depot automation

Driver

Facturen

Offertes

Orders

POS backoffice

POS v3

Relaties

Statistiek

Ticketing

Urenregistratie

Voorraadbeheer

Praktische voorbeelden

Nieuwe medewerker aanmaken

Maak eerst of kies een passende gebruikersgroep, bijvoorbeeld Verkoop of Magazijn. Maak daarna de gebruiker aan, open het bewerkscherm, koppel de groep en stel een wachtwoord in.

Controleer meteen of de medewerker een standaard magazijn, standaard locatie, kassa vestigingen of 2-staps beveiliging nodig heeft.

Verkoopmedewerker toegang geven tot orders

Maak of gebruik een groep Verkoop. Geef de groep Gebruikerstoegang tot Orders. Zet alleen extra orderrechten aan die de verkoopmedewerker nodig heeft, bijvoorbeeld Prijzen aanpassen als deze medewerker verkoopprijzen mag wijzigen.

Geef rechten zoals Order verwijderen of Orders direct verwerken alleen als de medewerker deze handelingen zelfstandig mag uitvoeren.

Magazijnmedewerker toegang geven tot pakbonnen

Maak of gebruik een groep Magazijn. Geef alleen toegang tot de module die in je omgeving voor pakbonnen of magazijnwerk wordt gebruikt.

Als een magazijnmedewerker alleen pakbonnen mag verwerken, geef dan geen toegang tot modules die niet nodig zijn voor dit werk.

Financiele medewerker toegang geven tot facturen

Maak of gebruik een groep Financieel. Geef de groep Gebruikerstoegang tot Facturen. Zet bijvoorbeeld Openstaande posten, Overzicht betalingen en Export aan als de medewerker deze pagina's nodig heeft.

Zet Factuur terugdraaien en Factuurregels bewerken alleen aan als de medewerker facturen mag corrigeren.

Veelgestelde vragen

Waarom ziet een gebruiker een module niet?

De gebruikersgroep heeft waarschijnlijk Geen toegang tot die module. Open de groep en controleer het toegangsniveau bij de betreffende module.

Waarom kan een gebruiker een pagina openen maar niets wijzigen?

De groep heeft mogelijk wel Gebruikerstoegang tot de module, maar mist een specifiek recht voor wijzigen, verwijderen of beheren.

Waarom wijzig ik beter een gebruikersgroep dan iedere gebruiker afzonderlijk?

Omdat groepsrechten automatisch gelden voor alle gekoppelde gebruikers. Zo houd je rechten overzichtelijk en voorkom je verschillen tussen medewerkers met dezelfde functie.

Wanneer maak ik een nieuwe gebruikersgroep?

Maak een nieuwe groep als medewerkers structureel andere rechten nodig hebben dan bestaande groepen. Maak geen nieuwe groep voor een eenmalige uitzondering als een bestaande groep eigenlijk passend is.

Waarom verschijnt een specifiek recht soms niet?

Specifieke rechten worden alleen getoond als de module zulke rechten heeft. Sommige rechten verschijnen alleen als een bijbehorende instelling actief is.

Wat gebeurt er als ik een groep verwijder?

Verwijder een groep alleen als je zeker weet dat er geen gebruikers meer aan gekoppeld zijn. Controleer gebruikers eerst en verplaats ze waar nodig naar een andere groep.

Kan ik mijn eigen gebruiker verwijderen?

Nee. Je kunt je eigen gebruiker niet verwijderen. Log in met een ander geschikt beheeraccount als een gebruikersaccount verwijderd moet worden.

Tips en best practices

• Werk altijd met gebruikersgroepen.
• Maak groepen op basis van functies, zoals Verkoop, Magazijn, Finance en Beheer.
• Geef alleen rechten die nodig zijn voor het werk.
• Gebruik aparte accounts per medewerker.
• Controleer rechten regelmatig, bijvoorbeeld bij functiewijzigingen of wanneer medewerkers uit dienst gaan.
• Verwijder of blokkeer accounts van medewerkers die niet meer in dienst zijn.
• Test nieuwe rechten eventueel met een testgebruiker voordat je ze aan een hele groep geeft.
• Maak grote wijzigingen bij voorkeur buiten drukke werktijden.
• Gebruik 2-staps beveiliging voor accounts met brede rechten.

Naslag: pagina's in de gebruikersmodule

Onderstaande tabel is bedoeld als naslag voor beheerders en de kennisbank.

Gerelateerde artikelen

• Rollen en autorisaties
• Medewerkers beheren
• Relaties en contactpersonen
• Auditlogs en gebruikersactiviteiten
• 2-staps beveiliging
• Kassa-pincode en kassatoegang