Een artikel aanmaken
Voordat je een artikel aanmaakt, richt je eerst de indeling in: artikelen horen in een artikelgroep. Dit artikel laat zien hoe je een artikelgroep en een artikel aanmaakt, en loopt daarna de artikelkaart langs zodat je weet welke gegevens je waar vastlegt.
Voor beheerders die het artikelbestand inrichten.
Kort gezegd: maak eerst (of kies) een artikelgroep, en maak daarna het artikel aan met minimaal een omschrijving, een groep en een fabrikant. De overige gegevens leg je vast op de tabbladen van de artikelkaart.
Goed om te weten
Wil je meerdere varianten van hetzelfde product (bijvoorbeeld dezelfde artikelen in verschillende maten of kleuren) samenbrengen, gebruik dan een hoofdartikel. Hoe dat werkt, staat in het artikel over hoofdartikelen en varianten.
Wat is een artikelgroep?
Een artikelgroep bundelt artikelen die bij elkaar horen en dezelfde uitgangspunten delen, bijvoorbeeld alle artikelen rondom bestrating met dezelfde grootboekrekening. De groep bepaalt standaardwaarden die je artikelen erven, zoals de grootboekrekening, het btw-tarief en de standaardmarge. Zo hoef je die niet bij elk artikel apart in te stellen.
Stap 1 – Een artikelgroep aanmaken
Ga naar de module Artikelbeheer, open in het menu Artikelen de optie Artikelgroepen en klik rechtsboven op Nieuwe groep. Vul daarna de velden in:
| Veld | Wat je invult |
|---|---|
| Omschrijving | De naam van de groep. |
| Hoofdgroep | De overkoepelende groep waaronder deze groep valt. |
| Grootboekrekening | De grootboekrekening waarop de omzet van deze artikelen wordt geboekt. |
| BTW Code | Het standaard btw-tarief voor de artikelen in deze groep. |
| Standaard marge | De standaardmarge die geldt voor artikelen in deze groep. |
Sla de groep op. Je kunt nu artikelen aan deze groep koppelen.
Stap 2 – Een artikel aanmaken
Ga in Artikelbeheer naar het artikeloverzicht en klik rechtsboven op Nieuw artikel. De artikelkaart opent. Bovenaan staan de basisgegevens:
| Veld | Wat je invult |
|---|---|
| Omschrijving | De naam van het artikel. |
| Artikelgroep | De groep waarin het artikel valt (uit stap 1). Hieruit erft het artikel onder meer de grootboekrekening en het btw-tarief. |
| Fabrikant | De fabrikant of het merk van het artikel. |
| Fabrikantcode | De artikelcode van de fabrikant. Er is ook een tweede fabrikantcode als je die nodig hebt. |
| EAN-Barcode | De EAN-barcode van het artikel. |
| Prijs per | De eenheid van het artikel (de basiseenheid waarin je rekent en verkoopt). |
| Bestelcode | Het unieke artikelnummer. Dit vult Smart Trade automatisch in. |
Sla het artikel op. Daarna kun je de overige gegevens op de tabbladen van de kaart aanvullen. Het btw-tarief en de hoofdleverancier staan niet bij de basisgegevens, maar op respectievelijk het tabblad Prijs en Voorraadbeheer (zie hieronder).
Goed om te weten
Welke tabbladen en velden je op de kaart ziet, hangt af van je rechten en de actieve modules. Onderdelen als Prijs, Voorraadbeheer en Verpakking verschijnen alleen als je daar toegang toe hebt.
Prijs
Op het tabblad Prijs leg je de in- en verkoopprijzen vast:
| Veld | Wat je invult |
|---|---|
| Bruto / Netto inkoopprijs en Inkoopprijs | De inkoopprijs van het artikel (bruto, en netto na inkoopkorting). |
| Marge | De marge die de verkoopprijs bepaalt ten opzichte van de inkoopprijs. |
| BTW Code | Het btw-tarief van het artikel. |
| Verkoopprijs exclusief / inclusief | De verkoopprijs zonder en met btw. |
| Advies verkoopprijs | De adviesverkoopprijs (inclusief btw), eventueel per prijskolom. |
| Prijswijzigingen | Wat er bij een nieuwe inkoopprijs gebeurt: de verkoopprijzen gelijk houden of herberekenen. |
| Artikel heeft geen vaste prijs | Zet dit aan als het artikel op een order niet de artikelprijs gebruikt, maar de prijs die je op de order invult. |
Goed om te weten
Werk je met meerdere prijskolommen (bijvoorbeeld een particuliere en een reseller-kolom), dan vul je de prijzen per kolom in. Hoe de uiteindelijke prijs en korting tot stand komen, staat in de artikelen over prijzen en kortingen.
Voorraadbeheer
Op het tabblad Voorraadbeheer leg je de leverancier en de voorraadgegevens vast:
| Veld | Wat je invult |
|---|---|
| Hoofdleverancier | De leverancier waar je dit artikel standaard inkoopt. |
| Van dit artikel voorraad bijhouden | Zet dit aan als Smart Trade de voorraad van dit artikel moet bijhouden. Bij een nieuw artikel kan dit pas nadat je het hebt opgeslagen. |
| Bestelhoeveelheid | De standaard hoeveelheid waarin je dit artikel bestelt. |
Verpakking, eenheden en afname
Op het tabblad Verpakking leg je vast hoe het artikel is verpakt, wat het weegt en meet, en hoe klanten het mogen afnemen.
Fysieke eigenschappen en afmetingen
| Veld | Wat je invult |
|---|---|
| Gewicht per eenheid | Het gewicht (in kg) per eenheid. Dit voedt onder meer het totaalgewicht op een order. |
| Stuks per eenheid | Het aantal stuks per eenheid. |
| Eenheid per m2 / m2 per eenheid | De omrekening naar vierkante meters, waar dat van toepassing is. |
| Lengte, Breedte, Hoogte | De afmetingen van het artikel (in de ingestelde eenheid, meestal cm). Het volume wordt hieruit berekend. |
Verpakking
| Veld | Wat je invult |
|---|---|
| Type verpakking | De verpakking van het artikel (bijvoorbeeld een pallet). Een verpakking kan ook een statiegeldbedrag dragen. |
| Eenheden per verpakking | Het aantal eenheden dat in een volle verpakking zit. |
| Lagen per verpakking | Het aantal lagen per verpakking. |
| Mini verpakking | Een kleinere verpakking (met een eigen type, aantal en eventueel een toeslag). |
Afname
Met de afname bepaal je in welke eenheden een klant het artikel mag bestellen. Je kiest één vorm:
| Keuze | Betekenis |
|---|---|
| Vrije afname mogelijk | De klant mag elk aantal afnemen. |
| Afname per volle verpakking / laag | Alleen per volle verpakking, of per volle laag. |
| Afname per volle- en miniverpakking (en laag) | Per volle en miniverpakking, eventueel ook per laag. |
| Afname alleen met hele stuks | Alleen hele stuks, geen delen van een eenheid. |
| Minimum afname met afname-veelvoud | Een minimum en een veelvoud waarin besteld moet worden. |
Statiegeld en toeslag
In het afname-blok koppel je zo nodig een Statiegeld artikel (met een Statiegeld drempelaantal: het aantal eenheden per statiegeldartikel) en een Toeslag artikel. Hoe je statiegeldpallets volledig inricht, staat in het artikel over statiegeldpallets.
Eigenschappen en zichtbaarheid
Op het tabblad Algemeen staan aanvullende gegevens en schakelaars die bepalen hoe en waar het artikel verschijnt:
| Veld | Wat het doet |
|---|---|
| Locatie en Eigen artikelnummer | De magazijnlocatie en een eigen artikelnummer. |
| Eigen artikelomschrijving en Extra omschrijving | Een eigen naam en een extra omschrijving (vaak voor de website). |
| Artikel op EOL status (End of Life) | Markeert het artikel als uitlopend. |
| Artikel verbergen in webwinkel | Houdt het artikel uit de webshop. |
| Artikel verbergen in POS | Houdt het artikel uit de kassa. |
| Artikel is voorkeursartikel | Markeert het artikel als voorkeursartikel. |
| Afdrukken op prijslijst / in catalogus / in Point of Sale | Bepaalt op welke lijsten het artikel verschijnt. |
Afbeeldingen, bijlagen en zoeksleutels
De kaart heeft nog een paar onderdelen die in een eigen artikel zijn uitgewerkt:
- Afbeeldingen en Artikelbijlagen — zie het artikel over afbeeldingen inlezen.
- Extra zoeksleutels — extra codes om het artikel terug te vinden; zie het artikel over artikelen zoeken.
Veel artikelen tegelijk
Ga je veel artikelen tegelijk toevoegen, bijvoorbeeld op basis van een prijslijst van een leverancier, dan is importeren sneller dan artikel voor artikel aanmaken. Zie de artikelen over het klaarmaken van een artikellijst en het importeren met de Artikel Import.