Introductie

Inkoopbeheer gebruik je om bestellingen bij leveranciers vast te leggen en op te volgen. Je werkt hierbij met inkooporders, ontvangsten, besteladvies, voorraadgegevens en inkoopfacturen.

De basisvolgorde is meestal: je maakt een inkooporder, je bestelt deze bij de leverancier, je verwerkt de ontvangst en je controleert of maakt daarna de inkoopfactuur. Besteladvies kan helpen om te bepalen wat je moet inkopen.

Een inkooporder begint vaak als concept. Zolang de order nog concept is, kun je de leverancier, levergegevens en orderregels controleren en aanpassen. Na bestellen of ontvangen zijn sommige gegevens beperkt aanpasbaar, omdat de bestelling dan gevolgen heeft voor voorraad, leverancier en administratie.

Goed om te weten
De inkoopmodule werkt samen met artikelen, leveranciers, magazijnen, voorraad, ontvangsten en facturen. Daardoor kunnen velden en knoppen per administratie verschillen.

Voor je begint

Controleer voordat je met inkoop werkt of je toegang hebt tot de inkoop- of voorraadfunctionaliteit. Voor inkoopprijzen, inkoopfacturen en fiattering kunnen aanvullende rechten nodig zijn.

Let vooral op deze punten:

• De leverancier moet als relatie beschikbaar zijn.
• De artikelen die je wilt inkopen moeten in Smart Trade beschikbaar zijn.
• Leveringswijzen, magazijnen en aflever- of afhaaladressen bepalen welke velden je moet controleren.
• Bij meerdere magazijnen kan het ontvangstmagazijn belangrijk zijn voor de voorraad.
• Bij partijregistratie kunnen extra velden voor partijen of ontvangsten zichtbaar zijn.
• Inkoopfacturen kunnen pas verwerkt worden als de benodigde ontvangst- of factuurgegevens beschikbaar zijn.

Waarschuwing
Bestellen, ontvangen en facturen definitief maken kunnen gevolgen hebben voor voorraad, backorders, inkoopprijzen, grootboekgegevens, export en leveranciercommunicatie. Controleer de gegevens voordat je verwerkt.

Beschikbare pagina's

In inkoopbeheer zijn deze belangrijkste pagina's beschikbaar. De meeste dagelijkse werkzaamheden voer je uit in het inkoopoverzicht, op de inkooporderkaart, bij inkoopontvangsten en bij inkoopfacturen.

Stap voor stap: een inkooporder zoeken en openen

1. Open het inkoopoverzicht.
2. Gebruik het zoekveld als je zoekt op bijvoorbeeld nummer, leverancier, referentie of tekst in de order.
3. Gebruik filters als je gericht wilt zoeken op status, leveringswijze, leverdatum, leverancier of magazijn.
4. Zet Regels tonen aan als je de orderregels direct in het overzicht wilt bekijken.
5. Gebruik Ook regels doorzoeken als je ook in orderregels wilt zoeken.
6. Dubbelklik op een inkooporder om de inkooporderkaart te openen.
7. Gebruik Afdrukken als je een of meer geselecteerde inkooporders wilt printen.

Tip
Gebruik eerst de status- en leverancierfilters voordat je in grote administraties zoekt. Dat maakt het overzicht beter leesbaar en voorkomt dat je onnodig veel orders opent.

Stap voor stap: een nieuwe inkooporder maken

1. Open het inkoopoverzicht.
2. Kies Nieuwe inkoop of Nieuwe inkooporder.
3. Selecteer de leverancier.
4. Controleer de factuurrelatie als deze zichtbaar is.
5. Vul eventueel een referentie en opmerkingen in.
6. Controleer de leveringswijze.
7. Vul de leverdatum of afhaaldatum in als dit nodig is.
8. Controleer het ontvangstmagazijn als dit zichtbaar is.
9. Controleer het afleveradres of afhaaladres.
10. Voeg artikelen toe aan de orderregels.
11. Controleer per regel het aantal, de eenheid, het magazijn, de inkoopprijs en eventueel de verwachte datum.
12. Kies Opslaan.

Gevolgen van opslaan

Na opslaan is de inkooporder vastgelegd als concept of bijgewerkt als bestaande order. Je kunt de order dan verder controleren, afdrukken, bestellen of ontvangen, afhankelijk van de status en beschikbare acties.

Let op
Een inkooporder zonder orderregels kan niet besteld worden. Voeg eerst de artikelen toe die je bij de leverancier wilt bestellen.

Stap voor stap: een inkooporder bestellen

1. Open de concept-inkooporder.
2. Controleer de leverancier, leveringswijze, leverdatum of afhaaldatum en het adres.
3. Controleer de orderregels, aantallen, eenheden, magazijnen en prijzen.
4. Controleer eventuele meldingen over minimale bestelaantallen of besteleenheden.
5. Kies Bestellen als je de order normaal wilt bestellen.
6. Kies Bestellen via EDI als de leverancier via EDI is ingericht en je de order digitaal wilt verzenden.
7. Kies Bestellen en ontvangen als je de order meteen als ontvangen wilt verwerken.
8. Kies Bestellen en inschieten als de leverancier deze directe verwerking ondersteunt.

Gevolgen van bestellen

Na bestellen krijgt de inkooporder de status In bestelling. De order is dan niet meer vrij aanpasbaar zoals een conceptorder. Regels toevoegen of wijzigen kan beperkt zijn.

Waarschuwing
Als je een bestelling al naar de leverancier hebt verzonden, wijzigt terugdraaien alleen de status in Smart Trade. Stem wijzigingen of annuleringen altijd af met de leverancier wanneer de bestelling al extern is verstuurd.

Stap voor stap: een inkooporder ontvangen

1. Open een inkooporder met de status In bestelling.
2. Kies Ontvangen als je de levering volledig wilt verwerken.
3. Kies Deels ontvangen als niet alles geleverd is.
4. Controleer de leverancier, factuurrelatie, referentie en levergegevens.
5. Vul het pakbonnummer of afleverbonnummer van de leverancier in als dit beschikbaar is.
6. Controleer het ontvangstmagazijn en de regels die geleverd zijn.
7. Pas per regel het geleverde aantal aan als dit afwijkt van het bestelde aantal.
8. Kies Compleet maken wanneer de ontvangst administratief afgerond mag worden.
9. Maak vanuit de ontvangst een inkoopfactuur aan als de factuur verwerkt moet worden.

Gevolgen van ontvangen en compleet maken

Een ontvangst legt vast wat daadwerkelijk is geleverd. Bij compleet maken wordt de ontvangst afgerond. Afhankelijk van de inrichting kan dit voorraad bijwerken en kan er een inkoopfactuur worden aangemaakt of beschikbaar komen.

Let op
Als niet alle aantallen zijn ontvangen, kan Smart Trade vragen of het restant later als backorder moet worden ontvangen of moet worden afgeboekt. Kies dit zorgvuldig, want dit bepaalt hoe de openstaande inkoop wordt opgevolgd.

Stap voor stap: een inkoopontvangst terugdraaien

1. Open de pagina Inkoopontvangsten.
2. Zoek de ontvangst op leverancier, datum, status of pakbonnummer.
3. Open de ontvangst of gebruik de actie in het overzicht.
4. Kies Terugdraaien als de ontvangst ongedaan moet worden gemaakt.
5. Bevestig de actie alleen als je zeker weet dat de ontvangst administratief terug moet.

Bij terugdraaien wordt de ontvangst ongedaan gemaakt en gaat de gekoppelde inkooporder terug naar de status In bestelling.

Waarschuwing
Draai een ontvangst niet terug als de administratieve gevolgen al verder zijn verwerkt zonder eerst te controleren of dit nog mag. Denk bijvoorbeeld aan gekoppelde factuurregels of voorraadcorrecties.

Stap voor stap: een inkoopfactuur verwerken

1. Open Inkoopfacturen of maak de factuur aan vanuit een afgeronde ontvangst.
2. Selecteer de leverancier als je een nieuwe factuur maakt.
3. Vul het factuurnummer in.
4. Vul de factuurdatum in.
5. Vul eventueel een omschrijving en referentie in.
6. Controleer het totaalbedrag inclusief BTW.
7. Voeg ontvangstregels, pakbonregels of kostenregels toe.
8. Controleer per regel aantal, BTW, prijs, korting, inkoopprijs, grootboekrekening en totaal.
9. Kies Opslaan.
10. Maak de factuur definitief als de gegevens gecontroleerd zijn en de factuur niet meer als concept verwerkt moet worden.

Gevolgen van definitief maken

Een definitieve inkoopfactuur is administratief vastgelegd. Een geexporteerde factuur kan niet meer normaal gewijzigd worden. Als fiattering actief is, kan goedkeuring nodig zijn voordat de factuur definitief gemaakt kan worden.

Let op
Je kunt een inkoopfactuur niet definitief maken zonder factuurnummer, factuurdatum en factuurregels. Controleer ook of het totaalbedrag overeenkomt met de regels.

Besteladvies gebruiken

Besteladvies gebruik je wanneer Smart Trade je moet helpen bepalen welke artikelen ingekocht moeten worden. Het advies kan gegroepeerd worden per artikel, per leverancier of, als dit beschikbaar is, per verkooporder.

1. Open Besteladvies.
2. Kies de gewenste groepering: per artikel, per leverancier of per verkooporder.
3. Gebruik filters zoals leverancier, magazijn of bestellen tot en met een bepaalde datum.
4. Werk het advies bij als je de meest recente gegevens wilt gebruiken.
5. Controleer de adviesregels.
6. Maak een inkooporder aan voor de geselecteerde leverancier of geselecteerde regels.

Goed om te weten
Bij verwerken vanuit besteladvies kan Smart Trade een nieuwe inkooporder openen. Controleer deze order altijd voordat je deze definitief bestelt bij de leverancier.

Aanvullende pagina's binnen inkoopbeheer

Naast de hoofdschermen zijn er aanvullende pagina's voor voorraadcontrole, leveringen, historie en magazijnwerkzaamheden.

Naslag: velden in het inkoopoverzicht

Het inkoopoverzicht toont de belangrijkste ordergegevens. Je gebruikt deze velden vooral om orders snel te herkennen, te vergelijken en te openen.

Filters in het inkoopoverzicht

Naslag: inkooporderkaart

De inkooporderkaart gebruik je om de ordergegevens, orderregels en vervolgacties te beheren. In het huidige scherm opent de kaart vanuit het vernieuwde overzicht in de bestaande V3-weergave binnen de inkoopmodule.

Kopvelden

Tabs op de inkooporderkaart

Acties op de inkooporderkaart

Naslag: orderregels op de inkooporderkaart

Orderregels bepalen wat je bij de leverancier bestelt. Welke kolommen zichtbaar zijn, kan afhangen van instellingen, rechten en kolomkeuzes.

Let op
Bij sommige artikelen gelden minimale bestelaantallen of vaste bestelstappen. Smart Trade kan een melding geven als het gekozen aantal niet aan deze regels voldoet.

Naslag: inkoopontvangsten

Inkoopontvangsten gebruik je om vast te leggen wat daadwerkelijk van een leverancier is binnengekomen.

Overzicht en filters

Velden op een ontvangst

Acties bij ontvangsten

Naslag: inkoopfacturen

Inkoopfacturen gebruik je om facturen van leveranciers administratief te controleren en vast te leggen.

Overzicht

Velden op een inkoopfactuur

Factuurregels

Naslag: pagina's en paden

Gebruik deze tabel alleen als naslag wanneer je een pagina wilt herkennen of controleren.

Rechten voor inkoopbeheer

Welke onderdelen je ziet en mag gebruiken, hangt af van de rechten en de inrichting van de administratie. Deze rechten zijn specifiek zichtbaar voor inkoop- en voorraadfunctionaliteit.

Praktijkvoorbeelden

Nieuwe voorraad bestellen bij een leverancier

Een inkoper maakt een nieuwe inkooporder, kiest de leverancier, vult leveringswijze en leverdatum in, voegt artikelen toe en controleert aantallen en inkoopprijzen. Daarna slaat de inkoper de order op en kiest Bestellen.

Een gedeeltelijke levering verwerken

Een magazijnmedewerker opent de inkooporder, kiest Deels ontvangen, vult het pakbonnummer in en past de geleverde aantallen aan. Bij compleet maken kiest de medewerker of het restant later als backorder moet blijven openstaan of afgeboekt moet worden.

Een factuur maken vanuit een ontvangst

Een administratief medewerker opent een afgeronde ontvangst en kiest Inkoopfactuur aanmaken. Daarna controleert de medewerker factuurnummer, factuurdatum, totaalbedrag, BTW, grootboekrekening en regels voordat de factuur definitief wordt gemaakt.

Besteladvies omzetten naar een inkooporder

Een inkoper opent Besteladvies, filtert op leverancier of magazijn, controleert de adviesregels en maakt een inkooporder aan. Daarna controleert de inkoper de nieuwe order voordat deze naar de leverancier wordt gestuurd.

Een foutieve ontvangst corrigeren

Een medewerker zoekt de ontvangst op, controleert of terugdraaien nog is toegestaan en draait de ontvangst terug. De gekoppelde inkooporder komt terug op In bestelling, zodat de ontvangst opnieuw of gecorrigeerd verwerkt kan worden.

Veelgestelde vragen

Waarom kan ik een inkooporder niet bestellen?

Een inkooporder kan niet besteld worden als er geen orderregels op staan. Ook ontbrekende of ongeldige gegevens, minimale bestelaantallen, een niet ondersteunde EDI-koppeling of verbroken koppelingen met verkooporders kunnen bestellen blokkeren.

Waarom kan ik geen regels meer toevoegen aan een inkooporder?

Regels toevoegen kan beperkt zijn als de inkooporder al in bestelling staat of afgerond is. Pas de order zo veel mogelijk aan zolang deze nog concept is.

Waarom kan ik een inkooporder niet terugdraaien?

Terugdraaien kan geblokkeerd zijn als de order volledig ontvangen is of als er ontvangsten zijn die eerst teruggedraaid moeten worden.

Waarom kan ik geen inkoopfactuur maken vanuit een ontvangst?

Een inkoopfactuur kan meestal pas worden gemaakt als de ontvangst compleet is. Ook kan dit geblokkeerd zijn als de regels al aan een inkoopfactuur zijn gekoppeld.

Waarom kan ik een inkoopfactuur niet definitief maken?

Waarschijnlijk ontbreekt het factuurnummer, de factuurdatum of een factuurregel. Het kan ook zijn dat de factuur al geexporteerd is of dat fiattering actief is en goedkeuring nodig is.

Waarom zie ik inkoopprijzen of inkoopfacturen niet?

De zichtbaarheid van inkoopprijzen en inkoopfactuurfuncties hangt af van rechten en inrichting. Vraag je functioneel beheerder om je toegang te controleren.

Waarom vraagt Smart Trade wat er met een restant moet gebeuren?

Dat gebeurt bij een gedeeltelijke ontvangst. Je kiest dan of het restant open moet blijven als backorder of moet worden afgeboekt.

Waarom zie ik andere velden dan een collega?

Velden kunnen verschillen door instellingen, magazijnen, partijregistratie, factuurrelatie, rechten en actieve modules.

Wat is het verschil tussen pakbonnummer en afleverbonnummer?

In de inkoopontvangst verwijzen deze termen naar het documentnummer van de leverancier dat bij de ontvangen goederen hoort. Gebruik het nummer dat op het leveranciersdocument staat.

Tips en best practices

• Controleer leverancier, leveringswijze, adres en leverdatum voordat je een inkooporder bestelt.
• Voeg en corrigeer orderregels zoveel mogelijk voordat de order de status In bestelling krijgt.
• Gebruik besteladvies als je wilt voorkomen dat je handmatig vergeet voorraad aan te vullen.
• Controleer bij ontvangsten altijd het pakbonnummer, magazijn en de daadwerkelijk geleverde aantallen.
• Kies bij gedeeltelijke ontvangsten bewust of het restant open moet blijven of afgeboekt moet worden.
• Maak inkoopfacturen bij voorkeur vanuit afgeronde ontvangsten, zodat de regels goed gekoppeld zijn.
• Maak een inkoopfactuur pas definitief na controle van factuurnummer, datum, BTW, grootboekrekening, totalen en bijlagen.
• Beperk toegang tot inkoopprijzen en fiattering tot medewerkers die deze informatie of actie nodig hebben.
• Gebruik het logboek bij twijfel over eerdere wijzigingen of verwerkingen.
• Test wijzigingen in rechten of inrichting eerst met een gebruiker met vergelijkbare toegang.