Wat is Smart Login?

Smart Login is de manier om veilig en snel toegang te krijgen tot je administratie. Je logt in via het portaal https://login.troublefree.nl en ziet daar de administratie(s) waaraan je account is gekoppeld. Heb je toegang tot meerdere administraties, dan bereik je die allemaal vanuit dezelfde Smart Login-omgeving.

Kort gezegd: per administratie is er minimaal één beheerder nodig. De beheerder voegt gebruikers toe en beheert ze; daarna logt elke gebruiker via het portaal in en werkt alles zoals gewend.

De eerste beheerder laten instellen

Voor een nieuwe administratie stelt onze supportafdeling de eerste beheerder in; dit kun je niet zelf via een registratie regelen. Stuur een e-mail naar support@troublefree.nl met:

• de bedrijfsnaam;
• de naam van de beheerder;
• het te koppelen e-mailadres.

Zodra het account is aangemaakt, ontvang je een verificatie-e-mail. Via de link in die e-mail kom je op login.troublefree.nl, waar je inlogt. Gebruik je een Microsoft-account, dan log je daar in met Inloggen met Microsoft. Wil je liever een wachtwoord instellen, gebruik dan de knop onderaan de e-mail.

Voor je begint

• Je bent beheerder (Administrator) binnen Smart Login.
• Je logt in op het portaal en klikt in het hoofdmenu op Beheer. Onder het tabblad Gebruikers zie je alle gekoppelde gebruikers en beheer je ze.

Een nieuwe gebruiker toevoegen

Klik onder Beheer → Gebruikers op Account toevoegen. Vul de gegevens in en sla op; de nieuwe gebruiker ontvangt daarna automatisch een uitnodiging om in te loggen (mits je de bevestigingsmail aan laat staan).

Goed om te weten
Twee-factor-authenticatie is verplicht: dat stel je niet per gebruiker aan of uit (zie Twee-factor-authenticatie). Een gebruiker heeft daarnaast een e-mailadres nodig; alleen bij een token-login op een kassa (zonder gewone gebruiker) vervangt het token het e-mailadres.

Een administratie koppelen

In de sectie Administraties vink je aan tot welke administratie(s) de gebruiker toegang krijgt. Per administratie kies je hoe de gebruiker gekoppeld wordt:

• Bestaande gebruiker koppelen – selecteer via de keuzelijst Gekoppelde gebruiker een bestaande gebruiker in die administratie.
• Nieuwe gebruiker aanmaken – klik op de knop met het gebruiker-plus-icoon om een nieuwe Smart Trade-gebruiker aan te maken.

Voor een nieuwe Smart Trade-gebruiker vul je in:

Let op
Je kunt één of meerdere IP-adressen instellen (komma-gescheiden). Vul ze in vanaf de locatie waar jullie gewoonlijk inloggen (bijvoorbeeld op kantoor), niet vanaf huis, om een verkeerd adres te voorkomen. Met de knop naast het veld vul je automatisch je huidige IP-adres in. Bij een token-login op een kassa is een IP-adres verplicht; het dient dan als beveiliging in plaats van de authenticator.

Een bestaande gebruiker bewerken of verwijderen

Bij elke gebruiker in het overzicht staan een bewerken-icoon en een verwijderen-icoon.

Bewerken

Met het bewerken-icoon open je Wijzig account. Je kunt onder meer aanpassen:

• de Inlognaam;
• het IP-adres(sen);
• het Token;
• de status Actief (een inactieve gebruiker kan niet inloggen via Smart Login);
• Administrator (beheerdersrechten aan of uit);
• de twee-factor-authenticatie: je ziet of 2FA is ingesteld en kunt 2FA bij een gebruiker tijdelijk uitschakelen voor 12 uur, bijvoorbeeld als iemand zijn authenticator kwijt is.

Onderaan kun je met Verstuur verificatiemail de gebruiker opnieuw een bevestigingsmail sturen. Pas de gewenste instellingen aan en sla op.

Verwijderen

Met het verwijderen-icoon haal je het account weg. Je krijgt de bevestiging “Weet u zeker dat u dit account wilt verwijderen?”. Bij een Smart Trade-administratie kun je daarbij het vinkje Verwijder ook de gekoppelde gebruiker in de administratie aanzetten. Na het verwijderen:

• verdwijnt de koppeling naar de administratie uit het portaal van de gebruiker;
• kan de gebruiker niet meer via Smart Login inloggen;
• wordt (als je het vinkje aanzet) ook de gekoppelde gebruiker in de administratie verwijderd.

Waarschuwing
Verwijder een gebruiker alleen als die geen toegang meer nodig heeft. Wil je de toegang tijdelijk blokkeren, zet de gebruiker dan op Actief: Nee in plaats van verwijderen.

Twee-factor-authenticatie (2FA)

Twee-factor-authenticatie voegt een extra stap toe aan het inloggen met een code uit een authenticator-app (bijvoorbeeld Microsoft Authenticator). 2FA is verplicht voor iedereen; het is geen keuze die je per gebruiker aan- of uitzet.

De gebruiker stelt 2FA in door de getoonde QR-code te scannen (of de sleutel handmatig in te voeren) en daarna de code uit de app te bevestigen. Bewaar de getoonde herstelcodes goed.

Heeft een gebruiker tijdelijk geen toegang tot de authenticator-app, dan kun je als beheerder 2FA bij die gebruiker tijdelijk uitschakelen voor 12 uur. Een volledige reset verloopt via een toegangsverzoek.

Dit apparaat 30 dagen onthouden

Op het scherm waar je de authenticator-code invult, staat het vinkje Dit apparaat 30 dagen onthouden. Vink je dat aan, dan vraagt Smart Login op dat apparaat 30 dagen lang niet meer om de code: je logt in met alleen je e-mailadres en wachtwoord, of met Inloggen met Microsoft. Dit geldt per apparaat en per browser; op een ander apparaat vul je de code gewoon weer in.

Na 30 dagen vervalt dit automatisch en vraagt Smart Login opnieuw om de code, waarna je het apparaat opnieuw kunt onthouden. Reset een beheerder de twee-factor-authenticatie van een gebruiker, dan vervallen de onthouden apparaten van die gebruiker meteen. Er is geen apart overzicht om onthouden apparaten los in te trekken.

Waarschuwing
Gebruik Dit apparaat 30 dagen onthouden alleen op je eigen, vertrouwde apparaat. Op een gedeelde of openbare computer kan iemand anders dan 30 dagen lang zonder de authenticator-code inloggen.

Vertrouwde apparaten

Voor terreinmedewerkers kun je instellen dat ze alleen inloggen met een ingeschreven toestel, bijvoorbeeld een vaste tablet op het terrein. Zo'n gebruiker logt met één handeling in op dat toestel en gebruikt geen wachtwoord of login-token meer. Je zet dit per account aan met Vertrouwd apparaat verplicht en schrijft daarna het toestel één keer in.

Vertrouwd apparaat verplicht aanzetten

In het account staat onder Vertrouwd apparaat de schakelaar Vertrouwd apparaat verplicht (Ja/Nee, standaard Nee). Op Ja kan de gebruiker alleen nog inloggen vanaf een ingeschreven toestel; inloggen met een wachtwoord of een login-token kan dan niet meer. Houd rekening met de voorwaarden:

• De gebruiker moet een terreinmedewerker zijn; alleen voor hen kun je een vertrouwd apparaat inschrijven.
• De gebruiker mag aan precies één administratie gekoppeld zijn.
• Een login-token en een vertrouwd apparaat sluiten elkaar uit: verwijder eerst een eventueel login-token.
• De gebruiker krijgt geen bevestigingsmail en heeft geen e-mailadres of wachtwoord nodig; inloggen kan alleen vanaf het ingeschreven toestel.

Goed om te weten
Bij het aanmaken van een nieuwe gebruiker zet je Vertrouwd apparaat verplicht direct aan. Bij een bestaande gebruiker doe je dat via het account van die gebruiker.

Een toestel inschrijven

Sla het account eerst op; daarna kun je een toestel inschrijven.

1. Open bij het account Vertrouwde apparaten en kies Toestel inschrijven.
2. Klik op Inschrijfcode genereren. Er verschijnt een inschrijfcode met een QR-code.
3. Laat de medewerker de QR-code met de tablet scannen. Zodra het inschrijven klaar is, zie je de bevestiging dat het toestel is ingeschreven, en verschijnt het in de lijst.

Let op
De inschrijfcode werkt één keer, is maar kort geldig en is later niet meer op te vragen. Scan of noteer hem meteen. Sluit je het scherm of verloopt de code, dan maak je met Nieuwe inschrijfcode genereren een nieuwe aan.

Vertrouwde apparaten beheren

Via Vertrouwde apparaten in het menu zie je alle ingeschreven toestellen per medewerker, met de administratie, wanneer het is ingeschreven, wanneer het laatst is gebruikt en de status (Actief of Ingetrokken). Bovenaan verschijnt een waarschuwing als er medewerkers zijn die nog geen ingeschreven toestel hebben en dus niet kunnen inloggen.

Werkt een toestel niet meer of is het kwijt, dan kun je het Intrekken. De medewerker kan er daarna niet meer mee inloggen; schrijf een nieuw toestel in om de toegang te herstellen.

Inloggen met een token (kassa-pc)

Op een kassa-pc die geen gewone gebruiker heeft, is een token de eenvoudigste manier om snel in te loggen. Met een token maak je een snelkoppeling waarmee je met één klik inlogt, zonder gebruikersnaam of wachtwoord.

Genereer het token bij de gebruiker met Genereer login-token en noteer of kopieer het token direct – je hebt het nodig om de snelkoppeling te maken.

Let op
Een token werkt alleen in combinatie met een IP-adres. Stel bij het account dus een IP-adres in; dat dient als beveiliging in plaats van de authenticator.

Waarschuwing
Een token geeft directe toegang zonder wachtwoord. Deel de inloglink niet en plaats de snelkoppeling alleen op apparaten die je vertrouwt.

Snelkoppeling op de kassa-pc

1. Neem de volgende link en vervang #plakhierjouwtoken# door het gegenereerde token: https://login.troublefree.nl/login/auth_token/#plakhierjouwtoken#
2. Kopieer de volledige link.
3. Klik met de rechtermuisknop op het bureaublad en kies Nieuw → Snelkoppeling.
4. Plak de link en geef de snelkoppeling een duidelijke naam (bijvoorbeeld “Smart Login”).

Goed om te weten
Voor tablets geldt een andere werkwijze. Neem daarvoor contact op met de helpdesk.

Hulp nodig?

Kom je er niet uit met het instellen van een account of een snelkoppeling, neem dan contact op met de helpdesk of bel ons op 0252 250 260.