Automatische lay-outkeuze per klant
Wil je een particulier een eenvoudige factuur geven en een bedrijf een uitgebreide specificatie? Dan kun je Smart Trade automatisch de juiste afdruklay-out laten kiezen op basis van het type klant, zodat je dat niet bij elk document handmatig hoeft te doen.
Voor functioneel beheerders die de afdruklay-outs beheren.
De manieren om onderscheid te maken
Er zijn vier manieren om per situatie een andere opmaak te krijgen. Ze zijn te combineren:
- Eén lay-out met voorwaardelijke onderdelen – onderdelen tonen of verbergen op basis van een voorwaarde. Dit staat in het artikel over voorwaarden en formules op afdruksjablonen.
- Meerdere lay-outs, handmatig kiezen – bij het verzenden of printen kies je zelf de lay-out. Dit staat in het artikel over afdrukken en mailen vanuit een order.
- Meerdere lay-outs, automatisch op relatietype (particulier/zakelijk) – hieronder uitgewerkt.
- Meerdere lay-outs, automatisch per klant (een uitzondering op het relatietype) – hieronder uitgewerkt.
Kort gezegd: de automatische keuze werkt op het relatietype (particulier of zakelijk); voor een enkele klant kun je daar een uitzondering op maken.
Automatisch kiezen op relatietype (particulier/zakelijk)
Wil je vooral onderscheid maken tussen particuliere en zakelijke klanten, dan laat je de keuze automatisch maken. Daarvoor zijn twee stappen nodig.
Stap 1 – Bepaal het relatietype
Het relatietype volgt uit de instelling die bepaalt of prijzen inclusief of exclusief btw worden getoond (in het klassieke scherm heet dit Afdrukken met prijzen, op het tabblad Extra gegevens). Je stelt dit in per relatie, of centraal op de relatiegroep, met de keuze excl. btw (zakelijk) of incl. btw (particulier).
Let op
Deze keuze beïnvloedt vaak ook de afronding van de artikelstuksprijzen en een eventuele betalingswijze-korting. Achteraf wijzigen kan dus gevolgen hebben voor de prijsberekening van je offertes en orders. Stel dit bij voorkeur goed in bij het aanmaken van de relatie.
Stap 2 – Stel de standaardlay-out per relatietype in
Ga naar Instellingen → Afdruklayouts → Standaard sjablonen. Geef daar per documenttype aan welke lay-out standaard wordt gekozen voor elk relatietype (excl. btw en incl. btw). Sla de keuzes op. Vanaf dat moment kiest Smart Trade bij het maken van een document automatisch de bijbehorende lay-out op basis van het relatietype.
Een uitzondering per klant
Voor een individuele klant kun je afwijken van de automatische keuze. Dat regel je op de relatiekaart, bij Afdruksjablonen:
- Open de relatiekaart en ga naar het onderdeel Afdruksjablonen.
- Deblokkeer de automatische keuze met het vinkje aan het eind van de regel.
- Kies de lay-out die je voor deze klant wilt gebruiken (per relatietype: excl. btw of incl. btw).
Deze klant gebruikt dan de door jou gekozen lay-out in plaats van de standaardkeuze op relatietype.
Goed om te weten
Of een klant particulier of zakelijk is, zie je aan de instelling “Afdrukken met prijzen” (excl. of incl. btw) op het tabblad Extra gegevens. Die bepaalt welke kolom (excl. of incl. btw) je bij de uitzondering instelt.
Wanneer kies je welke aanpak?
| Situatie | Aanpak |
|---|---|
| Kleine verschillen, verder dezelfde lay-out | Eén lay-out met voorwaardelijke onderdelen (zie voorwaarden en formules). |
| Per document zelf bepalen | Meerdere lay-outs, handmatig kiezen bij het verzenden. |
| Vast onderscheid particulier/zakelijk | Automatische keuze op relatietype via Standaard sjablonen. |
| Eén klant wijkt af | Uitzondering op de relatiekaart bij Afdruksjablonen. |