Orderbeheer in Smart Trade

Orders zoeken, aanmaken, wijzigen, leveren, factureren en opvolgen.

Voor verkoopmedewerkers, administratief medewerkers, logistieke medewerkers en functioneel beheerders.

Introductie

Orderbeheer gebruik je om verkooporders vast te leggen en op te volgen. Een order bevat de klant, ordergegevens, levergegevens, betalingsgegevens, orderregels en de status van levering en facturatie.

Het orderoverzicht helpt je om orders te zoeken, te filteren en acties op een of meer orders uit te voeren. De orderkaart gebruik je om de inhoud van een order te beheren.

De redesign-versie bestaat uit een vernieuwd orderoverzicht en een vernieuwde orderkaart. Enkele aanvullende pagina's binnen orderbeheer openen nog in de bestaande of aparte meest recente weergave.

Goed om te weten
De orderkaart is configureerbaar. Daardoor kan de indeling van kopvelden en widgets per administratie verschillen. De werking van de velden en acties blijft wel hetzelfde.

Voor je begint

Controleer voordat je met orders werkt of de ordermodule beschikbaar is. Voor factureren moet ook de factuurmodule beschikbaar zijn.

Let vooral op deze punten:

Een order heeft minimaal een medewerker, relatie, ordertype en leveringswijze nodig.
Bij sommige leveringswijzen is een leverdatum verplicht.
Een geblokkeerde relatie of overschreden kredietlimiet kan het aanmaken of opslaan van een order blokkeren.
Een vergrendelde order kan niet vrij worden aangepast.
Conceptorders kunnen niet op dezelfde manier geleverd of gefactureerd worden als gewone orders.
De zichtbare velden, widgets en acties kunnen afhankelijk zijn van instellingen en actieve modules.

Waarschuwing
Opslaan, leveren en factureren kunnen direct gevolgen hebben voor voorraad, leverdocumenten, facturen, betalingen, reserveringen en openstaande posten. Controleer de relatie, orderregels, leverdatum, betalingsvoorwaarde en bedragen voordat je verwerkt.

Beschikbare pagina's

In orderbeheer zijn deze pagina's beschikbaar. De belangrijkste werkzaamheden doe je in het orderoverzicht en op de orderkaart. De andere pagina's ondersteunen specifieke werkzaamheden, zoals import, afspraken, ritten en serienummers.

Pagina	Waarvoor gebruik je deze pagina?
Orderoverzicht	Orders zoeken, filteren, openen en acties uitvoeren op geselecteerde orders.
Orderkaart	Een bestaande order bekijken, wijzigen, leveren, factureren, printen of opvolgen.
Nieuwe order	Een nieuwe order aanmaken.
Orderkopweergave bewerken	De indeling van de orderkaart beheren.
Orders inlezen	Orders importeren vanuit XML- of CSV-bestanden.
Ontvangen en leveren	Orders ontvangen en leveren vanuit de bestaande orderverwerking.
Afspraken	Orderafspraken bekijken en beheren.
Rittenlijst	Leveringen per dag en leveringswijze opvolgen.
Projecten	Projecten openen vanuit orderbeheer.
Serienummers	Op serienummers zoeken en serienummerinformatie gebruiken bij orderlevering.

Stap voor stap: een order zoeken en openen

Open het orderoverzicht.
Gebruik het zoekveld als je zoekt op een order, relatie of herkenbare tekst.
Gebruik filters als je gericht wilt zoeken op status, medewerker, leverdatum, leveringswijze, factuurnummer, conceptstatus of betaalstatus.
Gebruik de tabs boven het overzicht om orders per ordertype te bekijken.
Zet Toon orderregels aan als je de regels direct onder de order wilt bekijken.
Dubbelklik op een order of kies Details bekijken om de orderkaart te openen.

Let op
Als een order door een andere gebruiker is geopend, kan de order vergrendeld zijn. In dat geval kun je de order mogelijk niet selecteren of wijzigen totdat de vergrendeling vrijgegeven is.

Stap voor stap: een nieuwe order maken

Open het orderoverzicht.
Kies Nieuwe order.
Selecteer de relatie.
Controleer of de medewerker is gevuld.
Controleer het ordertype.
Controleer de leveringswijze en vul een leverdatum in als dit verplicht is.
Controleer de betalingsvoorwaarde.
Vul eventueel een orderreferentie, project, contactpersoon, afleveradres of opmerkingen in.
Kies Opslaan om de order vast te leggen.
Voeg daarna orderregels toe via de regelbalk onderaan de orderkaart.

Gevolgen van opslaan

Na opslaan krijgt de order een ordernummer en kun je orderregels toevoegen, printen, leveren, factureren of aanvullende acties uitvoeren. Als de order nog niet is opgeslagen, zijn meerdere acties uitgeschakeld.

Tip
Controleer bij het aanmaken direct de relatie, betalingsvoorwaarde en leveringswijze. Deze keuzes bepalen later onder andere levering, facturatie, betaling en verzending.

Stap voor stap: orderregels toevoegen en beheren

Open de orderkaart.
Gebruik de regelbalk onderaan om een artikel of vrije regel toe te voegen.
Vul of controleer het aantal, de eenheid, omschrijving, magazijn, leverdatum, prijs, korting en btw.
Gebruik regelgroepen wanneer je orderregels logisch wilt groeperen.
Selecteer een of meer regels als je een actie wilt uitvoeren op geselecteerde regels.
Gebruik het actiemenu voor regelacties, zoals magazijn wijzigen, btw wijzigen, regels dupliceren, regels verplaatsen naar een groep of geselecteerde regels verwijderen.
Sla de order op nadat je wijzigingen hebt gedaan.

Orderregels worden gebruikt voor levering, reservering, facturatie, inkoop en totalen. Een wijziging in een regel kan daarom meerdere vervolgprocessen raken.

Waarschuwing
Geleverde of gefactureerde regels kun je niet altijd zomaar verwijderen of wijzigen. Als een regel al geleverd of gefactureerd is, moet je eerst controleren wat administratief de juiste correctie is.

Werken met leveren en factureren

Vanuit de orderkaart en het orderoverzicht kun je orders voorbereiden, leveren, factureren of leveren en factureren combineren. Welke acties beschikbaar zijn, hangt af van de orderstatus, instellingen en actieve modules.

Actie	Wanneer gebruik je dit?	Belangrijk gevolg
Klaarzetbon	Als magazijn of logistiek de order alvast moet verzamelen, klaarzetten of controleren.	De order wordt eerst opgeslagen. Afhankelijk van de inrichting kan de klaarzetstatus worden bijgewerkt.
Leveren	Als orderregels daadwerkelijk geleverd moeten worden zonder direct te factureren.	De levering wordt verwerkt en de leverstatus wordt bijgewerkt. Afhankelijk van de inrichting kan daarbij een pakbon worden aangemaakt of geprint.
Factureren	Als orderregels administratief gefactureerd moeten worden.	Er wordt een factuur aangemaakt en de facturatiestatus wordt bijgewerkt.
Leveren en factureren	Als levering en facturatie in een handeling verwerkt moeten worden.	Levering en factuur worden in dezelfde verwerking opgevolgd.
Deelfactuur en betaling	Als je een aanbetaling of gedeeltelijke factuur wilt maken.	Er wordt een deelfactuur gemaakt. Deze actie is afhankelijk van factuurmodule en inrichting.

Bij geselecteerde regels vraagt Smart Trade of je de standaardwerking wilt gebruiken of alleen de geselecteerde regels wilt leveren of factureren.

Let op
Leveren of factureren kan geblokkeerd zijn bij conceptorders, afgeronde orders, vergrendelde orders, ontbrekende betalingsvoorwaarden, een ongeldige kredietstatus, regels zonder prijs of een gekoppelde hoofdtaak die nog niet is afgerond.

Orders in batch verwerken

In het orderoverzicht kun je meerdere orders selecteren en acties uitvoeren. Dit is handig bij dagelijkse levering, periodieke facturatie of het printen van meerdere orders.

Open het orderoverzicht.
Filter op de orders die je wilt verwerken, bijvoorbeeld Te leveren of Te factureren.
Selecteer de gewenste orders.
Kies de actie: printen, klaarzetbon afdrukken, leveren, factureren of leveren en factureren.
Controleer de gegevens in het vervolgscherm.
Verwerk de actie.

Bij batchlevering controleer je onder andere leveringswijze, leverdatum, voorkeurstijd, palletplaatsen, aantallen en serienummers. Bij batchfacturatie controleer je factuurdatum, conceptfacturen, directe betaling, groepering, waarschuwingen en bedragen.

Goed om te weten
Batchfacturatie groepeert orders op factuurgegevens. Verschillen in factuurrelatie, betalingsvoorwaarde, ordertype, project of incassomachtiging kunnen leiden tot meerdere facturen.

Orders importeren

Gebruik Orders inlezen wanneer orders uit een XML- of CSV-bestand moeten worden aangemaakt.

Open de pagina Orders inlezen.
Kies eventueel een importdefinitie, of laat Smart Trade de definitie automatisch bepalen.
Selecteer of sleep een XML- of CSV-bestand naar het uploadvak.
Kies Inlezen en doorgaan.
Koppel ontbrekende relaties aan bestaande relaties of sla ze over.
Koppel ontbrekende artikelen aan bestaande artikelen of sla ze over.
Kies Verwerken zodra alle ontbrekende onderdelen gekoppeld of overgeslagen zijn.
Controleer het resultaat met aantallen, aangemaakte orders, fouten, overgeslagen onderdelen en prijsverschillen.

Let op
Je kunt de import pas verwerken als ontbrekende relaties en artikelen zijn gekoppeld of bewust zijn overgeslagen. Overslaan betekent dat die onderdelen niet als normale relatie of artikel worden gekoppeld.

Aanvullende pagina's binnen orderbeheer

Naast orderoverzicht en orderkaart zijn er aanvullende pagina's voor specifieke werkzaamheden.

Pagina	Wat kun je ermee?	Wanneer gebruik je dit?
Ontvangen en leveren	Orders verwerken via de bestaande ontvangst- en leverfunctionaliteit.	Als je werkzaamheden uitvoert die nog niet in de redesign-orderkaart zijn ondergebracht.
Afspraken	Orderafspraken bekijken en beheren in de bestaande afsprakenweergave.	Als planning of afspraakregistratie bij orders nodig is.
Rittenlijst	Leveringen per dag en leveringswijze bekijken, printen, leveren, mailen, factureren of pakbonnen voltooien.	Voor logistieke opvolging van leveringen.
Projecten	Projecten openen vanuit de ordermodule.	Als orders gekoppeld zijn aan projecten of projectwerkzaamheden.
Serienummers	Zoeken op serienummers en serienummers gebruiken bij levering.	Als artikelen serienummerregistratie vereisen.

Orderoverzicht: belangrijke onderdelen

Onderdeel	Functie	Wanneer gebruik je dit?	Aandachtspunt
Zoekveld	Zoekt orders op tekst.	Als je snel een order of relatie wilt terugvinden.	Gebruik Enter of het zoekicoon om de zoekactie uit te voeren.
Filters	Beperken de lijst tot orders die aan bepaalde criteria voldoen.	Als je gericht wilt zoeken of batchacties voorbereidt.	Actieve filters worden onder de zoekbalk getoond.
Ordertype-tabs	Filteren het overzicht op ordertype.	Als je alleen orders van een bepaald type wilt zien.	Alleen ordertypes die beschikbaar zijn voor het overzicht worden als tab getoond.
Toon orderregels	Toont orderregels onder de order in het overzicht.	Als je de inhoud wilt controleren zonder de orderkaart te openen.	Bij ingeschakelde regels gebruikt het overzicht een kleinere laadgrootte.
Kolominstellingen	Laat je kolommen tonen of verbergen.	Als je het overzicht wilt aanpassen aan je werk.	Vrije velden kunnen als verborgen kolommen beschikbaar zijn.
Actiemenu	Geeft algemene acties voor het overzicht.	Voor opschonen, reserveringen, export en directe facturatie.	Sommige acties verschijnen alleen wanneer de administratie, filters of actieve modules dit mogelijk maken.
Nieuwe order	Opent een lege orderkaart.	Als je een verkooporder wilt aanmaken.	De order moet eerst opgeslagen zijn voordat alle acties beschikbaar zijn.

Orderoverzicht: kolommen en statussen

Gebruik deze tabel als naslag voor de belangrijkste kolommen in het redesign orderoverzicht.

Kolom of status	Functie	Wanneer gebruik je dit?
Leverstatusicoon	Geeft visuele statusinformatie, zoals concept, vergrendeling of leverdatum.	Om snel te zien of een order aandacht vraagt.
Selectie	Laat je een of meer orders selecteren.	Voor batchacties zoals printen, leveren of factureren.
Ordernummer	Toont het nummer van de order.	Voor uniek terugzoeken en communicatie met collega's of klanten.
Relatie	Toont de klant of debiteur van de order.	Om orders per klant te vinden of te controleren.
Medewerker	Toont de medewerker die aan de order is gekoppeld.	Voor opvolging of werkverdeling.
Datum	Toont de orderdatum.	Voor periodecontrole of sorteren.
Referentie	Toont de orderreferentie.	Voor herkenning van klantreferenties of interne referenties.
Project	Toont het gekoppelde project.	Als orders onderdeel zijn van projectwerk.
Hoofdtaakstatus	Toont de status van de hoofdtaak bij een project.	Voor orders waarbij facturatie afhankelijk kan zijn van projectafronding.
Leveringswijze	Toont hoe de order geleverd wordt.	Voor logistieke planning en levering.
Leverdatum	Toont de geplande leverdatum.	Voor planning, rittenlijst en leveropvolging.
Afleveradres	Toont plaats, adres en postcode van het afleveradres.	Voor levercontrole.
Totaal excl. btw	Toont het orderbedrag exclusief btw.	Voor marge-, prijs- en administratieve controle.
Totaal incl. btw	Toont het orderbedrag inclusief btw.	Voor klantbedrag en betalingscontrole.
Interne opmerking	Toont een interne orderopmerking.	Als interne bijzonderheden belangrijk zijn voor opvolging.
Extra opmerking	Toont extra orderinformatie.	Voor aanvullende instructies of context.
Betaald bedrag	Toont hoeveel op de order is betaald.	Voor controle van vooruitbetalingen of directe betalingen.
Palletplaatsen	Toont het aantal palletplaatsen.	Voor transport- en leverplanning.
Vrachtnummer	Toont het vrachtnummer.	Voor transportopvolging.
Voorkeurstijdstip levering	Toont de voorkeurstijd voor levering.	Voor planning en rittenlijst.
Status	Toont orderstatussen, zoals levering, facturatie, reservering, klaarzetten, bijlagen of opmerkingen.	Om snel te bepalen welke vervolgactie nodig is.
Vrije velden	Toont extra ordervelden die in de administratie zijn ingericht.	Als je aanvullende bedrijfsinformatie op orders gebruikt.

Orderoverzicht: filters

Filters helpen je om orders gericht terug te vinden of voor te bereiden op batchverwerking.

Filter	Wat filtert dit?	Wanneer gebruik je dit?
Status	Filtert orders op orderstatus.	Als je bijvoorbeeld open, afgeronde of specifieke statussen wilt zien.
Leveringswijze	Filtert op een of meer leveringswijzen.	Voor logistieke planning of ritten.
Medewerker	Filtert orders op medewerker.	Voor persoonlijke of teamopvolging.
Vestiging	Filtert orders op vestiging.	Als meerdere vestigingen in dezelfde administratie werken.
Land	Filtert orders op land.	Voor internationale leveringen of rapportage.
Factuurnummer	Zoekt orders die aan een factuur gekoppeld zijn.	Als je vanuit een factuur wilt terugzoeken naar de order.
Concept	Toont conceptorders, gewone orders of beide.	Als je conceptorders wilt controleren of juist wilt uitsluiten.
Betaald	Filtert op betaalde of onbetaalde orders.	Voor betalingsopvolging.
Uitgebreid zoeken	Schakelt uitgebreid zoeken in.	Als de gewone zoekopdracht onvoldoende resultaat geeft.
Leverdatum van/tot	Filtert orders op leverdatum.	Voor dagplanning, weekplanning of achterstanden.
Vandaag, morgen en overmorgen	Vult snel een leverdatumfilter.	Voor dagelijkse logistieke opvolging.
Te leveren	Toont orders die relevant zijn voor batchlevering.	Als je meerdere orders tegelijk wilt leveren.
Te factureren	Toont orders die relevant zijn voor batchfacturatie.	Als je meerdere orders tegelijk wilt factureren.
Relatie	Filtert orders op debiteur of klant.	Als je alle orders van een klant wilt zien.

Orderoverzicht: acties

Actie	Wat doet deze actie?	Aandachtspunt
Details bekijken	Opent de geselecteerde orderkaart.	Niet bedoeld voor meerdere orders tegelijk.
Printen	Print of verzendt geselecteerde orders via de printdialoog.	Bij een relatie met contactpersoon kan een direct e-mailadres worden gebruikt.
Klaarzetbon afdrukken	Drukt klaarzetbonnen af voor geselecteerde orders.	Gebruik dit voordat magazijn of logistiek de order verzamelt of klaarzet.
Leveren	Verwerkt levering voor geselecteerde orders.	Niet beschikbaar als een geselecteerde order al volledig geleverd is of eerst gefactureerd moet worden.
Factureren	Maakt facturen voor geselecteerde orders.	Vereist toegang tot de factuurmodule en kan geblokkeerd zijn bij niet-geleverde of vergrendelde orders.
Leveren en factureren	Verwerkt levering en facturatie voor geselecteerde orders.	Controleer altijd waarschuwingen voordat je verwerkt.
Lege orders verwijderen	Verwijdert lege orders uit het overzicht.	Gebruik dit voor administratief opschonen van orders zonder inhoud.
Reserveringen bijwerken	Werkt orderreserveringen opnieuw bij.	Gebruik dit als reserveringen opnieuw berekend moeten worden.
Reserveringen vrijgeven	Opent een batchactie om reserveringen vrij te geven.	Controleer goed welke selectie je raakt.
Export naar Excel of CSV	Exporteert het overzicht of de geselecteerde regels.	Als er orders geselecteerd zijn, exporteert de actie alleen de selectie.
Alle factureerbare orders factureren	Start directe facturatie voor alle orders die factureerbaar zijn.	Gebruik dit alleen als je zeker weet dat de factureerbare orders gecontroleerd zijn.

Orderkaart: velden en widgets

De orderkaart is opgebouwd uit configureerbare velden en widgets. Welke onderdelen je ziet, hangt af van de inrichting van de orderkaart.

Veld of widget	Functie	Wanneer gebruik je dit?	Aandachtspunt
Relatie	Koppelt de order aan een klant of debiteur.	Altijd nodig voor een order.	Bij wijzigen kan Smart Trade vragen wat er met leveringswijze, betalingsvoorwaarde of project moet gebeuren.
Orderreferentie	Legt een herkenbare referentie vast.	Voor klantreferenties, bestelbonnummers of interne herkenning.	Komt terug in zoek- en controleprocessen.
Concept	Markeert een order als concept.	Als de order nog niet definitief verwerkt mag worden.	Conceptorders kunnen beperkt zijn voor leveren en factureren.
Project	Koppelt de order aan een project.	Voor projectmatige verkoop, werkorders of kostenorders.	Een open hoofdtaak kan facturatie blokkeren, afhankelijk van instellingen.
Bijbehorende offerte	Toont een gekoppelde offerte.	Als een order uit een offerte is ontstaan.	Vanuit het actiemenu kan een gekoppelde offerte worden geopend.
Toeslagstatus	Toont informatie over ordertoeslagen.	Als toeslagen op orders worden gebruikt.	Beschikbaar wanneer deze widget in de orderkaart staat.
Leveringswijze	Bepaalt hoe de order geleverd wordt.	Voor bezorging, afhalen, transport of andere levermethoden.	Kan leverdatum, klaarzetten en levering beinvloeden.
Leverdatum	Legt vast wanneer de order geleverd moet worden.	Voor planning, rittenlijst en voorraadreservering.	Geblokkeerde leverdata kunnen opslaan verhinderen.
Medewerker	Koppelt een medewerker aan de order.	Voor verantwoordelijkheid, verkoopopvolging of rapportage.	Wijzigen kan voor sommige gebruikers beperkt zijn.
Contactpersoon	Koppelt een contactpersoon van de relatie aan de order.	Voor communicatie, printen of e-mailen.	De primaire contactpersoon kan automatisch gevuld worden.
Betalingsvoorwaarde	Bepaalt hoe de order betaald of gefactureerd wordt.	Voor facturatie, betaling en levering.	Een betalingsvoorwaarde die factureren bij levering vereist, kan los leveren blokkeren.
Palletplaatsen	Legt het aantal palletplaatsen vast.	Voor transport en magazijnplanning.	Moet een geldig getal zijn.
Voorkeurstijdstip	Legt een voorkeurstijd voor levering vast.	Voor planning en rittenlijst.	Kan ook op leverdocumenten terugkomen.
Ordertype	Bepaalt het type order en bijbehorende instellingen.	Bij aanmaken en classificeren van orders.	Wijzigen kan betalingsvoorwaarde of reserveringsbeleid raken.
Vrachtnummer	Legt transportreferentie vast.	Voor logistieke opvolging.	Beschikbaar als de administratie dit gebruikt.
Klaarzetlocatie	Legt vast waar de order klaargezet wordt.	Voor magazijn of orderpicking.	Werkt samen met klaarzetten en orderpicking.
Transport-opmerking	Legt een opmerking voor transportplanning vast.	Als transport extra instructies nodig heeft.	Kan zichtbaar zijn bij order en gerelateerde leverdocumenten.
Aanhef boven regels	Tekst boven de orderregels.	Voor documenttekst op orderdocumenten.	Kan met standaardteksten worden gevuld.
Afsluiting onder regels	Tekst onder de orderregels.	Voor afsluitende documenttekst.	Kan met standaardteksten worden gevuld.
Interne opmerking	Interne informatie bij de order.	Voor informatie die niet primair voor de klant bedoeld is.	Gebruik dit voor interne opvolging.
Extra opmerkingen	Aanvullende orderopmerkingen.	Voor extra instructies of context.	Controleer of deze tekst op documenten zichtbaar kan zijn binnen de inrichting.
Vestiging	Koppelt de order aan een vestiging.	Voor organisaties met meerdere vestigingen.	Wordt standaard gevuld op basis van de gebruiker of omgeving.
Vertegenwoordiger	Koppelt een vertegenwoordiger aan de order.	Voor verkoopopvolging of rapportage.	Wijzigen kan voor sommige gebruikers beperkt zijn.
Incassomachtiging	Koppelt een machtiging aan de order.	Als incasso op orders of facturen wordt gebruikt.	Kan invloed hebben op facturatiegroepering.
Afhaaladres	Legt een afhaaladres vast.	Als goederen moeten worden opgehaald.	Beschikbaar wanneer deze widget is ingericht.
Afleveradres	Legt vast waar de order geleverd wordt.	Voor bezorging of afwijkende afleveradressen.	Kan automatisch worden gevuld vanuit de relatie-inrichting.
E-mails	Toont e-mailcorrespondentie bij de order.	Voor controle van verzonden communicatie.	Beschikbaar als de widget in de kaart staat.
Facturen	Toont gekoppelde facturen.	Voor controle of en hoe de order gefactureerd is.	Vereist dat facturen gekoppeld zijn.
Pakbonnen	Toont gekoppelde leverdocumenten.	Voor leveropvolging.	Acties op deze documenten kunnen voor sommige gebruikers beperkt zijn.
Bijlagen	Toont en beheert orderbijlagen.	Voor documenten die bij de order horen.	Beschikbaar wanneer bijlagen gebruikt worden.
Rapporten	Toont rapporten bij de order.	Voor orderdocumenten of rapportage.	Afhankelijk van inrichting.
Vrijgeven opties	Beheert vrijgeven voor facturatie, klaarzetten of blokkeren voor facturatie.	Als orders pas later verwerkt mogen worden.	Heeft gevolgen voor verdere verwerking.
Inkooporders	Toont gekoppelde inkooporders.	Als vanuit verkooporders wordt ingekocht.	Afhankelijk van de voorraad- of inkoopmodule.
Reserveringsbeleid	Bepaalt hoe voorraad voor orderregels wordt gereserveerd.	Voor voorraadgestuurde orders.	Keuzes kunnen automatisch of handmatig reserveren bepalen.
Toewijzingsregel	Koppelt een partij- of voorraadtoewijzingsregel aan de order.	Bij partijregistratie of gerichte voorraadtoewijzing.	Alleen zichtbaar wanneer partijregistratie actief is.
Facturatievoorwaarden	Bepaalt wanneer orderregels vrijgegeven worden voor facturatie.	Als facturatie afhankelijk is van levering, project of handmatige vrijgave.	Onjuiste keuze kan facturatie te vroeg of te laat laten plaatsvinden.
Orderafspraken	Toont orderafspraken in tabel of kalender.	Voor planning of installatieafspraken.	Beschikbaar wanneer afspraken binnen de ordermodule worden gebruikt.
Klaarzet opmerkingen	Legt opmerkingen voor klaarzetten vast.	Voor magazijn of orderpicking.	Een order moet eerst opgeslagen zijn voordat sommige opmerkingen toegevoegd kunnen worden.
Transportritten	Toont ritten die aan de order gekoppeld zijn.	Voor transportopvolging.	Afhankelijk van transportinrichting.
Pakbon-opmerkingen	Toont opmerkingen bij leverdocumenten.	Voor opvolging van afleverinformatie.	Kan informatie bevatten van chauffeur of klant.
Vrije velden	Toont extra ordervelden die in de administratie zijn ingericht.	Voor bedrijfsspecifieke orderinformatie.	De exacte velden verschillen per administratie.
Relatie-opmerking	Toont opmerkingen van de relatie bij de order.	Voor klantafspraken of aandachtspunten.	Controleer deze bij verkoop en levering.
Urenregistratie	Toont of beheert gewerkte uren bij de order.	Voor werkorders of projectmatige orders.	Gewerkte uren kunnen als gecalculeerde uren worden getoond.
Orderregeldetails	Toont gedetailleerde totalen of marges van orderregels.	Voor prijs- en margecontrole.	Inkoopprijsinformatie kan voor sommige gebruikers beperkt zijn.
Autotask	Koppelt of beheert Autotask-informatie bij de order.	Als de Autotask-integratie actief is.	Niet zichtbaar of bruikbaar zonder actieve integratie.
Werkorder	Toont een gekoppelde werkorder.	Als order en werkorder samenhangen.	Een gekoppelde werkorder kan levering of facturatie beinvloeden.

Orderregels: kolommen

De orderregels tonen artikelen, aantallen, prijzen, kortingen, btw, voorraad- en leverinformatie. De kolommen kunnen worden ingesteld.

Kolom	Functie	Aandachtspunt
Omschrijving	Omschrijving van de orderregel.	Nodig voor herkenning en facturatie.
Artikelnummer	Toont het gekoppelde artikel.	Bij vrije regels kan geen normaal artikel gekoppeld zijn.
Aantal	Aantal dat wordt verkocht, geleverd of gefactureerd.	Kan beperkt zijn als al geleverd of gefactureerd is.
Eenheid	Eenheid van de orderregel.	Wijzigen kan aantallen en prijzen beinvloeden.
Magazijn	Magazijn of voorraadlocatie voor de regel.	Belangrijk voor reservering en levering.
Leverdatum	Leverdatum op regelniveau.	Kan afwijken van de orderkop.
Fabrikant en fabrikantcode	Toont fabrikantgegevens van het artikel.	Voor artikelherkenning.
Eigen artikelcode	Toont de eigen artikelcode.	Voor interne herkenning.
Partijgegevens	Toont partij-id of partijnaam.	Alleen relevant bij partijregistratie.
Leveranciersvoorraad	Toont voorraad bij leverancier.	Voor bestel- of levercontrole.
Gewicht en regelgewicht	Toont gewichtsinformatie.	Kan handmatig worden aangepast als dat zichtbaar is.
Inkoopprijs	Toont bruto, netto of regelinkoopprijs.	Alleen zichtbaar wanneer inkoopprijsinformatie voor jou beschikbaar is.
Prijs excl. en incl. btw	Toont de verkoopprijs per eenheid.	Wijzigen kan voor sommige gebruikers beperkt zijn.
Korting	Toont of wijzigt korting op de regel.	Kan geminimaliseerd worden weergegeven.
Btw	Toont het btw-tarief van de regel.	Wijzigen kan gevolgen hebben voor totalen en facturatie.
Totaal excl. en incl. btw	Toont het regeltotaal.	Voor controle van orderbedragen.
Status	Toont de status van de orderregel.	Voor levering, facturatie, reservering en aandachtspunten.
Vrije velden op orderregels	Toont extra regelvelden die in de administratie zijn ingericht.	De exacte velden verschillen per administratie.

Actiemenu op de orderkaart

Het actiemenu bevat extra acties naast de vaste knoppen bovenaan de orderkaart.

Groep	Actie	Wat doet deze actie?
Financieel	Prijzen herberekenen	Herberekent prijzen op de order.
Financieel	Deelfactuur maken	Maakt een deelfactuur als de factuurmodule en inrichting dit toestaan.
Financieel	Korting toepassen	Past korting toe op de order.
Financieel	Toeslag toevoegen	Voegt een toeslag toe aan de order.
Financieel	Aanbetalingen	Opent de aanbetalingen of orderbetalingen.
Financieel	Kassalade openen	Opent de kassalade als deze knop is ingericht.
Overig	Logboek tonen	Toont het orderlogboek.
Overig	Order dupliceren	Maakt een nieuwe order op basis van de bestaande order.
Overig	Order omzetten naar offerte	Zet de order om naar een offerte als deze actie beschikbaar is.
Overig	Bijbehorende offerte openen	Opent de gekoppelde offerte.
Overig	Orderregels importeren	Importeert regels in een bestaande order.
Overig	Order verwijderen	Verwijdert de volledige order als dit is toegestaan.
Overig	Vereffeningen terugdraaien	Draait vereffeningsregels bij een kostenorder terug.
Overig	Orderkopweergave bewerken	Opent de layout-inrichting van de orderkaart.
Overig	Actieknoppen bewerken	Laat de actieknoppen op de orderkaart aanpassen.
Regelacties	Orderregelomschrijving herstellen	Zet omschrijvingen terug op basis van de artikelomschrijving.
Regelacties	Magazijn wijzigen	Wijzigt het magazijn van orderregels.
Regelacties	Btw-tarief wijzigen	Wijzigt het btw-tarief van orderregels.
Regelacties	Bestellen bij leverancier	Maakt of start een inkoopactie vanuit de orderregels.
Regelacties	Geselecteerde regels dupliceren	Kopieert geselecteerde orderregels.
Regelacties	Geselecteerde regels verwijderen	Verwijdert geselecteerde orderregels als dat is toegestaan.
Regelacties	Regels naar groep verplaatsen	Verplaatst geselecteerde regels naar een regelgroep.
Regelacties	Regelkorting aanpassen	Past korting toe op alle of geselecteerde orderregels.
Regelacties	Eenheidsprijs wijzigen	Wijzigt de prijs van geselecteerde regels.
Regelacties	Orderregels alfabetisch sorteren	Sorteert orderregels binnen regelgroepen op omschrijving.
Intercompany	Opslaan en doorzetten naar leverancier	Verwerkt intercompany-doorzetting als deze functie actief is.
Intercompany	Levering terugdraaien	Draait een intercompany-levering terug als dit beschikbaar is.

Let op
Veel actiemenu-opties zijn uitgeschakeld wanneer de order vergrendeld is, nog niet is opgeslagen of wanneer de geselecteerde regels al geleverd of gefactureerd zijn.

Naslag: pagina's en paden

Gebruik deze tabel alleen als naslag wanneer je een pagina wilt herkennen of controleren.

Pagina	Weergave	Pad voor naslag
Orderoverzicht	Redesign	`/v3/redesign/order`
Orderkaart	Redesign	`/v3/redesign/order/{order}/edit`
Nieuwe order	Redesign	`/v3/redesign/order/create`
Orderkopweergave bewerken	Redesign	`/v3/redesign/order/edit-layout`
Orders inlezen	Redesign-wizard	`/v3/redesign/order/import`
Ontvangen en leveren	Bestaande weergave	`/v3/redesign/order/receive_and_deliver`
Afspraken	Bestaande weergave	`/v3/redesign/order/appointments`
Rittenlijst	Meest recente v3-weergave	`/v3/redesign/order/delivery_list`
Projecten	Meest recente v3-weergave	`/v3/redesign/order/projects`
Serienummers	Bestaande weergave	`/v3/redesign/order/serial_number`

Rechten voor orderbeheer

Deze rechten kunnen beschikbaar zijn voor de ordermodule. Sommige acties zijn daarnaast afhankelijk van andere modules, zoals facturatie, voorraadbeheer, projecten of transport.

Recht	Wat dit recht doet
`leveren`	Hiermee kan de gebruiker orders leveren.
`orderregelVerwijderen`	Hiermee kan de gebruiker orderregels verwijderen.
`orderVerwijderen`	Hiermee kan de gebruiker een volledige order verwijderen.
`inkoopprijs_tonen`	Hiermee kan de gebruiker inkoopprijzen in orders zien.
`leveringen_ongedaan_maken`	Hiermee kan de gebruiker leveringen ongedaan maken.
`prijzen_aanpassen`	Hiermee kan de gebruiker prijzen en kortingen in orderregels aanpassen.
`orderMedewerkerWijzigen`	Hiermee kan de gebruiker de medewerker op een order wijzigen.
`ordersDirectVerwerken`	Hiermee kan de gebruiker orders direct verwerken wanneer deze functie actief is.
`ordersOpschonen`	Hiermee kan de gebruiker lege orders opschonen.
`orderNaarOfferte`	Hiermee kan de gebruiker een order omzetten naar een offerte.
`orderVertegenwoordigerWijzigen`	Hiermee kan de gebruiker de vertegenwoordiger op een order wijzigen.
`orderInlezen`	Hiermee kan de gebruiker orders inlezen via de importpagina.
`pagina_ontvangen_en_leveren`	Hiermee kan de gebruiker de pagina Ontvangen en leveren openen.
`pagina_afspraken`	Hiermee kan de gebruiker de pagina Afspraken openen.

Praktijkvoorbeelden

Een nieuwe verkooporder maken

Een verkoopmedewerker maakt een nieuwe order, kiest de relatie, controleert ordertype, leveringswijze en betalingsvoorwaarde, voegt artikelen toe en slaat de order op. Daarna kan de order geprint, geleverd of gefactureerd worden.

Orders voor vandaag leveren

Een logistiek medewerker filtert het orderoverzicht op leverdatum vandaag en te leveren. Daarna selecteert de medewerker de juiste orders en kiest Leveren. In het levervenster worden aantallen, leveringswijze, leverdatum en eventuele serienummers gecontroleerd.

Meerdere orders tegelijk factureren

Een administratief medewerker filtert op te factureren orders, selecteert de orders en kiest Factureren. In het facturatievenster controleert de medewerker de factuurgroepen, datum, conceptkeuze, bedragen en waarschuwingen voordat de facturen worden gemaakt.

Orderregels corrigeren

Een medewerker opent de orderkaart, selecteert de regels en gebruikt het actiemenu om het magazijn, btw-tarief, korting of eenheidsprijs te wijzigen. Als regels al geleverd of gefactureerd zijn, controleert de medewerker eerst welke correctie is toegestaan.

Orders importeren uit een bestand

Een beheerder opent Orders inlezen, kiest een XML- of CSV-bestand, koppelt ontbrekende relaties en artikelen en verwerkt de import. Daarna controleert de beheerder het resultaatrapport.

Veelgestelde vragen

Waarom kan ik een order niet opslaan?

Waarschijnlijk ontbreekt een verplicht veld, zoals medewerker, relatie, ordertype of leveringswijze. Ook een verplichte leverdatum, ongeldig aantal palletplaatsen, geblokkeerde relatie of overschreden kredietlimiet kan opslaan blokkeren.

Waarom kan ik een order niet leveren?

Leveren kan uitgeschakeld zijn als de order nieuw is, al volledig geleverd is, een conceptorder is, geen geldige kredietstatus heeft, een ongeldige betalingsvoorwaarde heeft of aan een werkorder is gekoppeld.

Wat is het verschil tussen een klaarzetbon en een pakbon?

Een klaarzetbon gebruik je om artikelen te verzamelen, klaar te zetten of intern te controleren. Een pakbon hoort bij de levering en kan ontstaan of geprint worden wanneer de levering wordt verwerkt.

Waarom kan ik een order niet factureren?

Factureren kan uitgeschakeld zijn als de order nieuw is, intern is, een conceptorder is, al volledig gefactureerd is, vergrendeld is, regels zonder prijs bevat of een gekoppelde hoofdtaak nog niet is afgerond.

Waarom kan ik een orderregel niet verwijderen?

Je hebt mogelijk geen toegang tot verwijderen. Daarnaast kunnen geleverde of gefactureerde regels geblokkeerd zijn voor verwijderen.

Waarom zie ik inkoopprijzen niet?

Inkoopprijzen zijn alleen zichtbaar voor gebruikers voor wie inkoopprijsinformatie beschikbaar is.

Waarom staan er meerdere facturen klaar bij batchfacturatie?

Orders worden gegroepeerd op factuurgegevens. Verschillen in factuurrelatie, betalingsvoorwaarde, ordertype, project of incassomachtiging kunnen zorgen voor meerdere facturen.

Waarom zie ik niet dezelfde velden als een collega?

De orderkaart is configureerbaar en de zichtbaarheid van velden kan afhangen van inrichting, toegang, modules en vrije velden.

Waarom kan ik een importbestand niet verwerken?

Het bestand moet een geldig XML- of CSV-bestand zijn. Daarnaast moeten ontbrekende relaties en artikelen eerst gekoppeld of overgeslagen zijn voordat je kunt verwerken.

Waarom kan ik een order niet selecteren in het overzicht?

Een order kan vergrendeld zijn door een andere gebruiker. Vergrendelde orders zijn beperkt selecteerbaar en kunnen niet zomaar worden gewijzigd.

Tips en best practices

Controleer relatie, leveringswijze, leverdatum en betalingsvoorwaarde voordat je orderregels toevoegt.
Gebruik conceptorders als een order nog niet definitief verwerkt mag worden.
Gebruik filters in het orderoverzicht voordat je batchacties uitvoert.
Controleer waarschuwingen in batchfacturatie en batchlevering voordat je verwerkt.
Gebruik Toon orderregels als je snel wilt controleren welke artikelen in een order staan.
Beperk verwijderen tot gebruikers die orders en orderregels administratief mogen corrigeren.
Beperk inkoopprijsinformatie tot medewerkers die marge- of inkoopinformatie nodig hebben.
Controleer bij leveringen met serienummers altijd of alle verplichte serienummers zijn ingevuld.
Gebruik de rittenlijst voor dagelijkse logistieke opvolging.
Controleer na import altijd het resultaatrapport en open steekproefsgewijs aangemaakte orders.

Ordermodule