Wat is een deelfactuur?

Een deelfactuur factureert een vast bedrag of percentage van een order vooruit. Denk aan een aanbetaling van 30% bij opdracht, of een vast voorschot van € 500. Het resterende bedrag factureer je later, wanneer de order (deels) geleverd is.

Kort gezegd: een deelfactuur is een voorschot op een order. Voor het maken ervan moet eenmalig een voorschotartikel zijn ingesteld (zie verderop).

Voor je begint

• Je hebt toegang tot de ordermodule en tot de facturatie.
• De order is opgeslagen (een nieuwe, nog niet opgeslagen order kun je nog niet deelfactureren).
• Er is een voorschotartikel ingesteld. Is dat nog niet gebeurd, dan krijg je een melding; zie Voorschotartikel instellen onderaan.

Stap voor stap: een deelfactuur maken

1. Open de order waarvan je een deelfactuur wilt maken.
2. Open het actiemenu rechtsboven en kies Deelfactuur maken.
   
   
3. Kies de gewenste berekening: Percentage, Bedrag exclusief BTW of Bedrag inclusief BTW.
4. Vul het percentage of het bedrag in. Bijvoorbeeld 30 bij Percentage, of 500 bij Bedrag exclusief BTW.
5. Vul eventueel een omschrijving in die op de deelfactuur komt te staan.
6. Klik op Opslaan, of op Opslaan en afdrukken om de deelfactuur meteen af te drukken.
   
   

Goed om te weten
Wil je de deelfactuur combineren met een betalingsverzoek, gebruik dan de actie Deelfactuur + betaling maken. Je komt dan in hetzelfde venster, met de betaling alvast aangezet.

Het restant factureren

Als je later de rest van de order wilt factureren, gebruik je het factureren binnen de order:

1. Open de order en klik op het factureer-icoon (het papier-icoon).
   
   
2. Kies hoe je wilt factureren: Geleverd (alleen wat geleverd is), Alles (de hele order) of Handmatig (je bepaalt per regel).
3. Bij Handmatig pas je in de kolom Nu factureren per orderregel het aantal aan dat je op deze factuur wilt zetten.
4. Bevestig het factureren. Het reeds gefactureerde voorschot wordt verrekend, zodat je het restant factureert.

Voorschotartikel instellen (eenmalig)

Voor het maken van deelfacturen gebruikt Smart Trade een apart voorschotartikel. Is dit nog niet ingesteld, dan krijg je bij het maken van een deelfactuur de melding: “Er is geen artikel ingesteld voor het maken van deelfacturen. Gebruik hiervoor de setting ‘advance_invoice_article_id’.”

Stel het dan zo in:

1. Maak een artikel aan met bijvoorbeeld de naam Voorschot. Je kunt dit artikel op EOL (einde levenscyclus) zetten; naast de omschrijving hoef je verder niets in te vullen.
   
   
2. Noteer de bestelcode of het artikel-ID van dit artikel.
3. Ga naar Instellingen ? Geavanceerd ? Order.
4. Vul het artikel-ID in bij de instelling advance_invoice_article_id.
   
   
5. Sla de instelling op. Vanaf nu kun je deelfacturen maken.

Let op
Vanaf versie 26.0 is een ingesteld voorschotartikel verplicht om deelfacturen te kunnen maken. Zonder deze instelling verschijnt de bovenstaande melding en kun je geen deelfactuur aanmaken.

Goed om te weten
Het instellen van het voorschotartikel is een geavanceerde, eenmalige inrichting. Kom je er niet uit, schakel dan de helpdesk in.