Ontvanger e-mail bepalen

E-mail routing via contactpersonen

Smart Trade verstuurt e-mails zoveel mogelijk naar de juiste contactpersoon van uw klant of leverancier. Vanuit de relatiekaart kunt u zelf bepalen welke documenten naar welke contactpersonen worden gestuurd.

 

Contactpersonen beheren

Open de gewenste relatie en ga naar het tabblad Contactpersonen.

Hier kunt u:

• Contactpersonen toevoegen en beheren
• E-mailadressen vastleggen
• Instellen welke documenten een contactpersoon ontvangt

 

 

Documenten koppelen aan contactpersonen

In het overzicht van contactpersonen vindt u de kolom ‘Documenten’.

Via dit veld kunt u per contactpersoon aangeven welke documenten verstuurd mogen worden.

Dit kan op verschillende niveaus:

 

Op onderwerp

Bijvoorbeeld:

• Administratief
• Inkoop
• Verkoop

 

Op specifiek documenttype

Bijvoorbeeld:

• Facturen
• Herinneringen
• Offertes
• Pakbonnen

 

Hierdoor kunt u documenten slim verdelen binnen een organisatie.

 

 

Praktijkvoorbeeld

Een veelgebruikte inrichting:

• Facturen -> automatisch naar een factuurverwerkingsadres
• Herinneringen -> naar administratie of manager/eigenaar
• Offertes -> naar de inkoper

Zo ontvangt iedere afdeling alleen de relevante documenten.

 

Meerdere ontvangers instellen

Het is mogelijk om hetzelfde documenttype aan meerdere contactpersonen toe te wijzen.

Hierdoor ontvangen meerdere personen automatisch een kopie van hetzelfde document.

 

 

 

Fallback e-mailadressen

Wanneer er géén specifieke contactpersoon gekoppeld is aan een document, gebruikt Smart Trade automatisch een algemeen e-mailadres.

Standaard gedrag

• Algemene documenten -> algemeen bedrijfsadres
• Financiële documenten (zoals facturen en herinneringen) -> administratief e-mailadres

Dit voorkomt dat belangrijke documenten niet worden verstuurd.

 

 

Zelf een kopie ontvangen (BCC/CC)

Wilt u zelf van iedere verzonden e-mail een kopie ontvangen?
Dan kan dit via een configuratie worden ingesteld.

Mogelijkheden:

• Automatische CC
• Automatische BCC

Dit is handig voor:

• Archivering
• Controle
• Integratie met mailregels in Microsoft Office 365

Met mailregels kunt u deze e-mails vervolgens automatisch laten opslaan in aparte mappen binnen uw e-mailomgeving.

De instellingen hiervoor staan bij Instellingen -> Geavanceerd -> Email