Voorraad bijhouden in Smart Trade
Van instellen tot inkoop, verkoop, correcties en tellen: het hele proces van voorraad bijhouden, en wat daar allemaal bij komt kijken.
Voor functioneel beheerders, voorraadmedewerkers en inkoopmedewerkers.
Wat voorraad bijhouden inhoudt
Voorraad bijhouden betekent dat Smart Trade per artikel bijhoudt hoeveel je ervan hebt, en dat aantal automatisch bijwerkt terwijl je werkt. Koop je in en ontvang je goederen, dan gaat de voorraad omhoog. Verkoop en lever je, dan gaat de voorraad omlaag. Daarnaast corrigeer je zelf waar nodig, bijvoorbeeld na breuk of een telling.
Voorraad bijhouden loopt dus door meerdere onderdelen van Smart Trade: je zet het aan op de artikelkaart, de voorraad muteert via Inkoop (ontvangsten), Orderbeheer en de kassa, en je stuurt bij met correcties en tellingen. Elke wijziging wordt vastgelegd, zodat je altijd kunt terugzien waarom de voorraad veranderde.
Kort gezegd: je zet per artikel aan dat je voorraad bijhoudt, waarna je normale werk de voorraad automatisch muteert. Wat je zelf doet, is bijsturen (correcties en tellingen) en controleren.
Goed om te weten
Dit artikel beschrijft voorraad bijhouden zonder partijregistratie. Werk je met partijen (batches) en met voorraadlocaties binnen een magazijn, dan is dat een aparte uitbreiding met een eigen werkwijze.
Voor je begint
- Je hebt toegang tot Artikelbeheer om voorraad in te stellen en te corrigeren, en tot Inkoop en Orderbeheer voor de ontvangsten en leveringen.
- Voorraad wordt per magazijn bijgehouden. In een omgeving met één magazijn zie je gewoon één voorraadstand; bij meerdere magazijnen zie je de voorraad per magazijn.
- Voor het handmatig aanpassen van de voorraad heb je het recht
voorraad_bijwerkennodig (zie Rechten).
Voorraad bijhouden aanzetten per artikel
Op de artikelkaart zet je met de optie Van dit artikel voorraad bijhouden aan dat Smart Trade de aantallen bijhoudt. In het artikeloverzicht heet deze eigenschap Voorraad bijhouden. Zet je dit aan, dan kun je meteen de beginvoorraad per magazijn invullen en een minimum- en maximumvoorraad instellen.
Let op
Staat Voorraad bijhouden uit, dan houdt Smart Trade geen aantallen bij en blijft de voorraad leeg. Zet je het later weer uit, dan wordt de bestaande voorraad van dat artikel verwijderd. Diensten of artikelen zonder voorraad (bijvoorbeeld arbeidsuren) laat je bewust uit.
De voorraadbegrippen (vrij, gereserveerd, fysiek, in bestelling)
Om voorraad goed te lezen, is het belangrijk het verschil tussen deze begrippen te kennen. Ze staan naast elkaar in het voorraadblok op de artikelkaart.
| Begrip | Wat het betekent |
|---|---|
| Fysieke voorraad | Wat er daadwerkelijk in het magazijn ligt. |
| Gereserveerd | Wat al aan openstaande verkooporders is toegezegd, maar nog niet geleverd. |
| Vrije voorraad | Wat nog vrij verkoopbaar is: fysieke voorraad min gereserveerd. |
| In bestelling | Wat je hebt ingekocht en nog moet ontvangen. |
Een voorbeeld. Je hebt 10 stuks fysiek op voorraad. Een klant bestelt er 3: die 3 worden gereserveerd, de vrije voorraad wordt 7 en de fysieke voorraad blijft 10. Zodra je die 3 levert, daalt de fysieke voorraad naar 7 en vervalt de reservering. Heb je ondertussen 5 nieuwe stuks ingekocht die nog niet binnen zijn, dan staat er 5 in bestelling.
Wanneer de voorraad verandert
De voorraad muteert op vaste momenten in je proces. Dit overzicht laat zien welke handeling de voorraad raakt en wat het effect is.
| Handeling | Wanneer | Effect op de fysieke voorraad |
|---|---|---|
| Inkoop ontvangen | Bij het compleet maken van een ontvangst | Omhoog |
| Verkooporder aanmaken of artikel op de kassabon | Bij het toevoegen van de regel | Geen (alleen reserveren) |
| Leveren of afrekenen | Bij het leveren van de order of afrekenen op de kassa | Omlaag |
| Retour nemen | Bij het verwerken van de retour | Omhoog |
| Handmatige correctie | Wanneer jij de voorraad aanpast | Omhoog of omlaag |
| Telling verwerken | Bij het verwerken van een tellijst | Naar de getelde stand |
| Magazijnverplaatsing | Bij het uitvoeren van de verplaatsing | Omlaag in het ene, omhoog in het andere magazijn |
Wat voorraad bijhouden van je proces vraagt
De overstap van niet-voorraadhoudend naar voorraadhoudend is meer dan een instelling aanzetten. Vanaf dat moment vertrouw je op de aantallen in Smart Trade, bijvoorbeeld voor je vrije voorraad en je besteladvies. Die aantallen kloppen alleen als je secuur en consequent werkt: elke goederenbeweging moet in Smart Trade worden vastgelegd. Wordt één beweging overgeslagen, dan gaat de voorraad afwijken en werkt de rest van de keten met verkeerde cijfers.
Houd daarom rekening met het volgende:
- Begin met een juiste beginvoorraad. Tel eerst wat er ligt en zet die stand neer bij het aanzetten van Voorraad bijhouden of via een tellijst. Een verkeerde startstand blijft anders meelopen.
- Registreer elke inkomende en uitgaande goederenbeweging. Inkoop boek je via een ontvangst (Compleet maken), uitgaande goederen via leveren of afrekenen. Goederen die buiten Smart Trade om binnenkomen of de deur uit gaan, maken de voorraad onbetrouwbaar.
- Werk op tijd. Boek ontvangsten en leveringen zo snel mogelijk. Loopt dit achter, dan kloppen de vrije voorraad en het besteladvies niet met de werkelijkheid.
- Laat iedereen dezelfde werkwijze volgen. Magazijn, balie en inkoop houden de voorraad samen bij. Eén medewerker die stappen overslaat, verstoort het geheel.
- Corrigeer verschillen, negeer ze niet. Klopt de stand niet, los dat op met een correctie of een telling met een mutatiereden, in plaats van de afwijking te laten staan.
- Houd nieuwe artikelen meteen bij. Zet bij een nieuw voorraadartikel Voorraad bijhouden aan en geef een beginvoorraad, anders ontstaat er direct een gat.
- Tel periodiek. Ook bij netjes werken sluipen er kleine verschillen in. Een regelmatige telling houdt de administratie gelijk aan de werkelijkheid.
Waarschuwing
Voorraad bijhouden werkt alleen als het volledig gebeurt. Zodra goederen buiten het systeem om bewegen, klopt de voorraad niet meer en werkt iedereen die erop vertrouwt met verkeerde cijfers. Zet Voorraad bijhouden dus pas breed aan als je proces en je team hierop zijn ingericht.
Voorraad erbij: inkoop ontvangen
Ingekochte goederen komen als voorraad binnen via een ontvangst. In de module Inkoop open je het scherm Ontvangsten, waar je bekijkt wat er binnen is en de aantallen controleert.
- Open de ontvangst en controleer de ontvangen aantallen per regel.
- Klik op Compleet maken zodra alles klopt.
Een concept-ontvangst kun je nog wijzigen; pas bij Compleet maken gaat de voorraad omhoog en ligt de ontvangst vast. Gebeurde er iets fout, dan draai je dit terug met Compleet maken terugdraaien, waarna de voorraad weer wordt afgeboekt. Hoe je ontvangsten in detail verwerkt, staat in het artikel over ontvangsten.
Voorraad eraf: verkopen en leveren
Een verkoop verlaagt de fysieke voorraad pas bij het leveren, niet bij het aanmaken van de order en niet bij het factureren. Zolang een order nog niet is geleverd, is de voorraad alleen gereserveerd.
- Verkooporder: een artikel op een order reserveert de voorraad. Bij Leveren (of Leveren en factureren) daalt de fysieke voorraad en vervalt de reservering.
- Kassa: een artikel op de kassabon reserveert de voorraad; bij Afrekenen wordt de verkoop geleverd en daalt de voorraad.
- Retour: neem je een verkoop retour, dan komt de voorraad er weer bij.
Goed om te weten
Standaard kan de voorraad niet onder nul komen. Wil je in bepaalde situaties toch leveren terwijl er niet genoeg vrije voorraad is, dan is daar een instelling voor die negatieve voorraad toestaat (zie Instellingen). Zet die alleen bewust aan.
Voorraad bijsturen: handmatige correctie
Klopt de voorraad niet met de werkelijkheid, bijvoorbeeld door breuk, diefstal of teruggevonden voorraad, dan corrigeer je die zelf. Dat doe je op de artikelkaart, in het voorraadblok.
- Open de artikelkaart en ga naar het voorraadblok Artikelvoorraad.
- Klik op het bewerk-icoon (potlood) bij het magazijn dat je wilt corrigeren. Het venster Voorraadbeheer opent.
- Vul de nieuwe stand of het verschil in. Je ziet de fysieke voorraad, de gereserveerde voorraad, de vrij beschikbare voorraad en het Verschil.
- Kies een Mutatiereden en vul zo nodig een Toelichting in.
- Sla op. De fysieke voorraad wordt met het verschil aangepast.
De mutatieredenen kies je uit een vaste lijst die je beheert (bijvoorbeeld breuk, diefstal of correctie). Een correctie past alleen de fysieke voorraad aan; de reserveringen blijven ongewijzigd. Vanuit het artikeloverzicht kun je een correctie ook voor meerdere artikelen tegelijk doen.
Tip
Kies altijd een passende mutatiereden en leg bij een opvallend verschil een toelichting vast. Zo blijft in het overzicht Voorraad mutaties navolgbaar waarom de voorraad veranderde.
Voorraad tellen: de tellijst
Om de administratie gelijk te trekken met wat er echt ligt, tel je periodiek. Dat doe je met een tellijst.
- Open Tellijsten en kies Nieuwe tellijst aanmaken.
- Voeg de artikelen toe die je gaat tellen en kies de telwijze (bijvoorbeeld Fysieke voorraad).
- Tel en vul de getelde aantallen in. Sla tussentijds op.
- Klik op Telling verwerken om de verschillen door te voeren.
Bij het verwerken berekent Smart Trade per artikel het verschil tussen de getelde en de geregistreerde voorraad, en boekt dat verschil weg. De voorraad staat daarna gelijk aan wat je telde. De verwerkte tellijst blijft bewaard, zodat je de telling later kunt terugzien.
Voorraad verplaatsen tussen magazijnen
Heb je meerdere magazijnen, dan verplaats je voorraad met een magazijnverplaatsing. Je kiest een Van magazijn en een doelmagazijn en het aantal. Bij het uitvoeren daalt de voorraad in het bronmagazijn en stijgt die in het doelmagazijn; de totale voorraad blijft gelijk, alleen de verdeling verschuift.
Voorraad terugzien en controleren
Je ziet de voorraad op meerdere plekken terug:
- Artikeloverzicht: de kolom Vrd toont de voorraad en In bestelling wat nog binnenkomt. Bij meerdere magazijnen kun je kolommen per magazijn tonen.
- Artikelkaart, blok Artikelvoorraad: de actuele stand per magazijn, met vrije, gereserveerde en fysieke voorraad en de minimum- en maximumvoorraad (Min vrd en Max vrd).
- Voorraad mutaties: de historie die per wijziging toont wat er gebeurde.
Het blok Voorraad mutaties op de artikelkaart legt bij elke mutatie de datum, de gebruiker, de mutatiereden, de toelichting, het magazijn, het mutatie-aantal en de nieuwe voorraad vast. Ook de waarde staat erbij: die berekent Smart Trade als kostprijs maal aantal. Met het filter Alleen handmatige mutaties zie je snel de correcties los van de automatische mutaties uit inkoop en verkoop.
Opvolging: op tijd bijbestellen
De minimum- en maximumvoorraad die je per magazijn instelt, gebruikt Smart Trade voor het besteladvies. Op basis van je voorraad, je bestelniveaus en de openstaande verkoop bepaalt Smart Trade wat je bij welke leverancier moet bestellen. Zo vult voorraad bijhouden je inkoop. Hoe het advies precies wordt berekend, staat in het artikel over het besteladvies.
Betrokken schermen (naslag)
| Scherm | Waarvoor | Pad voor naslag |
|---|---|---|
| Ontvangsten | Inkoop ontvangen en compleet maken | /v3/purchase/receipts |
| Artikelkaart, blok Artikelvoorraad | Voorraad bijhouden aanzetten, corrigeren, min/max instellen | /v3/article/{id}/edit |
| Leveren | Orderregels leveren en afboeken | /v3/delivery_list |
| Kassa | Afrekenen en afboeken op de balie | /v3/pos |
| Tellijsten | Voorraad tellen en verschillen verwerken | /v3/inventory/lists |
| Magazijnverplaatsingen | Voorraad tussen magazijnen verplaatsen | /v3/stock/warehouse_stock_transfers |
| Voorraad mutaties | Alle mutaties met reden terugzien | module=voorraadbeheer&page=voorraadMutaties |
Instellingen (naslag)
Een aantal instellingen bepaalt hoe voorraad zich gedraagt. Deze beheer je bij de instellingen van je administratie; de exacte plek kan per omgeving verschillen. Kom je er niet uit, neem dan contact op met de helpdesk.
| Instelling | Wat dit doet |
|---|---|
| De voorraad mag negatief worden | Staat toe dat de fysieke voorraad onder nul komt, bijvoorbeeld om te kunnen leveren zonder voldoende vrije voorraad. |
| Voorraad bijhouden (per artikel) | Bepaalt of Smart Trade van een artikel de aantallen bijhoudt. Dit stel je per artikel in op de artikelkaart. |
Rechten
Voor het handmatig muteren van de voorraad geldt een specifiek recht. De andere handelingen horen bij de rechten van de betrokken module: inkoop ontvangen valt onder Inkoop, leveren onder Orderbeheer en afrekenen onder de kassa.
| Recht | Wat dit recht doet |
|---|---|
voorraad_bijwerken | De voorraad handmatig aanpassen via het venster Voorraadbeheer. |
Welke onderdelen een gebruiker ziet, hangt af van rechten, instellingen en actieve modules.
Praktijkvoorbeelden
- Nieuwe levering binnen: open de ontvangst in Inkoop, controleer de aantallen en klik op Compleet maken. De voorraad gaat omhoog.
- Order de deur uit: je levert de order. De gereserveerde voorraad vervalt en de fysieke voorraad daalt.
- Breuk in het magazijn: corrigeer de voorraad op de artikelkaart met de mutatiereden breuk en een korte toelichting.
- Jaarlijkse telling: maak een tellijst, tel de artikelen, vul de aantallen in en klik op Telling verwerken.
Veelgestelde vragen
Waarom daalt mijn voorraad niet bij het factureren?
De fysieke voorraad daalt bij het leveren, niet bij het factureren. Zolang een order niet is geleverd, is de voorraad alleen gereserveerd.
Waarom staat er geen voorraad bij een artikel?
Waarschijnlijk staat bij dat artikel Voorraad bijhouden uit. Dan houdt Smart Trade geen aantallen bij en blijft de voorraad leeg.
Wat is het verschil tussen vrije en fysieke voorraad?
Fysieke voorraad is wat er echt ligt. Vrije voorraad is wat nog verkoopbaar is: de fysieke voorraad min wat al voor openstaande orders is gereserveerd.
Kan de voorraad negatief worden?
Standaard niet. Met de instelling die negatieve voorraad toestaat kan het wel, bijvoorbeeld om te leveren zonder voldoende vrije voorraad. Zet die alleen bewust aan.
Hoe zie ik waarom de voorraad veranderde?
In het blok Voorraad mutaties op de artikelkaart. Daar staat per wijziging de datum, de gebruiker, de mutatiereden, het magazijn en het mutatie-aantal.
Tips en best practices
- Zet Voorraad bijhouden alleen aan voor artikelen waarvan je echt de aantallen wilt volgen.
- Stel per magazijn een minimum- en maximumvoorraad in, zodat het besteladvies klopt.
- Corrigeer altijd met een passende mutatiereden en een toelichting bij grote verschillen.
- Tel periodiek met een tellijst om de administratie gelijk te houden met de werkelijkheid.
- Gebruik het overzicht Voorraad mutaties om afwijkingen te onderzoeken.