Introductie

Een afdruksjabloon kan meer dan vaste tekst en dynamische inhoud tonen. Je kunt secties en velden voorwaardelijk tonen of verbergen, en met formules teksten en waarden slim opbouwen. Zo laat je bijvoorbeeld alleen orderregels met een bedrag boven nul zien, of toon je een afleveradres alleen als er bezorgd wordt.

Dit zijn geavanceerde mogelijkheden. Ze zijn krachtig, maar een fout heeft snel gevolgen voor hoe je documenten eruitzien. Dit artikel geeft een introductie; voor het echt inrichten ervan raden we aan om je te laten begeleiden.

Waarschuwing
Voorwaarden en formules zijn geavanceerd. Onjuiste aanpassingen kunnen vervelende gevolgen hebben voor al je documenten. Werk voorzichtig, test met een voorbeeld en schakel voor complexere zaken de helpdesk in voor hulp of een training.

Voor je begint

Je werkt met voorwaarden en formules in de module Afdruksjablonen, op hetzelfde sjabloon waar je ook de tekstvelden beheert. Verder:

• Maak eerst een back-up: exporteer het sjabloon voordat je begint.
• Controleer elke wijziging met een voorbeeld voordat je het sjabloon in gebruik neemt.
• Welke dynamische velden je in een voorwaarde of formule kunt gebruiken, hangt af van de sectie (zie de hoofdhandleiding over dynamische inhoud).

Secties en velden tonen of verbergen

Je kunt bepalen wanneer een onderdeel wel of niet op het document verschijnt:

• Met de eigenschap Verbergen laat je een sectie helemaal weg.
• Met een Conditie stel je een voorwaarde in voor het tonen van een sectie of een veld. Is de voorwaarde niet waar, dan wordt het onderdeel niet getoond.

Een voorbeeld: je toont een orderregel alleen als het bedrag hoger is dan nul, of je toont het afleveradres alleen wanneer je een order gaat bezorgen. Voor een veld gebruik je de Conditie-kiezer om de voorwaarde samen te stellen.

Formules gebruiken

Je kunt een selectie van Excel-formules gebruiken om waarden op te maken, teksten samen te voegen of berekeningen te doen. In een formule verwijs je naar dynamische inhoud met de #-notatie.

Een eenvoudig voorbeeld dat op basis van het artikelnummer een tekst kiest:

=IF("#Artikel_ID#>5","groter dan 5","kleiner dan 5")

Dit voorbeeld is bewust simpel; in de praktijk zijn veel complexere formules mogelijk. Naast Excel-formules is er een aanvullende programmeertaal beschikbaar voor situaties die je met een gewone formule niet oplost.

Let op
Formules en de aanvullende programmeertaal zijn specialistisch. Wil je hiermee aan de slag, laat je dan begeleiden via de helpdesk; zo voorkom je fouten die je documenten onbruikbaar maken.

Veelgestelde vragen

Waarom werkt mijn voorwaarde niet of blijft een veld leeg?

Vaak gebruik je dan een dynamisch veld dat niet bij de sectie hoort. Op kopniveau is bijvoorbeeld geen artikel beschikbaar, op regelniveau wel. Gebruik alleen dynamische velden die bij de sectie horen.

Ik kom er zelf niet uit. Wie kan helpen?

Voor voorwaarden, formules en de aanvullende programmeertaal kun je hulp of een training aanvragen via de helpdesk.

Tips en best practices

• Maak een back-up (Exporteren) voordat je een voorwaarde of formule toevoegt.
• Bouw stap voor stap op en controleer telkens met een voorbeeld.
• Houd voorwaarden zo eenvoudig mogelijk; dat maakt ze makkelijker te controleren.
• Schakel bij twijfel de helpdesk in in plaats van te blijven proberen op een sjabloon dat in gebruik is.