Het factuuroverzicht

Het Factuuroverzicht is je startpunt. Je ziet er alle facturen met onder meer factuurnummer, debiteur, factuurdatum, vervaldatum, totaalbedrag en het openstaande bedrag. Met Factuur zoeken en de filters bovenin beperk je de lijst, bijvoorbeeld tot één relatie of periode.

Je kunt onder meer filteren op relatie, relatiegroep, periode (van/tot), factuurnummer, bedrag, of de factuur al is betaald, verzonden, afgedrukt of geëxporteerd, op verzendmethode (post, digitaal, of beide), op incasso, op vervallen status en op herinneringsstatus.

De statusicoontjes

Per factuur zie je in het overzicht een paar icoontjes die in één oogopslag de status tonen:

Kort gezegd: het factuuroverzicht is je werklijst — filter tot wat je zoekt en open per regel het actiemenu voor de rest.

Het actiemenu per factuur

Achter elke factuur zit een actiemenu. Van daaruit doe je bijna alles wat met die ene factuur te maken heeft:

Een factuur openen en bewerken

Dubbelklik op een factuurregel (of kies Factuur bekijken / Factuur bewerken) om de Factuurdetails te openen. In dit scherm bekijk je de factuur én pas je een aantal gegevens aan:

Bewaar je wijzigingen met Opslaan.

Let op
Zodra een factuur is geëxporteerd naar de boekhouding, staan deze velden op slot en kun je de factuur niet meer bewerken. Dat voorkomt dat je administratie en boekhouding uit elkaar gaan lopen.

Betalingen toevoegen en wijzigen

Kies bij een factuur Betalingen. Het venster Factuurbetalingen opent. Bovenin zie je de status van de factuur (voldaan, gedeeltelijk voldaan of niet voldaan) met het totaalbedrag, het reeds betaalde bedrag en het openstaande bedrag. Daaronder staat het overzicht van alle betalingen die al zijn geregistreerd.

Een betaling toevoegen

Klik op Betaling toevoegen en vul in:

• Bedrag — het betaalde bedrag. Wil je een deelbetaling registreren, vul dan simpelweg minder in dan het openstaande bedrag; de factuur blijft dan op “gedeeltelijk voldaan” staan.
• Betalingswijze — kies hoe er is betaald (de keuzes zijn de betalingswijzen die voor facturen zijn ingesteld).
• Datum en Tijd — wanneer de betaling is ontvangen.

Bevestig met Betaling toevoegen. Met Bon afdrukken kun je desgewenst een kassabon van de betaling printen.

Een betaling wijzigen of verwijderen

Achter elke geregistreerde betaling staan een bewerk- en een verwijderknop. Met Betaling bijwerken pas je bedrag, betalingswijze, datum of tijd aan; met Betaling verwijderen haal je de betaling weg.

Let op
Een betaling die al is geëxporteerd of geïmporteerd kun je niet meer bijwerken of verwijderen. Smart Trade meldt dit als je het toch probeert.

Automatische incasso

In hetzelfde venster regel je de incasso: je ziet de betalingsconditie, de incassodatum en de gekoppelde Machtiging. Met Opnieuw naar incasso plan je een factuur opnieuw in ter incasso, bijvoorbeeld nadat een eerdere aanbieding is gestorneerd.

Goed om te weten
Naast dit venster is er een apart Betalingsoverzicht in de module. Daar zie je alle betalingen over alle facturen heen, met filters op betalingswijze, periode en debiteur, en een export naar Excel of CSV.

Herinneren en aanmanen

Voor het opvolgen van openstaande facturen kent Smart Trade drie niveaus, die elkaar opvolgen: Eerste herinnering, Tweede herinnering en Incasso. Je verstuurt herinneringen per losse factuur of in één keer voor een hele stapel.

Per losse factuur

Kies bij een factuur Herinneringen. Het venster toont alle drie de niveaus onder elkaar — Eerste herinnering, Tweede herinnering en Incasso — met per niveau de datum waarop dat al is verzonden (of een streepje als dat nog niet is gebeurd). Naast elk niveau staat een knop om die herinnering te versturen of af te drukken. Je kiest dus zelf welk niveau je verstuurt.

Batchgewijs via het scherm Herinneringen

In het scherm Herinneringen verwerk je alle openstaande facturen tegelijk. Je werkt per Tijdvak:

Per tijdvak zie je welke facturen in aanmerking komen, met debiteur, factuurnummer, vervaldatum, ouderdom en openstaand bedrag. Je ziet ook hoeveel er per e-mail en hoeveel er per print verstuurd zouden worden. Met Verstuur herinneringen zet je ze in de wachtrij; de facturen die per post gaan, moeten daarna nog worden geprint.

Let op
Voor het automatisch versturen van herinneringen is een geplande taak (cronjob) nodig. Is die er niet, dan kun je de herinneringen nog steeds handmatig vanuit dit scherm versturen.

Conceptfacturen goedkeuren

Een conceptfactuur is een factuur die nog niet definitief is. Zolang hij concept is, heeft hij nog géén factuurnummer en telt hij niet mee in je administratie. Pas als je hem goedkeurt (definitief maakt), krijgt de factuur een nummer en verschijnt hij als gewone factuur in het factuuroverzicht.

Conceptfacturen beheer je in het Conceptfacturenoverzicht. Daar controleer je de concepten, selecteer je wat akkoord is en maak je ze definitief. Zo houd je grip op wat er de deur uitgaat: je kunt eerst nog nakijken en corrigeren voordat een factuur echt bestaat.

Let op
Het Conceptfacturenoverzicht draait nog in de klassieke weergave, niet in het nieuwe ontwerp. De precieze knopnamen en het scherm kunnen daardoor afwijken van de rest van dit artikel. De werkwijze — concepten nakijken en goedkeuren zodat ze een factuurnummer krijgen — blijft hetzelfde.

Crediteren en terugdraaien

Is er iets misgegaan met een factuur, dan zijn er twee manieren om dat recht te zetten, en ze verschillen wezenlijk.

Crediteren maakt een creditfactuur die de oorspronkelijke factuur (deels) tegenboekt. De originele factuur blijft bestaan; er komt een tegenboeking bij. Dit is de nette manier als een factuur al is verzonden of geboekt.

Terugdraaien maakt de factuur ongedaan alsof hij nooit heeft bestaan. Dit kan alleen bij de laatst aangemaakte factuur en niet bij creditfacturen. Gebruik dit bij een verse vergissing die je meteen wilt herstellen.

Goed om te weten
Er is geen “factuur verwijderen”. Een verstuurde of geboekte factuur hoort in de administratie te blijven; corrigeren doe je met een creditfactuur.

Volledig of gedeeltelijk crediteren

In het venster Crediteren kies je eerst het Type credit: Volledig crediteert de hele factuur, Gedeeltelijk laat je zelf de regels aanvinken die je wilt crediteren. Met de schakelaar bovenin bepaal je of er ook echt een creditfactuur wordt gemaakt (aan) of dat je alleen retourregels in de gekoppelde order wilt aanmaken zonder creditfactuur (uit). Bevestig met Verwerken.

Wat gebeurt er met de gekoppelde order?

De vraag die het vaakst terugkomt: welke optie kies je bij “wat er met de orderregels gebeurt”? Dat hangt af van wat je daarna met de order wilt. De keuze bepaalt alleen de gekoppelde order, niet de creditfactuur zelf.

Tip
Vuistregel:

alleen een boekhoudkundige correctie ? Geen wijziging;

goederen komen fysiek retour ? Retourregels aanmaken;

je wilt opnieuw factureren ? Orderregels op niet-gefactureerd zetten.

Verzenden en exporteren

Facturen die klaarstaan om verstuurd te worden, verzamel je in de Outbox. Daar selecteer je facturen en kies je E-mail verzenden of Afdrukken; met Uit outbox verwijderen haal je een factuur weer uit de wachtrij. Voor digitale verzending naar zakelijke afnemers is er daarnaast Verzenden (Peppol), mits de relatie een Peppol-configuratie heeft.

Voor de boekhouding zet je facturen door via de Export (en voor incasso via een SEPA-bestand). Met de actie Betalingen controleren laat je Smart Trade de geregistreerde betalingen nalopen. Zodra een factuur geëxporteerd is, staat hij vast: bewerken en het aanpassen van betalingen kan dan niet meer.

Zie ook

• Factureren vanuit een order, batchfacturering en deelfacturen — in de artikelen van de ordermodule.
• E-mailteksten en factuur-lay-outs — in de artikelen over e-mailen en afdruksjablonen.