Automatische incasso
Bijgewerkt 13 januari 2022
Met automatische incasso kunt u eenvoudig geld incasseren van de bankrekening van uw klant. Smart Trade beschikt over de mogelijkheden om dit proces te automatiseren.
Dit proces werkt grofweg als volgt:
- Vanuit de klantgegevens maakt u een nieuwe incasso-machtiging aan op basis van een rekeningnummer en machtigingsnummer
- U vraagt de klant de incassomachtiging te tekenen. Deze machtiging bevat een aantal verplichte gegevens (in lijn met de regels van uw bank)
- Na tekenen activeert u de machtiging binnen onze software. De machtiging voegt u als bijlage toe of bewaart u in papieren archief.
- U bepaalt of u automatische incasso als 'standaard' betalingsvoorwaarde wilt instellen bij deze klant. Dit kan eventueel per ordertype ingesteld worden.
- U kunt per order bepalen of u deze (nadat het een factuur is geworden) wilt incasseren bij uw klant
- U kunt zelf bepalen welke openstaande facturen u wilt incasseren. U maakt een selectie en exporteert een bestand
- Onze software beschouwt de facturen als (toekomstig) betaald. Naar wens kan er een voorlopige betaling geregistreerd worden.
- U importeert het bestand in uw bankomgeving. De bank zal de incasso-opdracht (binnen enkele dagen) verwerken.
- U ontvangt het geïncasseerde bedrag op uw bank.
- U ontvangt eventuele storneringen (bijv. omdat klant geen saldo heeft of uw incasso weigert) op de bank. Deze verwerkt u handmatig vanuit uw financiële software. Afhankelijk van de situatie kunt u de automatische incasso opnieuw inplannen of kunt u de klant vragen op andere manier te betalen.
Eventuele aanbetalingen en creditfacturen kunnen automatisch verwerkt worden bij het maken van incasso-opdrachten vanuit Smart Trade. Ook is een maximumbedrag per debiteur in te stellen alsmede de betalingstermijn en incassodagen. Het gebruik van meerdere machtigingen voor dezelfde klant, bijvoorbeeld per ordertype, wordt ondersteund. Het is mogelijk om zowel CORE (reguliere incasso-opdrachten) als B2B incasso-opdrachten uit te (laten) voeren.
In uw financiële boekhouding kunt u de incasso-betalingen vanuit Smart Trade laten boeken op een kruispost "Nog te ontvangen incassogelden". Zodra u de uitbetaling en/of storneringen ontvangt, boekt u deze eveneens op de kruispost. U controleert of het saldo naar 0 gaat om te zien of uw boekingen juist ingevoerd zijn.
Het digitaal tekenen van een incasso-machtiging, bijvoorbeeld via uw webshop of portaal, is ook mogelijk. Neem hiervoor contact op met uw webontwikkelaar.
Voor het in gebruik nemen van automatische incasso als betalingswijze adviseren wij u om een afspraak met één van onze consultant in te plannen via onze helpdesk.
Eén van onze consultants komt vervolgens, in overleg met u, uw koppeling configureren. Voor een vast tarief ondersteunen wij u volledig bij de implementatie hiervan. Dit gaat volgens een vaste routine zoals hieronder uitgewerkt.
Wij vragen aan u:
- Een (actieve) incasso-overeenkomst met uw bank
- Een incassantnummer
- Het type incasso-opdrachten (standaard CORE of B2B)
- Het overeengekomen maximumbedrag dat u mag incasseren
- Eventuele overige afspraken die u met de bank heeft gemaakt
Deze implementatie-afspraak omvat:
- Afstemmen van uw wensen met onze mogelijkheden
- Het maken van een plan om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen
- Uitleg over de werking van de automatische incasso
- Configureren Smart Trade t.b.v. gebruik automatische incasso
- Opmaken van machtiging-document
- Uitleg over invoeren van machtigingen
- Testen en uitvoeren van automatische incasso (evt. op later moment)
- Nalopen van resultaten, uitleg over controleren van juiste werking
- Ondersteuning bij eventuele vragen of wensen gedurende week na livegang
De (reguliere) implementatie-afspraak omvat niet:
- Het opnemen van een machtigingsformulier op uw webshop (dit kan via uw webontwikkelaar)
Het is mogelijk om een factuur opnieuw voor incasso aan te bieden. Open daartoe de betalingsdialoog van de factuur, ga naar het actiemenu en kies de optie 'Opnieuw naar incasso'.
Mocht de (herhaalde) incasso-opdracht zijn uitgegeven omdat eerdere betaling mislukte, controleer dan of de geplande incasso-betaling op betreffend factuur reeds afgeboekt is. Zo niet, boek deze (vanuit uw financiële software) tegen op het moment van stornering. Nadat uw financiële software gesynchroniseerd is met Smart Trade, zal het saldo vanzelf opnieuw openstaan en voor automatische incasso aangeboden worden.
Mist u iets?
Laat het weten, dan vullen we de kennisbank aan.