Introductie

De kassamodule is de afrekenmodule van Smart Trade. Je gebruikt de kassa aan de balie om artikelen te verkopen, een klant af te rekenen en direct een bon of factuur te printen. Elke verkoop leg je vast als een bon.

De kassamodule bestaat uit de kassa, de backoffice en de snelkeuzes. De kassa is het afrekenscherm waar je verkoopt. In de backoffice zie je de resultaten terug en beheer je een aantal instellingen. Met snelkeuzes richt je knoppen in voor artikelen die je vaak verkoopt.

Kort gezegd: je opent de kassa, kiest een medewerker, voegt artikelen toe aan de bon en sluit af met Afrekenen. Aan het begin en eind van de dag tel je de kassa met een kastelling.

Voor je begint

Om met de kassa te werken heb je toegang nodig tot de kassamodule. Voor de backoffice is aparte toegang nodig. Naast toegang moet een aantal zaken vooraf zijn ingesteld, anders kun je de kassa niet openen of niet afrekenen:

• De locatie heeft een gekoppelde kassalade, of de pc is geregistreerd als kassa-pc via een pc-code.
• Er is een relatie ingesteld als balieklant (de standaard kassaklant).
• Aan de ingelogde gebruiker is een relatie gekoppeld.
• Voor de locatie zijn betaalmethoden ingesteld.
• Er is een standaard leveringswijze ingesteld.
• Er is een medewerker gekozen. Als een kassa pin vereist is, ontgrendel je de kassa met die pin.
• Er is een begintelling gedaan voordat je verkoopt.

Goed om te weten
Veel van deze voorwaarden stel je in bij de instellingen voor de kassa en bij de gebruikers. Ontbreekt een voorwaarde, dan toont de kassa een melding die vertelt wat er nog nodig is.

Onderdelen van de kassamodule

Stap voor stap: een verkoop afrekenen

1. Open de kassa. Kies zo nodig een locatie.
2. Kies een medewerker. Vul de kassa pin in als daarom wordt gevraagd.
3. Heb je nog geen begintelling gedaan, doe dan eerst de begintelling van de kastelling.
4. Voeg artikelen toe met de artikelzoeker of met een snelkeuze. Scan een barcode of zoek op omschrijving.
5. Pas een regel aan waar nodig: wijzig het aantal, de stukprijs of geef korting.
6. Controleer het subtotaal en het totaal. De getoonde prijzen zijn inclusief btw.
7. Klik op Afrekenen om de betaaldialoog te openen.
8. Kies een betaalmethode, zoals contant of pin, of splits de betaling over meerdere methoden.
9. Rond de betaling af. Print daarna een bon of factuur, of mail deze naar de klant.

Tip
Wil je een verkoop tussentijds parkeren? Sla de bon op met Order opslaan en open die later terug via Open orders. Zo help je ondertussen een andere klant.

Gevolgen van afrekenen

Als je een verkoop afrekent, legt Smart Trade de verkoop vast en verandert er het volgende:

• De bon wordt geleverd en gefactureerd en kan daarna niet meer worden bewerkt.
• De betaling wordt geregistreerd op de gekozen betaalmethode. Bij een contante betaling telt het bedrag mee in de dagomzet contant en dus in de kastelling.
• De voorraad van de verkochte artikelen wordt bijgewerkt.
• Een bon of factuur wordt geprint of gemaild, afhankelijk van je keuze.

Let op
Een afgeronde bon kan niet meer worden gewijzigd. Wil je iets terugdraaien, dan neem je de bon of losse regels retour.

Betaalmethoden

In de betaaldialoog (Afrekenen) kies je hoe de klant betaalt. Welke methoden beschikbaar zijn, hangt af van de instellingen van de locatie.

Goed om te weten
Bij een handtekeningfunctie kan de klant op het klantendisplay tekenen voordat de verkoop wordt afgerond. Afrekenen kan geblokkeerd zijn als niet alle artikelen op voorraad zijn of als de pinterminal in gebruik is.

Bonnen, regels en retour

Een verkoop in de kassa is een bon. Op een bon staan één of meer regels; in de software heten deze orderregels. Je voegt artikelen toe met de artikelzoeker of via snelkeuzes; elk artikel komt als regel op de bon. Per regel pas je het aantal, de omschrijving, de stukprijs en de korting aan.

Korting geef je als percentage, als andere stukprijs of als bedrag per stuk. Je kunt korting op één regel of op alle artikelen van een regel toepassen.

Wil je een eerdere verkoop terugdraaien, dan neem je de bon retour met het retour-icoon. Je kunt een hele bon of losse regels retour nemen. De retourregels kunnen desgewenst op een nieuwe bon worden geplaatst.

Let op
Korting geven, de regelprijs aanpassen en regels retour nemen zijn beveiligde acties. Afhankelijk van de instelling vraagt de kassa hiervoor om een wachtwoord of kassa pin, en de gebruiker heeft er het juiste recht voor nodig.

Een bon terugzoeken

Wil je een eerdere verkoop terugvinden, dan kan dat op meerdere manieren: vanuit de kassa of via de backoffice.

Via Open orders

Klik rechts op Open orders. Standaard zie je de openstaande (geparkeerde) bonnen. Zet het vinkje Afgerond aan om ook al afgeronde bonnen te tonen. Je zoekt op Ordernummer of op Datum. De lijst toont per bon het ID, de datum, de medewerker, de klant en het bedrag.

Via de relatie

Klik rechts op Relatie, zoek de relatie en open het tabblad Verkoopgeschiedenis. Je ziet de eerdere orders van die klant (met Order ID, Order datum en Totaal incl.), van nieuw naar oud, en je kunt een bon openen.

Via de backoffice

Ga in de backoffice naar Omzet. Kies bij Locatie een vestiging of Totaal overzicht, stel het Datumbereik in (met de snelknoppen Vandaag, Gisteren of Deze week) en klik op Toon. Naast het tabblad Cumulatief (de omzetcijfers) staan de tabbladen met de losse bonnen. Op zo'n tabblad zie je de bonnen met bonnummer, datum, medewerker, relatie, totaalbedrag en betaalwijze. Met het print-icoon druk je een bon opnieuw af.

Kastelling

Met de kastelling houd je bij hoeveel geld er in de kassalade zit. Je telt biljetten en munten en Smart Trade vergelijkt dit met de verwachte dagomzet contant. Het verschil is het kasverschil.

• Begintelling: de telling waarmee je de dag start. Deze is nodig voordat je kunt verkopen.
• Eindtelling: de telling waarmee je de dag afsluit.
• Afromen: geld uit de kassalade halen.
• Storten: geld in de kassalade doen.
• Uitgaven: kleine uitgaven verantwoorden die uit de kas zijn betaald, bijvoorbeeld een werklunch of batterijen.

De volledige kastelling open je via de actieknoppen rechts, onder Geavanceerd ? Kastelling. Onderaan vul je Afromen, Storten en Uitgaven in; bij een verschil leg je een Reden kasverschil vast. Bevestig met Opslaan & verwerken. Wil je alleen snel geld afromen of storten zonder een hele telling, gebruik dan de knop Afromen/storten.

Na het opslaan en verwerken kun je de kastelling afdrukken. Voor het afromen of openen van de lade kan een wachtwoord nodig zijn.

Let op
De kassa waarschuwt als je afsluit zonder eindtelling. Sluit de dag daarom af met een eindtelling, zodat de kas klopt.

Medewerkers en schermvergrendeling

Je werkt in de kassa als gekozen medewerker. Wissel van medewerker met Andere medewerker en vergrendel de kassa tussendoor met Scherm vergrendelen. Ontgrendelen doe je met de kassa pin of het wachtwoord van de gebruiker.

De kassa kan zo zijn ingesteld dat na elke transactie of na een tijd zonder gebruik automatisch het inlogscherm van de medewerker verschijnt. Verlaat je de kassa, dan gebruik je Terug naar bureaublad of sluit je de kassa af.

Klantendisplay

Met het klantendisplay laat je de klant meekijken met de verkoop, bijvoorbeeld de kassabon en het te betalen bedrag. Het klantendisplay kan de prijzen tonen of verbergen en heeft een instelbare achtergrondkleur. Voor het klantendisplay is een aparte instelling en, afhankelijk van het type, een browserextensie nodig.

Snelkeuzes

Met de snelkeuzes maak je knoppen voor artikelen of acties die je vaak gebruikt. Je richt de snelkeuzes in via de backoffice en kunt per knop een type, kleur en inhoud kiezen. In de kassa druk je daarna op een snelkeuze om het artikel of de actie direct toe te voegen.

Sneltoetsen

Met sneltoetsen bedien je de kassa met het toetsenbord. Zo werken ze:

• Voor de regelacties selecteer je eerst de regel waarop je de actie wilt uitvoeren en druk je daarna op de bijbehorende toets. De functietoets opent een venster waarin je de nieuwe waarde invult.
• De overige sneltoetsen werken direct, zonder dat je eerst iets hoeft te selecteren.
• Een overzicht van alle sneltoetsen vind je in de kassa via de sneltoetsen-hulp.

Backoffice

In de backoffice zie je de resultaten van de kassa terug over een gekozen datumbereik. Beschikbare overzichten zijn onder andere:

• Omzet: bruto en netto omzet inclusief btw, en omzet per btw-tarief.
• Betalingen: de betalingen per betaalwijze.
• Gemiddelden: gemiddelde waarde en aantal orders.
• Kortingen en acties: overzicht van toegepaste kortingen en spaarpunten korting.

Vanuit de backoffice druk je ook oude kastellingen af en pas je de voettekst van de bon aan. De inrichting van de snelkeuzes doe je eveneens hier.

Belangrijke instellingen

De kassa kent veel instellingen die het gedrag bepalen. De belangrijkste staan hieronder. Deze instellingen beheer je bij de instellingen voor de kassa.

Dit is geen volledige lijst; de kassa bevat meer instellingen. De exacte set kan per administratie verschillen.

Rechten

De toegang tot de kassa werkt op twee niveaus: algemene toegang tot de module en specifieke rechten voor bepaalde acties.

Algemene toegang

• Toegang tot de kassamodule om de kassa te gebruiken.
• Toegang tot de backoffice om resultaten en instellingen te bekijken.

Specifieke rechten in de kassa

Specifieke rechten in de backoffice

Praktijkvoorbeelden

• Een klant rekent contant af: voeg de artikelen toe, klik op Afrekenen, kies Contante betaling, vul het betaalde bedrag in en geef het wisselgeld terug.
• Een zakelijke klant koopt op rekening: kies de relatie, klik op Afrekenen en kies Op rekening. Dit kan niet voor de standaard balieklant.
• Een klant brengt een artikel terug: open de bon en neem de betreffende regels retour met het retour-icoon.
• Aan het eind van de dag de kas afsluiten: doe de eindtelling, leg een eventueel kasverschil vast en druk de kastelling af.

Veelgestelde vragen

Waarom kan ik de kassa niet openen?

Vaak ontbreekt een voorwaarde: de pc is niet geregistreerd als kassa-pc, er is geen kassalade aan de locatie of pc gekoppeld, of er is nog geen begintelling gedaan. De kassa toont in de melding wat er nog nodig is.

Waarom kan ik niet afrekenen?

Afrekenen kan geblokkeerd zijn als niet alle artikelen op voorraad zijn, als er geen betaalmethoden voor de locatie zijn, of als de pinterminal in gebruik is.

Waarom vraagt de kassa om een wachtwoord of kassa pin bij korting of retour?

Dit zijn beveiligde acties. Als de bijbehorende instelling aanstaat, vraagt de kassa om bevestiging. De gebruiker heeft bovendien het juiste recht nodig voor korting, prijswijziging of retour.

Waarom staat er geen klant of balieklant?

Er is geen relatie ingesteld als balieklant, of aan de ingelogde gebruiker is geen relatie gekoppeld. Beide stel je in bij de gebruikers en de instellingen.

Waarom kan ik een bon niet openen of bewerken?

De bon is in gebruik door een andere gebruiker of door een pinbetaling, of de bon is al afgerond. Een afgeronde bon kan niet meer worden bewerkt.

Tips en best practices

• Begin de dag altijd met een begintelling en sluit af met een eindtelling.
• Vergrendel het scherm als je de kassa verlaat.
• Gebruik snelkeuzes voor artikelen die je vaak verkoopt, zodat afrekenen sneller gaat.
• Leg bij een kasverschil altijd een reden vast, zodat de kas navolgbaar blijft.
• Controleer met de backoffice regelmatig de omzet en betalingen per betaalwijze.

Technische naslag

Voor beheer en voor de AI-chatbot: de onderdelen van de kassa zijn intern bereikbaar via de volgende adressen.