Ontvangsten
Een ontvangst is de vastlegging dat ingekochte goederen zijn binnengekomen. Zodra je een ontvangst compleet maakt, boekt Smart Trade de voorraad bij. In het scherm Ontvangsten (in de module Inkoop) beheer je deze ontvangsten: je bekijkt wat er binnen is, controleert de aantallen, maakt de ontvangst compleet en maakt er zo nodig een inkoopfactuur van.
Voor magazijn- en inkoopmedewerkers die binnengekomen goederen verwerken.
Goed om te weten
Dit artikel beschrijft het moderne scherm Ontvangsten. In sommige omgevingen staat nog de klassieke variant aan; die heet in het menu Ingeboekte ontvangsten en ziet er anders uit. De kern — een ontvangst vastleggen en inboeken zodat de voorraad klopt — is hetzelfde.
Concept en compleet: de twee toestanden
Elke ontvangst doorloopt twee toestanden. Zolang een ontvangst concept is, is hij nog niet verwerkt: je kunt de aantallen nog aanpassen en de voorraad is nog niet bijgeboekt. Maak je de ontvangst compleet (dit heet ook wel inboeken), dan wordt de voorraad bijgewerkt en staat de ontvangst vast.
Kort gezegd: een concept-ontvangst kun je nog wijzigen; pas bij compleet maken gaat de voorraad omhoog en ligt de ontvangst vast.
Voor je begint
Je vindt het overzicht via de module Inkoop, menu-item Ontvangsten. Ontvangsten ontstaan vanuit een inkooporder: als goederen op een inkooporder als geleverd worden geregistreerd, ontstaat daarvoor een ontvangst die je hier terugvindt en afhandelt.
Om de voorraad op het juiste magazijn bij te boeken en de aantallen te controleren, heb je de pakbon of afleverbon van de leverancier bij de hand.
Het overzicht Ontvangsten
Het overzicht toont de ontvangsten met per regel het ontvangst-ID, het Inkoop nr. (de inkooporder), het Ontvangstbon nr., de Leverancier, de Referentie, de datum onder Aangemaakt en — als je met meerdere magazijnen werkt — het Magazijn.
Bovenin filter je de lijst met een zoekveld, op Leverancier, op Datum (een periode), op Magazijn en op Status. Bij Status kies je tussen Gedeeltelijk ontvangen en Compleet ontvangen, zodat je bijvoorbeeld snel alle nog niet afgehandelde ontvangsten ziet.
De statussen
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Niets ontvangen | Er is nog niets op deze ontvangst binnengeboekt. |
| Gedeeltelijk ontvangen | Een deel van de bestelde aantallen is ontvangen, de rest nog niet. |
| Compleet ontvangen | De ontvangst is helemaal afgehandeld en ingeboekt. |
Een ontvangst openen en controleren
Klik op een regel in het overzicht om de ontvangst te openen. Het detailscherm heeft de tabbladen Basisgegevens, Bijlagen en Inkoopfacturen.
Bovenaan bij Basisgegevens staan de kopgegevens van de ontvangst:
| Veld | Toelichting |
|---|---|
| Leverancier | Van wie de goederen komen. |
| Factuurrelatie | Naar wie de inkoopfactuur gaat, als dat een andere relatie is dan de leverancier. |
| Pakbonnummer | Het pakbon- of afleverbonnummer van de leverancier. |
| Referentie | Een eigen referentie bij de ontvangst. |
| Leveringswijze en Leveringsdatum | Hoe en wanneer de goederen zijn geleverd. |
| Ontvangst magazijn | In welk magazijn de voorraad wordt bijgeboekt. Alleen zichtbaar bij meerdere magazijnen en als deze instelling aan staat. |
| Datum afgerond | De datum waarop de ontvangst compleet is gemaakt (verschijnt na het inboeken). |
Daaronder staan de regels. Per regel controleer je het ontvangen aantal in de kolom Geleverd, naast wat er besteld en nog open staat (Aantal in bestelling en Open). Klopt een aantal niet met de pakbon, pas het dan hier aan zolang de ontvangst nog concept is. Je kunt de regeltabel groeperen per Ontvangstregel, per Verkooporder of per Inkooporder.
Is er iets meegekomen dat niet op de order stond, dan voeg je onderaan met Artikel toevoegen een extra regel toe.
Let op
De aantallen en kopvelden zijn alleen bewerkbaar zolang de ontvangst concept is. Na het compleet maken staan ze vast.
Een ontvangst compleet maken (inboeken)
Kloppen de aantallen? Dan maak je de ontvangst compleet met de knop Compleet maken. Deze staat zowel in het overzicht (per regel) als in het geopende detailscherm. Na een bevestiging boekt Smart Trade de voorraad bij.
Werk je met voorraadpartijen? Kies hoe je afhandelt
Werk je met voorraadpartijen, dan verschijnt bij het compleet maken eerst een venster met een keuze:
| Keuze | Wat er gebeurt |
|---|---|
| Inkooporder in zijn geheel compleet maken | De ontvangst wordt direct compleet gemaakt en ingeboekt. |
| Inkooporderregels afzonderlijk compleet maken | Je krijgt een regeltabel waarin je per regel een voorraadpartij kiest of met Maak nieuwe partij een nieuwe partij (met een partijcode) aanmaakt, voordat je inboekt. |
Werk je niet met voorraadpartijen, dan is er geen tussenvenster: Compleet maken boekt de ontvangst meteen in.
Niet alles ontvangen? Kies wat er met het verschil gebeurt
Heb je minder ontvangen dan besteld, dan vraagt Smart Trade wat er met het openstaande verschil moet gebeuren. Je hebt twee keuzes:
| Keuze | Gevolg |
|---|---|
| Later ontvangen (backorder) | Het restant blijft openstaan. De inkooporder gaat terug naar de status “in bestelling”, zodat je het resterende deel later alsnog ontvangt. |
| Afschrijven (geen backorder) | Het verschil vervalt. De bestelling wordt afgesloten op wat je hebt ontvangen; er komt geen nalevering. |
Wat er verandert na het compleet maken
Zodra je een ontvangst compleet maakt, verwerkt Smart Trade dat op meerdere plekken:
- Voorraad — de ontvangen aantallen worden bijgeboekt in het ontvangst-magazijn, met een voorraadmutatie per regel.
- Gemiddelde inkoopprijs — de gewogen gemiddelde inkoopprijs van de artikelen wordt bijgewerkt op basis van de ontvangen aantallen en de inkoopprijs.
- Verkooporders — reserveringen voor openstaande verkooporders worden bijgewerkt. Betreft de ontvangst een nalevering, dan verschijnt die bij Ontvangen back-orders.
- Inkooporder — de status volgt de ontvangst (bijvoorbeeld afgerond bij een volledige ontvangst, of terug in bestelling bij een backorder).
Goed om te weten
Wijkt het ontvangst-magazijn af van het magazijn op een regel, dan maakt Smart Trade automatisch een suggestie voor een magazijnverplaatsing aan.
Een inkoopfactuur maken van de ontvangst
Van een ingeboekte ontvangst maak je een inkoopfactuur met de knop Inkoopfactuur aanmaken. Dit kan pas als de ontvangst compleet is: bij een concept-ontvangst is de knop niet beschikbaar. Ook als de betreffende regels al op een inkoopfactuur staan, kun je er geen nieuwe factuur van maken.
Goed om te weten
In de klassieke variant (Ingeboekte ontvangsten) maakt het compleet maken meteen zelf een inkoopfactuur aan. In het moderne scherm is dit losgekoppeld: je boekt eerst de ontvangst in en maakt daarna, als je wilt, apart de inkoopfactuur.
Een ontvangst terugdraaien
Ging er iets mis, dan draai je een ontvangst terug. Er zijn twee situaties:
- Terugdraaien van een concept-ontvangst maakt de ontvangst ongedaan; de inkooporder keert terug naar de status “in bestelling”.
- Compleet maken terugdraaien draait het inboeken van een al complete ontvangst terug, inclusief de bijbehorende voorraadmutaties.
Waarschuwing
Terugdraaien kan niet altijd. Staan de regels al op een inkoopfactuur, of zou de voorraad onder nul komen, dan blokkeert Smart Trade het terugdraaien. Handel in dat geval eerst de inkoopfactuur af.
Voorraadpartijen bij ontvangst
Voorraadpartijen zijn traceerbare partijen of batches per artikel, bijvoorbeeld per leverancier of leverdatum. Werk je hiermee, dan koppel of maak je bij het compleet maken per regel een partij (zie de keuze “Inkooporderregels afzonderlijk compleet maken” hierboven).
Op de inkooporder kun je met de optie Maak voorraadpartijen vóór ontvangst aan ervoor kiezen de partijen al bij de order aan te leggen, zodat labels en partijgegevens vooraf beschikbaar zijn. Staat die optie uit, dan maakt Smart Trade de partij aan op het moment van inboeken.
Ontvangen back-orders
Naast Ontvangsten is er het overzicht Ontvangen back-orders. Dat toont binnengekomen goederen die een openstaande behoefte op een verkooporder invullen (naleveringen). Je gebruikt het om te zien welke klantorders door een ontvangst verder kunnen. Het is een overzicht ter informatie; het inboeken zelf doe je bij Ontvangsten.
Afdrukken
Met de actie Afdrukken in het overzicht print je een inkoopontvangstbon van de ontvangst.