Introductie

Met de module Afdruksjablonen bepaal je hoe documenten uit Smart Trade eruitzien als je ze afdrukt of verstuurt. Denk aan facturen, orders, offertes en pakbonnen. Een afdruksjabloon legt vast welke gegevens op het document komen, waar die staan en hoe ze zijn opgemaakt. Een document kun je met een afdruksjabloon zowel als PDF als in Excel-vorm uitvoeren.

Een sjabloon is opgebouwd uit een of meer pagina's. Elke pagina bevat secties, en in een sectie plaats je tekstvelden. Een tekstveld toont vaste tekst, een gegeven uit Smart Trade (dynamische inhoud), een afbeelding of een barcode. Zo bouw je het document veld voor veld op.

Kort gezegd: je bewerkt een sjabloon in de editor door links een sjabloon te kiezen en rechts de inhoud van de gekozen pagina aan te passen.

Voor je begint

Om afdruksjablonen te kunnen openen en bewerken heb je toegang nodig tot de module Afdruksjablonen. Zonder deze toegang krijg je de melding dat je geen rechten hebt om de module te gebruiken.

Binnen de module kies je bovenin tussen drie onderdelen: Afdruksjablonen, Standaard sjablonen en Printseries.

Let vooral op deze punten voordat je begint:

• Bewerk je een sjabloon dat al in gebruik is, dan werken je wijzigingen door op alle documenten die daarna met dit sjabloon worden afgedrukt of verstuurd.
• Twijfel je over de gevolgen? Maak eerst een kopie en bewerk de kopie, zodat het originele sjabloon ongewijzigd blijft.
• Een sjabloon verwijderen is definitief en kan niet worden hersteld.
• Niet-opgeslagen wijzigingen gaan verloren als je een sjabloon kopieert of naar een ander onderdeel gaat zonder op te slaan.
• Er bestaan vaak meerdere vergelijkbare sjablonen, bijvoorbeeld een variant exclusief en inclusief btw, of een zakelijke en een particuliere variant. Wil je een wijziging overal, pas dan elk sjabloon apart aan.

Waarschuwing
Afdruksjablonen zijn krachtig, maar onjuiste aanpassingen kunnen vervelende gevolgen hebben voor je documenten. Pas voorzichtig aan, controleer achteraf met een voorbeeld en vraag voor complexere wijzigingen hulp of een training aan via de helpdesk.

Beschikbare pagina's

De module Afdruksjablonen bestaat uit drie onderdelen. Je wisselt hiertussen via het menu bovenin de module.

Stap voor stap: een afdruksjabloon bewerken

Je bewerkt een sjabloon in het onderdeel Afdruksjablonen. Het scherm bestaat uit een lijst met sjablonen aan de linkerkant en de editor aan de rechterkant.

1. Open de module Afdruksjablonen. Je ziet links de bestaande sjablonen.
2. Kies links een sjabloon om te bewerken, of maak een nieuw sjabloon aan.
3. Maak voor de zekerheid een back-up: exporteer het sjabloon voordat je wijzigingen aanbrengt.
4. Controleer de eigenschappen van het sjabloon, zoals de naam, het paginaformaat en de marges. Pas deze aan waar nodig.
5. Kies rechts welke pagina en sectie je wilt wijzigen. Een sjabloon kan meerdere pagina's en secties hebben, en een kop en voet.
6. Voeg een tekstveld toe met Nieuw tekstveld toevoegen, of klik een bestaand tekstveld aan om het te wijzigen.
7. Stel bij het tekstveld het type veld in (tekstregel, tekstveld of afbeelding) en vul de inhoud of de dynamische inhoud in.
8. Bepaal de positie en opmaak van het veld: sleep het veld naar de juiste plek of vul de X-positie en Y-positie in millimeters in, en stel lettertype, lettergrootte, uitlijning en kleuren in.
9. Wil je het voorbeeld direct zien? Zet Toon voorbeeld na opslaan aan.
10. Klik op Opslaan om het sjabloon te bewaren.

Tip
Verplaats en pas velden snel aan met het toetsenbord. Houd CTRL ingedrukt om tekstvelden te slepen of te selecteren, gebruik CTRL met de pijltjestoetsen om een veld te verplaatsen en SHIFT met de pijltjestoetsen om de breedte of hoogte aan te passen. De volledige lijst staat onder Sneltoetsen.

Gevolgen van opslaan

Na het opslaan is het sjabloon direct bijgewerkt. Dit heeft de volgende gevolgen:

• Documenten die daarna met dit sjabloon worden afgedrukt of verstuurd, gebruiken de nieuwe indeling en opmaak.
• Is dit sjabloon als standaard ingesteld voor een module, dan geldt de wijziging voor alle gebruikers die dat document afdrukken.
• Heb je Toon voorbeeld na opslaan aangezet, dan verschijnt na het opslaan direct een voorbeeld van het document.

Let op
Wijzigingen aan een bestaand sjabloon werken meteen door op nieuwe afdrukken. Controleer daarom na het opslaan een voorbeeld voordat je het sjabloon voor echt gebruikt.

Tekstvelden en veldtypen

Alles op een sjabloon plaats je als tekstveld. Het type veld bepaalt wat het veld toont.

Een tekstveld kan vaste tekst tonen of dynamische inhoud: een gegeven dat Smart Trade automatisch invult, zoals een relatienaam of een bedrag.

Dynamische inhoud gebruiken

Dynamische inhoud is een gegeven dat Smart Trade automatisch invult op het document. Je herkent het aan de hekjes (#) eromheen. Met #owner_tel# toon je bijvoorbeeld je standaard bedrijfstelefoonnummer, en met #Artikel_ID# de artikelcode.

Welke dynamische inhoud beschikbaar is, zie je in de keuzelijst Dynamische inhoud. Kies je daar een veld, dan wordt de bijbehorende inhoud in het geselecteerde tekstvak geplaatst.

Goed om te weten
Welke dynamische inhoud beschikbaar is, hangt af van de sectie. Op regelniveau kun je artikelgegevens gebruiken; op kopniveau niet, omdat daar geen specifiek artikel is om naar te verwijzen.

Je kunt onderdelen ook voorwaardelijk tonen of verbergen en met formules slimme teksten opbouwen. Dat zijn geavanceerde mogelijkheden die apart worden behandeld.

Veld- en opmaakopties

Per tekstveld stel je de opmaak en het gedrag in. De belangrijkste opties staan hieronder.

Goed om te weten
Niet alle opties zijn bij elk veldtype zichtbaar of zinvol. Sommige opties, zoals herhaalveld en sorteerveld, gelden alleen voor herhalende secties zoals factuur- of orderregels.

Eigenschappen van het sjabloon

De eigenschappen van het sjabloon bepalen het formaat en gedrag van het hele sjabloon.

Per pagina kun je daarnaast kiezen voor een nieuwe pagina, herhalen op iedere pagina, en het verbergen van de kop of voet (Geen kop, Geen voet).

Sjablonen kopiëren, verwijderen en uitwisselen

Kopiëren

Kopieer een sjabloon als je een nieuw sjabloon wilt maken op basis van een bestaand sjabloon. Niet-opgeslagen wijzigingen gaan verloren bij het kopiëren, dus sla eerst op.

Verwijderen

Verwijder een sjabloon dat je niet meer gebruikt.

Waarschuwing
Een sjabloon verwijderen is definitief en kan niet worden hersteld. Controleer eerst of het sjabloon nergens meer als standaard of in een printserie wordt gebruikt.

Importeren en exporteren

Met Import/Export wissel je sjablonen uit. Exporteer een sjabloon om het te downloaden, of importeer een sjabloon door een bestand te uploaden. Zo hergebruik je een sjabloon of zet je het over naar een andere administratie.

Standaard sjablonen instellen

In het onderdeel Standaard sjablonen bepaal je welk sjabloon standaard wordt gebruikt. Je stelt dit in per module en type, bijvoorbeeld voor facturen inclusief of exclusief btw (Inc. BTW en Exc. BTW). Je kunt hier ook een standaardprinter en een standaardtaal instellen.

Op dezelfde plek beheer je de e-mail- en sms-sjablonen die bij een module horen. Voor een e-mailsjabloon leg je onder andere een naam, een onderwerp en een beschrijving vast, en je kunt dynamische velden gebruiken. Nieuwe sjablonen voeg je toe met Nieuw e-mail sjabloon of Nieuw sms sjabloon.

Let op
Wijzig je het standaard sjabloon voor een module, dan gebruiken alle gebruikers dat sjabloon bij het afdrukken van dat documenttype.

Printseries samenstellen

Met een printserie druk je meerdere sjablonen in één keer af. In het onderdeel Printseries maak je een serie aan met een serienaam en koppel je per regel een module, een sjabloon, het aantal exemplaren en een printer. Je kunt per regel de kop of voet verbergen met Verberg kop en Verberg voet.

Sneltoetsen

In de editor werk je sneller met deze sneltoetsen:

Rechten

Voor afdruksjablonen zijn geen specifieke rechten beschikbaar. De toegang volgt uit de algemene toegang tot de module Afdruksjablonen.

Praktijkvoorbeelden

• Een logo op de factuur bijwerken: open het factuursjabloon, klik het afbeeldingsveld met het logo aan, stel de nieuwe afbeeldingslocatie in en sla op.
• Een nieuw offertesjabloon maken op basis van een bestaand sjabloon: kopieer het bestaande sjabloon, pas de kopie aan en geef die een eigen naam.
• Een sjabloon overzetten naar een andere administratie: exporteer het sjabloon, en importeer het bestand in de andere administratie.
• Facturen en pakbonnen samen afdrukken: maak een printserie aan en koppel per regel het juiste sjabloon, aantal exemplaren en printer.

Veelgestelde vragen

Waarom ziet een gebruiker de module Afdruksjablonen niet?

De gebruiker heeft geen toegang tot de module. Dan verschijnt de melding dat er geen rechten zijn om de module te gebruiken.

Waarom veranderen mijn documenten na het bewerken van een sjabloon?

Wijzigingen aan een sjabloon werken direct door op documenten die daarna met dat sjabloon worden afgedrukt of verstuurd. Bewerk daarom bij twijfel eerst een kopie.

Ik heb wijzigingen gemaakt, maar ze zijn weg. Hoe kan dat?

Niet-opgeslagen wijzigingen gaan verloren als je een sjabloon kopieert of naar een ander onderdeel gaat zonder op te slaan. Sla je werk tussentijds op.

Kan ik een verwijderd sjabloon terugzetten?

Nee. Een sjabloon verwijderen is definitief en kan niet worden hersteld.

Waarom herhaalt een veld zich niet per regel?

Herhalen werkt alleen binnen een herhalende sectie, zoals factuur- of orderregels, en als het veld als herhaalveld is ingesteld.

Tips en best practices

• Werk met een kopie als je een bestaand sjabloon dat al in gebruik is wilt aanpassen.
• Controleer na het opslaan altijd een voorbeeld voordat je het sjabloon in gebruik neemt.
• Geef sjablonen duidelijke namen, zodat je ze makkelijk terugvindt in de lijst.
• Exporteer een werkend sjabloon als back-up voordat je grote wijzigingen doorvoert.
• Gebruik dynamische velden en condities in plaats van vaste tekst, zodat het sjabloon voor alle documenten klopt.

Technische naslag

Voor beheer en voor de AI-chatbot: de onderdelen van de module zijn intern bereikbaar via de volgende adressen.