Afdrukken en mailen vanuit een order
Vanuit een order druk je het orderdocument af of verstuur je het per e-mail. Je kunt dit in één klik doen met een directe optie, of via het afdruk- en e-mailvenster waar je de lay-out, printer en e-mail nog kunt aanpassen.
Voor gebruikers die orders verwerken.
Werking van de printknop
In de order staat de knop Afdrukken. Klik je op de knop zelf, dan opent het afdruk- en e-mailvenster, waarin je het document controleert en kiest hoe je het verstuurt. Klik je op het dropdown-pijltje naast de knop, dan kies je direct een van de snelle printopties, die meteen worden uitgevoerd.
Kort gezegd: de directe opties werken met de standaard lay-out en gaan meteen; via de knop Afdrukken open je het venster waarin je eerst nog kunt bijstellen.
De directe printopties
| Optie | Wat gebeurt er? |
|---|---|
| Direct afdrukken | De order wordt onmiddellijk afgedrukt. |
| Direct afdrukken en mailen | De order wordt afgedrukt én automatisch per e-mail verzonden naar het ingestelde e-mailadres. |
Beide opties gebruiken de standaard lay-out die voor de order is ingesteld en voeren de actie meteen uit, zonder tussenvenster.
Goed om te weten
Voor het magazijn is er een aparte knop Afleverbon (het heftruck-icoon), waarmee je de klaarzetbon afdrukt en verzendt. Welke knoppen je in de balk ziet, kun je zelf herschikken via “Actieknoppen bewerken”.
Het afdruk- en e-mailvenster
Klik je op Afdrukken, dan opent een venster waarin je het document klaarzet en kiest hoe je het verstuurt. Je regelt hier het volgende:
| Onderdeel | Waarvoor |
|---|---|
| Layout | Kies welke lay-out (welk document) je afdrukt of verstuurt. De standaard layouts van de relatie staan al voorgeselecteerd. |
| Printer | Kies op welke printer het document wordt afgedrukt. |
| Aantal exemplaren | Geef op hoeveel exemplaren je afdrukt. |
| Voorbeeld tonen | Toont een voorbeeld van het document, zodat je het kunt controleren voordat je verstuurt. Met Voorbeeld verbergen klap je het weer in. |
Daarna kies je hoe je het document verstuurt:
- Afdrukken – het document naar de gekozen printer sturen.
- E-mailen – het document per e-mail versturen. Met E-mail bewerken pas je vooraf het e-mailadres, het onderwerp en de tekst aan.
- Download (PDF) of Download (Excel) – het document als bestand opslaan in plaats van afdrukken of mailen.
- Direct sms-en – indien sms voor jouw omgeving is ingesteld, kun je het document ook per sms aankondigen. Met Sms bewerken pas je de tekst aan.
Met de knop Verzenden voer je de gekozen manier uit. Met Terug ga je een stap terug (bijvoorbeeld vanuit E-mail bewerken) en met Annuleren sluit je het venster zonder iets te versturen.
Let op
Bij e-mailen gaat het document naar het ingestelde e-mailadres van de order of relatie. Controleer via E-mail bewerken of het juiste adres, onderwerp en de juiste tekst klaarstaan voordat je op Verzenden klikt.
Waar komen de teksten en het e-mailadres vandaan?
Het e-mailadres wordt vooraf ingevuld met het bij de order of relatie bekende e-mailadres; je past het aan op de relatiekaart of eenmalig via E-mail bewerken. Het onderwerp en de tekst komen uit een e-mailsjabloon. Zijn er meerdere sjablonen, dan kies je er een via de sjabloonkeuze in het venster; met E-mail bewerken pas je de tekst aan voor deze ene verzending, terwijl je een blijvende wijziging in het e-mailsjabloon zelf doorvoert.
Goed om te weten
Werk je met een layoutserie (meerdere documenten in één reeks), dan zijn de losse opties als printerkeuze en voorbeeld niet apart beschikbaar; dan geldt de instelling van de serie.