Factuur corrigeren

Een factuur is een definitief document dat bepaalt welke bedragen een debiteur verschuldigd is, alsmede welke BTW u moet afdragen. Om juridische/belastingtechnische redenen zijn de regels voor het aanpassen/corrigeren hiervan stricter toegepast dan in de meeste andere documenten binnen Smart Trade.

Goed te weten is dat u altijd de mogelijkheid heeft een extra factuur vanuit een order te maken.

Conceptfacturatie: kans op fouten verkleinen

Om kans op foute facturen te verkleinen kunt u ook gebruik maken van conceptfacturen. Dit is een geavanceerdere functie waarbij facturen gemaakt worden zónder toegewezen factuurnummer, waardoor u ze dus nog kunt controleren worden alvorens ze daadwerkelijk ingeboekt en verstrekt worden.

Het kan natuurlijk gebeuren dat u een factuur wenst te corrigeren. Dit kan om verschillende redenen:

1. U heeft de factuur (onbedoeld) gemaakt, d.w.z. u wilde (nog) geen factuur verstrekken
2. U wilt een (gedeeltelijke) credit verstrekken, maar géén geleverde artikelen terugnemen in uw voorraad.
3. U wilt geleverde artikelen terugnemen in uw voorraad en vervolgens een (gedeeltelijke) credit verstrekken.
4. U wilt direct een (gedeeltelijke) credit verstrekken en geleverde artikelen terugnemen in uw voorraad.
5. U wilt een aanpassing in de prijs doorvoeren

U heeft de factuur (onbedoeld) gemaakt, d.w.z. u wilde (nog) geen factuur verstrekken

Wanneer dit de laatste factuur betreft en de factuur nog niet aan klant verstrekt is, kunt u de factuur terugdraaien. Met het terugdraaien verdwijnt de factuur en wordt de automatische nummering eveneens teruggedraaid.

Wanneer terugdraaien niet meer mogelijk is, kunt u de factuur crediteren met het zwarte documentje achter de factuurregel. Hierbij kiest u voor 'Orderregels op niet-gefactureerd zetten' waardoor u de order opnieuw kunt factureren.

De credit-factuur kan (op later moment) tegen de foute factuur afgeletterd worden. Dit wordt doorgaans door de administratie in de financiële software verwerkt.

U wilt een (gedeeltelijke) credit verstrekken, maar géén geleverde artikelen terugnemen in uw voorraad.

Nu kunt u de factuur crediteren met het zwarte document-logo achter de factuurregel. De factuur wordt financiëel teruggedraaid, maar er is geen verdere logistieke afhandeling meer van toepassing. Is handig in het geval u de klant tegemoet wilt komen voor een defect product.

De credit-factuur kan (op later moment) tegen de foute factuur afgeletterd worden. Dit wordt doorgaans door de administratie in de financiële software verwerkt.

U wilt geleverde artikelen terugnemen in uw voorraad en vervolgens een (gedeeltelijke) credit verstrekken.

Klik op het zwarte document-logo achter de factuurregel. Hierbij schakelt u de optie 'Creditfactuur maken' uit en kiest u daarmee ook direct voor de optie 'Retourregels aanmaken'. Uw factuur blijft op deze manier bestaan, maar de order wordt voorzien van retourregels om de artikelen terug te nemen. Na terugnemen kunnen de retour-orderregels opnieuw gefactureerd worden en krijgt de klant zijn credit.

Deze werkwijze is handig om te zorgen dat uw klant éérst artikelen terug inlevert alvorens u een creditfactuur verstrekt.

U wilt direct een (gedeeltelijke) credit verstrekken en geleverde artikelen terugnemen in uw voorraad.

Nu kunt u de factuur crediteren met het zwarte document-logo achter de factuurregel. Hierbij kiest u voor de optie 'Retourregels aanmaken'. De factuur wordt financiëel teruggedraaid en de bijbehorende order wordt voorzien van retourregels waardoor u de artikelen direct of op later moment kunt terugnemen. De artikelen komen terug op voorraad op het moment dat u de orderregels 'levert'. Deze werkwijze is handig in het geval u teveel of ongewenste artikelen geleverd heeft en wilt terugnemen: op deze manier worden ze weer opgeboekt in de voorraad.

De credit-factuur kan (op later moment) tegen de foute factuur afgeletterd worden. Dit wordt doorgaans door de administratie in de financiële software verwerkt.

U wilt een aanpassing in de prijs doorvoeren

Nu kunt u de factuur crediteren met het zwarte document-logo achter de factuurregel. Hierbij kiest u voor de optie 'Orderregels op niet-gefactureerd zetten'. De factuur wordt financiëel teruggedraaid en de bijbehorende orderregels worden op niet-gefactureerd gezet. U kunt de prijzen aanpassen en vervolgens opnieuw factureren.

De credit-factuur kan (op later moment) tegen de foute factuur afgeletterd worden. Dit wordt doorgaans door de administratie in de financiële software verwerkt.