Hoe de taalkeuze werkt

De taal van een document volgt uit het veld Taal op de relatie. Bij Standaard sjablonen leg je per taal vast welke layout gebruikt wordt. Als je dan een document afdrukt of verstuurt voor een klant, kijkt Smart Trade naar de taal van die klant en pakt de layout die je voor die taal hebt ingesteld. Is er voor die taal niets ingesteld, dan valt het terug op de layout onder Standaard taal.

Concreet voorbeeld: je stelt een Duitse layout in met de leveringsvoorwaarden in het Duits, koppelt die aan de taal Duits, en zet bij een Duitse klant de taal op Duits. Zijn orders komen er dan met de Duitse voet uit; je Nederlandse klanten houden de Nederlandse voet.

Voor je begint

Je werkt in twee modules: Afdruksjablonen (voor de layouts en de standaardkoppeling) en Relatie (voor de taal van de klant). De talen beheer je bij de stambestanden.

Let op
Het veld Taal op de relatie is een pakket-/rechtenafhankelijke functie. Zie je het veld niet, dan staat de taalfunctie voor jouw omgeving niet aan; neem in dat geval contact op met de helpdesk.

Stap 1 – Zorg dat het land bestaat

Ga naar Instellingen ? Stambestanden en kies Landen. Zorg dat het land van de klant hier bestaat, met in elk geval:

• Land — de naam van het land;
• ISO code — de landcode.

Het land hoort bij het adres van de klant en de ISO-code wordt onder meer gebruikt bij de factuurexport. De documenttaal stel je los hiervan in via het veld Taal: land en taal staan in Smart Trade los van elkaar.

Stap 2 – Zorg dat de taal bestaat

Ga naar Instellingen ? Stambestanden en kies Talen (naast de standaard taal). Voeg hier de talen toe die je wilt gebruiken, elk met:

• Naam — de naam van de taal, bijvoorbeeld Duits;
• ISO code — de tweeletterige taalcode, bijvoorbeeld de.

De taal onder Standaard taal (meestal Nederlands) is er altijd; die hoef je hier niet toe te voegen.

Stap 3 – Maak de layout en voet in de nieuwe taal

Ga naar Instellingen ? Afdruklayouts. Een kop en een voet zijn aparte layouts die je in een documentlayout koppelt. Zet de vertaalde leveringsvoorwaarden dus eerst in een eigen voet, en koppel die voet daarna in een documentlayout voor die taal.

• Kopieer de voet die je nu gebruikt en geef de kopie via het veld Naam een herkenbare naam, bijvoorbeeld met de taal erin. Zet in deze voet de leveringsvoorwaarden in de nieuwe taal.
• Kopieer de documentlayout (bijvoorbeeld je orderlayout) en koppel in die kopie de zojuist gemaakte voet.
• Herhaal dit voor elke taal die je wilt gebruiken.

Tip
Werk met kopieën en sla tussentijds op. Zo blijft je originele layout ongewijzigd terwijl je de vertaalde versie opbouwt. Een kopie krijgt automatisch _Copy achter de naam; hernoem die naar iets herkenbaars.

Stap 4 – Koppel de layout aan de taal

Ga naar Instellingen ? Afdruklayouts ? Standaard sjablonen. Rechtsboven staat een keuzelijst met de taal; die staat standaard op Standaard taal. Kies daar de taal die je hebt toegevoegd.

Koppel nu per documenttype de layout die bij die taal hoort. Per type zijn er twee kolommen, Exc. BTW en Inc. BTW (voor zakelijke en particuliere relaties); vul de taal-layout in bij de kolom(men) die je gebruikt. Klik daarna op Opslaan.

Goed om te weten
Deze koppeling geldt per taal. Wat je onder Standaard taal instelt, is de terugval voor iedereen zonder taal-specifieke layout. Wat je onder een specifieke taal instelt, geldt alleen voor klanten met die taal.

Stap 5 – Zet de taal bij de klant

Open in de module Relatie de relatiekaart van de klant en ga naar het tabblad Extra gegevens