Inkoopfacturen
Een inkoopfactuur is de factuur die je van een leverancier ontvangt en in Smart Trade vastlegt. Je koppelt hem aan de ingekochte goederen, controleert de bedragen en grootboekrekeningen, en maakt hem definitief zodat hij naar de boekhouding kan. In de module Inkoop beheer je deze inkoopfacturen.
Voor inkoop- en administratiemedewerkers die leveranciersfacturen verwerken.
Kort gezegd: een inkoopfactuur is eerst een concept dat je nog kunt aanpassen; pas als je hem definitief maakt, staat hij vast en kan hij worden geboekt.
Voor je begint
Je vindt de inkoopfacturen in de module Inkoop via het menu-item Inkoopfacturen. Dit is het vernieuwde scherm; het oudere menu-item Facturen / Pakbonnen is een aparte, klassieke pagina die dit artikel niet beschrijft. Het overzicht heeft twee tabbladen:
- Facturen — alle inkoopfacturen die je al hebt aangemaakt.
- Nog te verwachten — ontvangsten met regels die nog niet op een inkoopfactuur staan. Hier zie je dus waarvoor je nog een factuur moet verwerken.
Voor de meeste facturen begin je niet met een leeg scherm, maar vanuit een ingeboekte ontvangst. Het loont dus om eerst de goederenontvangst compleet te maken (zie het artikel Ontvangsten).
Het facturenoverzicht
Op het tabblad Facturen zie je per factuur onder meer het Inkoop nr. (de gekoppelde inkooporder), de Leverancier, het Pakbonnummer, het Factuurnummer, de Factuurdatum en het Factuurbedrag. Twee kolommen tonen de status: Definitief (ja of nee) en Geëxporteerd (met een groen of rood icoon). Staat het fiatteringsproces aan, dan is er ook een kolom Wacht op goedkeuring.
Bovenin filter je met een zoekveld, op Datum (standaard de laatste twee maanden) en op Definitief (ja/nee). Klik op de bewerk-knop achter een regel om de factuur te openen.
Een inkoopfactuur aanmaken
Er zijn twee manieren om een inkoopfactuur te maken. Welke je kiest, hangt ervan af of de goederen al als ontvangst zijn ingeboekt.
Vanuit een ontvangst (aanbevolen)
Open een ingeboekte ontvangst en klik op Inkoopfactuur aanmaken (dit kan ook als rij-actie in het ontvangstenoverzicht). Smart Trade maakt dan een concept-inkoopfactuur en neemt de factuurregels automatisch over uit de ontvangst: omschrijving en inkoopprijs uit de inkooporderregel, het aantal uit de ontvangst, de grootboekrekening uit de artikelgroep en het BTW-tarief van de leverancier of het artikel. Je hoeft dus alleen nog te controleren en aan te vullen.
Let op
Deze knop werkt alleen bij een ontvangst die compleet is gemaakt. Bij een concept-ontvangst is de knop niet beschikbaar. Ook als de regels van die ontvangst al op een andere inkoopfactuur staan, kun je er geen nieuwe factuur van maken.
Handmatig een nieuwe factuur
Klik rechtsboven op Nieuwe inkoopfactuur. Je start dan met een leeg scherm: je kiest zelf de leverancier en voegt de regels toe. Dit gebruik je bijvoorbeeld voor een factuur zonder gekoppelde ontvangst, of voor losse kostenregels.
De factuur invullen en controleren
In het bewerkscherm staan bovenaan de kopgegevens en daaronder de factuurregels. De kop bevat de Leverancier, het Factuurnummer, de Datum, een Omschrijving, een Referentie en de Totaalprijs incl. BTW. Op een apart tabblad Bijlages voeg je documenten toe, bijvoorbeeld de pdf van de leveranciersfactuur.
Elke factuurregel heeft onder meer een aantal, een omschrijving, het BTW-tarief, de prijs, de Inkoopprijs (de referentieprijs uit de inkooporder) en de Grootboekrekening. Onderaan zie je het regeltotaal, de BTW per tarief en het totaal inclusief BTW.
Regels toevoegen en koppelen
Je voegt op twee manieren regels toe. Een losse regel (bijvoorbeeld vrachtkosten) typ je op de lege regelrij; de plus-knop wordt pas actief als je een omschrijving én een grootboekrekening hebt ingevuld. Regels die bij openstaande ontvangsten of orders van de leverancier horen, zoek je op via het blok Regels toevoegen. Daarmee koppel je een factuurregel aan een pakbon- of inkooporderregel, zodat de factuur aansluit op wat je hebt ontvangen.
Goed om te weten
Wijkt de factuurprijs van een gekoppelde regel te veel af van de inkoopprijs, dan kleurt het prijsveld geel als signaal. Hoeveel afwijking is toegestaan, bepaalt de instelling voor het toegestane afwijkingspercentage. Het is een waarschuwing om even te controleren, geen blokkade: je kunt de factuur gewoon opslaan.
Definitief maken
Zolang een factuur concept is, kun je alles aanpassen. Klopt de factuur, dan zet je de schakelaar Definitief aan en klik je op Opslaan. Daarmee sluit je de factuur af voor verdere wijzigingen en is hij klaar om geboekt te worden.
Je kunt een factuur pas definitief maken als aan deze voorwaarden is voldaan:
| Voorwaarde | Waarom |
|---|---|
| Er is een factuurnummer | Zonder factuurnummer kan de factuur niet definitief worden gemaakt. |
| Er is een factuurdatum | De datum is verplicht om definitief te maken. |
| Er is minimaal één factuurregel | Een lege factuur kan niet definitief worden gemaakt. |
| Elke regel heeft een grootboekrekening | Regels zonder geldige grootboekrekening blokkeren het opslaan. |
Bestaat er al een inkoopfactuur met dezelfde leverancier, hetzelfde factuurnummer en dezelfde datum, dan weigert Smart Trade het opslaan om een dubbele factuur te voorkomen.
Let op
Na definitief maken zijn de kop en de regels niet meer bewerkbaar. Zolang de factuur nog niet is geëxporteerd, kun je "Definitief" weer uitzetten om alsnog iets te corrigeren. Is de factuur al geëxporteerd naar de boekhouding, dan staat alles vast.
Fiattering met vier ogen
Werkt je organisatie met het fiatteringsproces (4-ogen), dan wordt een inkoopfactuur eerst als concept aangemaakt en moet iemand met fiatteerrechten hem goedkeuren. Zo controleert altijd een tweede persoon de factuur voordat hij definitief wordt.
De werkwijze: de ene medewerker maakt de factuur aan (bijvoorbeeld vanuit de wachtrij van ingelezen facturen); die blijft concept en krijgt de aanduiding Wacht op goedkeuring. Een collega met fiatteerrecht opent de factuur, controleert hem en klikt op Goedkeuren en definitief maken. Er volgt een bevestiging waarin gevraagd wordt of de wijzigingen zijn gecontroleerd; na bevestigen is de factuur definitief.
Waarschuwing
Met fiattering aan kan alleen een gebruiker met het recht om inkoopfacturen te fiatteren een factuur definitief maken — dit geldt voor élke inkoopfactuur, niet alleen die uit de wachtrij. Heb je dat recht niet, dan is de schakelaar Definitief geblokkeerd en krijg je de melding dat je geen rechten hebt om inkoopfacturen te fiatteren.
Een inkoopfactuur verwijderen
Een concept-factuur verwijder je met de verwijderknop in het bewerkscherm. De gekoppelde ontvangst- en orderregels komen dan weer vrij als "nog niet gefactureerd", zodat je ze op een andere factuur kunt gebruiken. Een definitieve (of geëxporteerde) factuur kun je niet verwijderen; zet die eerst terug naar concept als dat nog kan.
Exporteren naar de boekhouding
Definitieve inkoopfacturen worden geëxporteerd naar je boekhouding via de boekhoudkoppeling. In het overzicht zie je aan de kolom Geëxporteerd of dat al is gebeurd. Zodra een factuur is geëxporteerd, is hij volledig vergrendeld: bewerken en definitief terugdraaien kan dan niet meer.
Goed om te weten
De export zelf en de instellingen ervan lopen via de boekhoudkoppeling, buiten de inkoopmodule om. Welk boekhoudpakket en welke instellingen gelden, hangt af van jullie koppeling.