Tellen inclusief of exclusief reserveringen

Tijdens een inventarisatie telt u de voorraad die op dat moment in uw magazijn of winkel ligt. Afhankelijk van uw werkwijze kan het zijn dat u een deel van uw voorraad apart gelegd heeft, bijvoorbeeld omdat dit gereserveerd is voor een order.

Om een juiste registratie van de voorraad te krijgen, is het van belang om te bepalen op welke manier u gaat tellen. Telt u inclusief de voorraad die voor orders bedoeld is (reserveringen / klaargezette hoeveelheden) of telt u dat gedeelte niet mee?

Als u telt inclusief reserveringen (en eventueel klaargezette hoeveelheden), kunt u gedurende uw inventarisatie gewoon verkooporders maken en wijzigen (als hiermee reserveringen wijzigen heeft dit geen gevolgen voor uw telling).

Wanneer u de telling inclusief reserveringen verwerkt, is het mogelijk dat u daarmee een tekort veroorzaakt. Het kan immers zijn dat een gereserveerde hoeveelheid in werkelijkheid niet aanwezig blijkt te zijn. In dat geval zal er een negatieve voorraadstand ontstaan en zult u een reservering van een order moeten verwijderen. Wij adviseren hier altijd op te controleren na verwerking van uw voorraadtelling.

Als u telt exclusief reserveringen (dus alleen vrij beschikbare voorraad), is het verstandig de reserveringen fysiek apart te zetten (bijvoorbeeld in een andere ruimte). De kans op fouten wordt hiermee verkleind. Om de kans op verdere fouten te verkleinen is het verstandig géén verkooporders te maken of wijzigen (tenzij u er zeker van bent dat u daarmee geen reserveringen wijzigt).

Als alternatief is het ook mogelijk dat u de gereserveerde voorraad vrij geeft gedurende uw inventarisatie. Op die manier kunt u géén rekening te houden met reserveringen. Zodra u klaar bent met de inventarisatie laat u de orders opnieuw een reservering vastleggen. Nadeel van deze methode is dat eerder gereserveerde voorraad mogelijkerwijs onbedoeld aan andere order vergeven wordt.

Gedurende de inventarisatie is het in dat geval tevens van belang dat er géén verkooporders gemaakt of gewijzigd worden (tenzij u er zeker van bent dat u daarmee geen nieuwe reserveringen vastlegt, bijvoorbeeld omdat u het automatisch reserveren uitgeschakeld heeft).